1c 8.2 ЗУП коригування табеля. Фактично відпрацьований час

Для контролю за співробітниками зафіксованого за ними графіка виходу на роботу, для обліку фактично відпрацьованого часу для розрахунку заробітної плати та для складання стат. звітності працівники кадрових служб ведуть табеля обліку робочого дня. Для обліку використовується дві форми Т-12 та Т-13. Перша призначена виключно для заповнення ручного, а форма Т-13 для автоматичного. У цьому огляді я розповім про методику ведення табеля обліку робочого часу, а також дам коротку інструкцію щодо заповнення табеля у програмі 1С: Зарплата та управління персоналом, редакції 3.0.

Методика ведення табеля

Облік ведеться за найманими співробітниками, у яких результат розрахунку заробітної плати залежить від фактичного виробітку часу. У класичній схемі це виглядає так:

  • Фахівець, якому доручено облік відпрацьованого часу заповнює табель та передає його до бухгалтерії;
  • У бухгалтерії, фахівець із розрахунку заробітної плати на підставі отриманих даних нараховує заробітну плату.

За допомогою засобів автоматизації цим процесом може займатись і один співробітник (наприклад, розрахункове ЗП).

Бувають ситуації коли вести облік відпрацьованого часу не обов'язково, наприклад, якщо всі співробітники працюють за стандартним графіком роботи (40 годинний робочий тиждень).

Є два способи контролю відпрацьованого часу:

  • Перший спосіб - це облік відхилень від зафіксованого за співробітником графіка. Тобто. фіксуються лише ті дні (або годинник), коли співробітник не працював, наприклад, відпустку, лікарняний, відгул тощо. Відхилення можуть бути також у більшу сторону, наприклад робота в незапланований за графіком час, наприклад, понаднормові;
  • Другий спосіб – це суцільна реєстрація відпрацьованого часу. Цей спосіб застосовується, коли потрібно тотально контролювати відпрацьований співробітником час.

Важливо розуміти, що другий спосіб більш трудомісткий, тому що, як і в першому, потрібно вести облік документів відхилень і додатково реєструвати всі явки співробітників.

Як вести табель у 1С:Бухгалтерії

Отож відразу зазначу, що в 1С:БП немає стандартного функціоналу для автоматизації цього завдання. Але в каталозі розробок є рішення для цього питання:

Фіксуємо план робочого часу

Переходимо до опису дій у програмі 1С: Зарплата та управління персоналом. Щоб закріпити за працівником плановий час роботи, потрібно присвоїти йому графік роботи або на певний період закріпити за працівником індивідуальний графік. Отже, кроками…

Перше, що потрібно зробити, це заповнити виробничий календар на поточний календарний рік. Для цього потрібно перейти до розділу Налаштування — Виробничі календарі.

Після того, як виробничий календар заповнений, потрібно підготувати графіки роботи, якими на вашому підприємстві працюють співробітники.

Графік роботи співробітнику можна призначити кількома способами. Наприклад, у документі «Прийом на роботу».

Або якщо змінилися умови документом «Кадровий переклад».

Зверніть увагу, у ЗУП 3.0 є можливість змінити графік роботи одразу за списком співробітників. Якщо зміни мають масовий характер, цей інструмент може заощадити час.

Як вже згадувалося раніше, якщо протягом якогось часу у співробітника змінюється умови виходу на роботу, необхідно зареєструвати індивідуальний графік роботи.

Важливо розуміти, що індивідуальний графік роботи на час дії (зазначений календарний місяць) витісняє графік роботи співробітника, який у нього призначений за умовчанням (при прийомі на роботу або при кадровому перекладі).


Реєструємо факт відпрацьованого часу

На першому етапі для обліку фактично відпрацьованого часу необхідно зареєструвати відхилення від запланованого графіка. Це можна зробити через документи:

Якщо у вас ведеться облік за першим способом (тільки відхилення), то на цьому реєстрацію фактично відпрацьованого часу закінчено. Якщо ви використовуєте другий спосіб (суцільна реєстрація), тоді необхідно додатково зареєструвати документ «Табель» і в ньому по кожному дню вказати фактично відпрацьований час.

