Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как договориться о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

1. Что говорить будущему клиенту, чтобы он непременно захотел с вами встретиться;
2. Каких ошибок не стоит допускать при назначении личной встречи;
3. Существующие техники, которые помогут даже новичку назначить первую встречу.

Разница между хорошим и обычным менеджером

Для этого используйте следующую инструкцию:

1. Перед тем как набрать номер клиента, сядьте на стул, откиньтесь на его спинку, расслабьтесь, наберитесь терпения, вежливости и улыбнитесь самому себе. Иногда улыбку человека можно почувствовать на расстоянии. Поэтому заряжайтесь оптимизмом и приступайте к активным действиям.
2. Позвоните и представьтесь от лица компании. Назовите свою фамилию, имя и отчество, а также занимаемую должность. В двух словах расскажите, чем именно вы занимаетесь.
3. После этого озвучьте цель своего звонка. Клиент должен четко понять, что вы от него хотите. Но только не нужно сразу выкладывать всех козырей. Заинтересуйте собеседника чем-нибудь и скажите, что больше он узнает при личной встрече.
4. Расскажите, с какими известными фирмами вы сотрудничаете. Возможно, доверие крупных компаний к вашему предприятию сыграет вам на руку.
5. Назначьте самостоятельно дату и время начала встречи. У собеседника должно появиться впечатление, что он решает, когда именно будет проведена встреча. На самом деле вы даете ему выбор без выбора.
6. Попрощайтесь с клиентом, не забыв поблагодарить за уделенное внимание.

Приведем пример диалога по назначению встречи:

— Здравствуйте, меня зовут Иванов Иван Сергеевич, я менеджер по продажам компании «Морозко». Мы занимаемся реализацией замороженных продуктов. Вы можете уделить мне несколько минут своего времени?

— Здравствуйте, я Вас слушаю.

— Иван Сергеевич, я звоню, чтобы договориться о встрече. У компании, которую я представляю, есть очень интересное предложение для Вас.

— А что именно Вы имеете в виду? Мы это можем обсудить в телефонном режиме?

— У нашей компании для Вас есть персональное предложение, воспользовавшись которым вы оптимизируете затраты на производство своей продукции. Более подробно я смогу вам объяснить при личном общении. Одни из самых известных ресторанов города (например, «Челентано» и «Бавария») уже приняли наше предложение и остались довольны своим выбором.

— Заманчиво, но я, наверное, подумаю.

— Давайте мы с Вами встретимся завтра в 16.00 или послезавтра в 9.00, я Вам подробно расскажу об условиях сотрудничества с нами. Это будет более информативно, чем телефонный разговор. Вам завтра удобно будет встретиться?

— Пожалуй, да, только если можно, у меня в офисе.

— Отлично, тогда завтра в 16.00 я буду у Вас. Спасибо за уделенное время и до встречи!

Возможные трудности при разговоре с клиентом

В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.

Рассмотрим основные проблемные ситуации.

Проблемная ситуация	Действия менеджера
Секретарь, или другой сотрудник говорит, что нужного человека нет на месте	Менеджер спрашивает, когда лучше перезвонить
Секретарь интересуется, по какому вопросу звонит торговый агент	Тут необходимо ответить завуалировано, но так, чтобы секретарь подумал, что звонок менеджера очень важен и его игнорировать нельзя. Например, «Я звоню по поводу информации, которая была передана мне Василием Петровичем»
Клиент не желает встречаться и просит прислать информацию ему на электронную почту или факс	Менеджер объясняет, что он может это сделать, но клиенту придется долго разбираться в расчетах и в этом случае информация может быть воспринята не в полном объеме. Для клиента рационально выделить несколько минут времени для встречи, чем часами самостоятельно изучать предложение
Клиент утверждает, что занят и не может разговаривать	Ответ агента по продажам может быть следующий: «Конечно, я понимаю, скажите только, когда мне перезвонить»
Собеседник интересуется финансовой стороной вопроса	Менеджер отвечает, что ассортимент велик и цена товара зависит от позиций, которые выберет клиент. Для этого им и нужно встретиться
Клиент утверждает, что его устраивают нынешние поставщики	Позвонивший просит уделить ему 5 минут времени, чтобы клиент понял, действительно ли условия сотрудничества нынешних поставщиков выгоднее его предложения
Клиент нервничает и говорит что предложение менеджера ему неинтересно	Менеджер не настаивает на продолжении разговора, но просит разрешения перезвонить через несколько недель

Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи.

1. Техника