Табель має найвищий пріоритет! Наприклад, якщо в табелі зафіксовано час перебування співробітника на лікарняному і після цього документ реєстрації лікарняного змінився, потрібно обов'язково внести відповідні до табеля, інакше розрахунок зарплати може бути виконаний некоректно.

У табелі можна в ручному режимі в будь-якій комірці таблиці ввести потрібне позначення (див. таблицю умовних позначень, що використовуються).

У програмному продукті під назвою 1С Зарплата та керування персоналом 8.3 (1С 3.0) ми розповімо, як можна здійснити введення табеля обліку робочого часу. Відразу зазначимо, що у програмі з ім'ям «1С Бухгалтерія 8.3» табель обліку часу роботи не можна знайти, оскільки його немає.

Цей табель потрібен працівникам підприємства, які мають погодинну заробітну плату. Тобто, плата залежить від фактично відпрацьованого часу.

Перед безпосередньою роботою з самим табелем пропонуємо вам заповнити або оновити виробничий календар.

У програмному продукті 1С: ЗУП облік відпрацьованого часу існує можливість вести за допомогою різних методів, а точніше двох наступних:

Перший метод називається метод відхилень. У разі цього методу реєструються відхилення від графіка. Наприклад, коли співробітник не з'явився на роботу або відпрацював понаднормовий годинник. За основу потрібно брати інформацію графіка роботи;

Другий метод називається метод «суцільної реєстрації». У разі його використання паралельно реєструється фактично витрачений час та ведуться документи-відхилення.

Який графік роботи у «1С ЗУП 8.3»?

Коли готується наказ прийому працівника працювати, то ньому потрібно зробити налаштування графіка самої роботи, тобто вказати запланований час працівника. У разі кадрового переміщення графік також необхідно обов'язково вказувати (залишити колишній або призначити новий). Реквізит під назвою «Графік роботи» у документах переміщення чи прийому є обов'язковим. Графіки роботи для підприємства визначаються у довіднику з ім'ям «Графіки роботи».

Якщо в «1С 8.3» існують певні розбіжності з графіками, вони фіксуються такими документами:

Відпустка по догляду за дитиною;

Нарахування відпустки;

Нарахування за лікарняним листом.

У розділі під назвою «Облік часу» міститься в меню «Зарплата», існує можливість для працівника здійснити налаштування на певний період індивідуального графіка. У разі заплановано основним графіком час для працівника обчислюватися не буде. Воно регулюватиметься за індивідуальним графіком.

У «1С» табель робочого часу заповнюватиметься у таких випадках:

Коли всі працівники фірми працюють по п'ятиденці;

Коли на підприємстві є кілька циклічних графіків та відхилень, крім лікарняних, відпусток, відгулів та інше.

Існують випадки, коли у програмі «1С 8.3» табель робочого часу заповнювати просто необхідно:

У результаті використання досить складних нециклічних графіків обліку робочого дня;

Коли на підприємстві регулярно змінюються зміни між працівниками, які працюють за ковзним графіком;

У разі просування на підприємстві вахтових методів та ін.

«1С Зарплата»: робота з табелем обліку робочого часу

А зараз ми докладно розглянемо покрокові інструкції щодо проведення та налаштування табеля у програмному продукті під назвою «1С 8.3 ЗУП».

З метою введення та налаштування табеля необхідно зайти в меню з ім'ям «Зарплата», далі в розділі під назвою «Облік часу» перейти до списку табелів за таким посиланням як «Табелі».

Заповнення табеля здійснюється відповідно до затверджених термінів літер. Останні описані у довіднику з іменем «Види використання робочого часу», який можна знайти в меню під назвою «Налаштування».

Існує можливість заповнити табель в автоматичному режимі, натиснувши кнопку під назвою «Заповнити», а після цього, якщо потрібно, змінити (відредагувати) його.

Але перед цим обов'язково потрібно буде вибрати підприємство та період табелю.

Важливо, що у разі сумованого обліку робочого дня потрібно вводити годинник відсутностей (наприклад, відрядження). Але окрім лікарняних та відпусток. Це потрібно з метою розрахунку годинника, за яким зберігатиметься середній заробіток. Цей годинник буде братися не з кадрових документів, а саме з табеля.

Після заповнення табеля натисніть клавішу під назвою «Провести та закрити».

Організації мають вести облік робочого дня співробітників. І тому використовують уніфіковану форму Т13 – табель обліку робочого дня. У цьому документі по кожному працівнику заповнюють дані про відпрацьовані ним дні та години. Табель обліку робочого дня в 1С 8.3 Бухгалтерія формується за даними виробничого календаря. Тут ми розповімо, де знайти табель робочого часу та як налаштувати його під себе.

Читайте у статті:

Є два варіанти ведення табелю:

Варіант 1. Суцільна реєстрація явок та неявок на роботу;
Варіант 2. Реєстрація лише відхилень (відпусток, лікарняних тощо).

Табель обліку робочого часу 1С 8.3 Бухгалтерія формується другим способом. Програма автоматично заповнює його за прийнятими на роботу співробітниками, з урахуванням їх відпусток та лікарняних. За основу 1С 8.3 бере 5-денний 40 годинний робочий тиждень з виробничого календаря. Як налаштувати виробничий календар у 1С 8.3 Бухгалтерія читайте тут. Облік неоплачуваних відпусток («за власний рахунок») та прогулів у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія не передбачена.

Для обліку робочих та неробочих днів у табелі обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія використовують такі позначення:

  • "Я". робочий день (явка);
  • "В". Вихідні дні;
  • "ВІД". Відпустка;
  • "Б". Лікарняний.

Розкажемо, як у 5 кроків у 1С 8.3 знайти та налаштувати табель обліку робочого часу у 1С 8.3 Бухгалтерія.

Як зробити табель у програмі БухСофт

Крок 1. Налаштуйте в 1С 8.3 облік лікарняних та відпусток

Зайдіть до розділу «Зарплата та кадри» (1) та натисніть посилання «Налаштування зарплати» (2). Відкриється вікно налаштувань.

У вікні, натисніть на посилання «Розрахунок зарплати» (3) і поставте галочку (4) навпроти «Вісти облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів».


Тепер табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія формуватиметься з урахуванням введених лікарняних та відпусток.

Крок 2. Відкрийте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу для заповнення

Зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та натисніть на посилання «Звіти з кадрів» (2). Відкриється вікно «Звіти розділу «Кадровий облік»».


У вікні, натисніть на посилання «Табель обліку робочого часу (Т-13)» (3). Відкриється вікно заповнення документа.

Крок 3. Сформуйте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу

У формі заповнення вкажіть:

  • вашу організацію (1);
  • період, протягом якого треба сформувати табель (2). Введіть початкову та кінцеву дату періоду;
  • підрозділ, яким потрібен табель (3). Якщо це поле залишити порожнім, табель заповниться по всіх підрозділах.

Щоб завершити операцію, натисніть кнопку «Сформувати» (4).


У сформованому табелі буде інформація:

  • по співробітникам та їх посадам(5);
  • кількості відпрацьованих днів за вибраний період щодо кожного співробітника (6);
  • кількості відпрацьованих годин за вибраний період щодо кожного співробітника (7).

Крок 4. Формування табеля в 1С 8.3 за окремими працівниками

Табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія можна сформувати за окремим співробітником або їх групою. Для цього натисніть кнопку «Налаштування» (1). У вікні «Налаштування звіту …» натисніть посилання «Підбір» (2). Відкриється.


У списку натисніть на потрібних співробітників і натисніть кнопку «Вибрати» (3). Натисніть «x» (4), щоб закрити список.


Тепер у вікні «Налаштування звіту…» вказано обраного працівника (5). Натисніть кнопку «Закрити та сформувати» (6), щоб завершити формування документа.


За вказаним співробітником сформується табель (7).

Відео на цю тему теж є, ви знайдете його наприкінці цієї статті.

Отже, починаючи з версії 3.0.44.94, у 1С Бухгалтерія 8 ред. 3.0 стало можливим формувати табель обліку робочого дня. Він формується на підставі виробничого календаря з 40 годинним п'ятиденним робочим тижнем. Якщо у програмі ведеться облік посібників та відпусток (документи «Відпустка» та «Лікарняний лист»), то ці документи враховуватимуться при формуванні табеля.

Знайти табель можна на закладці "Зарплата", розділ "Зарплата", "Звіти з кадрів".

У цій версії з'явилася можливість у документі «Нарахування зарплати» отримати автоматичний перерахунок окладу співробітника при зміні кількості відпрацьованих днів. Для цього після формування та заповнення документа необхідно вручну зменшити кількість робочих днів, кількість відпрацьованих годин та оплати за окладом перераховуються автоматично.

Також у цій же версії з'явився новий звіт «Контроль термінів сплати ПДФО», за допомогою якого зручно контролювати терміни сплати податку. Знайти цей звіт можна на закладці «Зарплата», розділ «Зарплата», «Звіти із зарплати».

У звіті можна побачити інформацію про утриманий та сплачений ПДФО. У графі «Кінцеве сальдо» показується сума ПДФО, яка має бути перерахована до бюджету до зазначеної дати. Звіт може бути сформований зведено або з розбивкою по співробітникам, для цього необхідно встановити прапорець "З розбивкою по співробітникам".

Починаючи з версії 3.0.44.115 у 1С Бухгалтерія 8 ред. 3.0 у програмі став доступний розрахунок зарплати за відокремленими підрозділами. Також можна відраховуватись з ПДФО до податкової інспекції за місцем реєстрації цього підрозділу.

Спочатку необхідно включити облік для відокремлених підрозділів у параметрах обліку (закладка «Адміністрування»), розділ налаштування зарплати. Потім у довіднику «Підрозділи» встановити прапорець «Відокремлений підрозділ» та вказати відомості про податковий орган, у якому цей підрозділ зареєстровано.

У цій же версії під час перерахування ПДФО можна вказати конкретних співробітників, за яких він перераховується.

У цьому випадку під час проведення документа «Списання з розрахункового рахунку» суму ПДФО буде розподілено по всіх співробітниках пропорційно до заробітної плати. Можна вказати конкретних співробітників, якими ПДФО перераховується.

У документі «Списання з розрахункового рахунку» при виборі виду операції «Сплата податку» та виду податку «ПДФО при виконанні обов'язків податкового агента» стає активним синє гіперпосилання «Розбити за співробітниками»

За цим посиланням можна відкрити вікно «Розбивка по співробітникам», де список працівників та сума ПДФО вказується вручну або зробити заповнення за відомостями на виплату заробітної плати, натиснувши на кнопку «Заповнити за відомостями»

Ось такі зміни, пов'язані із зарплатою, відбулися в останніх версіях програми 1С Бухгалтерія 8 ред. 3.0.

Більш детально про табель робочого часу в 1С Бухгалтерія 8 та інші зміни зарплати можете подивитися у відео.

Табель обліку робочого часу – документ, який ми складаємо щомісяця. І, звичайно, бухгалтеру раніше - до появи форми табеля обліку робочого часу в 1С 8.3 - заповнювати його в таблицях Excel було незручно. Зараз табель у 1С 8.3 формується, проте не всі знають, де його знайти. Після прочитання цієї статті запитань у вас не залишиться.

Ви дізнаєтеся:

  • як зробити табель обліку робочого часу у 1С 8.3;
  • що собою являє цей документ;
  • як заповнити табель обліку робочого часу у 1С 8.3 Бухгалтерія.

Обов'язок ведення обліку робочого дня кожного співробітника встановлено ст. 91 ТК РФ. Якщо облік не ведеться, контролюючі органи можуть притягнути роботодавця до відповідальності порушення трудового законодавства як попередження чи штрафу (год. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • від 1000 до 5000 руб. - для посадових осіб та ІП з працівниками;
  • від 30 000 до 50 000 руб. - для організацій.

Табеля обліку робочого часу серед обов'язкових документів, які застосовуються організацією, немає. Робочий час працівників може враховуватися іншим документом, розробленим нею самостійно та затвердженим обліковою політикою.

Однак у звичаях ділового документообігу міцно закріпився саме табель обліку робочого часу ще з тих пір, коли уніфіковані форми Т-12 і Т-13 розроблені Держкомстатом РФ (Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1) були обов'язкові до застосування. Сьогодні ці форми з невеликими змінами використовуються роботодавцями повсюдно. Вони зручні та інформативні.

Табель обліку робочого часу в 1С - первинний документ, на підставі якого бухгалтер нараховує працівникам зарплату, відпускні, відрядження. Він являє собою таблицю, де відзначаються всі явки та неявки співробітників протягом місяця, кількість відпрацьованих годин на день, причини відсутності на робочому місці.

Заповнює табель співробітник, уповноважений керівником, або той співробітник, посадовими обов'язками якого передбачено табель. Найчастіше це керівники підрозділів, які знають про плани та завдання своїх підлеглих, або працівники, спеціально призначені на посаду табельника.

Бухгалтер, як правило, табель не складає, а отримує готові відомості після закінчення місяця та на їх підставі формує розрахункову відомість із зарплати. Табелі підшиваються в окремі папки і можуть зберігатися в бухгалтерії разом із документами із зарплати. Загальний термін зберігання табелів - 5 років, за працівниками зі шкідливими та важкими умовами праці - 75 років (Наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558).

Табель обліку робочого часу 1с 8.3 Бухгалтерія: де знайти

У Бухгалтерія 8.3 табель обліку робочого часу – скоріше звіт, ніж робочий документ. Табель заповнюється автоматично на основі даних Виробничого календаря та документів Відпусткаі Лікарняний лист . Враховуються також кадрові документи Прийом на роботу і Звільнення .

в 1С 8.3 Бухгалтерія можна знайти у розділі Зарплата та кадри – Кадровий облік – Звіти з кадрів – Табель обліку робочого часу.

Виробничий календар

заповнюється відповідно до Виробничим календарем за графіком 40 годинного робочого тижня.

Вбудований Виробничий календар не підлягає настроюванню чи зміні, оскільки складено відповідно до затвердженими Постановами Уряду РФ святами та переносами вихідних днів протягом року. Однак у разі потреби, наприклад, обліку додаткового свята, встановленого Урядом регіону РФ, Виробничий календар можна змінити.

Для коригування пройдіть Головне меню – Усі функції – Довідники – Виробничі календарі – Російська федерація.

Викличте меню правою кнопкою миші на вибраній даті та виберіть:

  • Змінити- щоб змінити статус дня на:
    • Робочий;
    • Субота;
    • Неділя;
    • Передсвятковий;
    • Свято;
    • Неробочий;
  • Перенестищоб перенести наявний статус дня на інший день з іншим статусом.

Як сформувати табель обліку робочого часу в 1С

Для того щоб у 1с сформувати Табель обліку робочого часу , зробіть наступні установки.

Крок 1. Шапка звіту

Для формування звіту Табель обліку робочого часу (Т-13) заповніть поля:

  • Період- Місяць, за який формується табель;
  • Організація - встановити зі списку, якщо у базі ведеться кілька організацій;
  • Підрозділ - підібрати із довідника Підрозділи якщо потрібен табель окремо по підрозділу.

Натисніть на кнопку Налаштування .

Крок 2. Вид Простий, вкладка Відбори

На вкладці Відборивиду Простийвстановіть прізвища та посади відповідальних осіб, які мають підписати цей табель. Тут же, якщо складається табель для однієї людини, наприклад додатковий лист. Можна встановити:

  • галочку Співробітник ;
  • прізвище працівника - вибирається із довідника Співробітникиза посиланням Підбір .

Крок 3. Структура

Якщо вам потрібний табель для всіх співробітників, зніміть галочку з поля Співробітникі продовжуйте налаштовувати табель, встановивши:

  • Вид - Розширений.

На вкладках Відбори , Поля та сортування міняти нічого не потрібно. За замовчуванням табель формується окремо за кожним підрозділом. Якщо в організації працівників небагато, а підрозділи є, можна сформувати Табель обліку робочого часу (Т-13) загалом з організації.

Для цього необхідно на вкладці Структурау групованих полях першого рівня прибрати зі складу угруповання Підрозділ .

Потім натискаємо Завершити редагування – Закрити та сформувати. Сформований звіт набуде вигляду:

Як у програмі 1С 8.3 вести табель обліку робочого часу

Ведення табеля обліку робочого часу до 1С Бухгалтерія 8.3 зводиться до щомісячного формування звіту Табель обліку робочого часу (Т-13) безпосередньо перед чи після нарахування зарплати за місяць.

Перед формуванням табеля зверніть увагу:

  • Виробничий календар на рік має бути налаштований відповідно до графіка робочого часу вашого регіону та організації;
  • кадрові документи щодо прийому та звільнення працівників у цьому місяці мають бути оформлені;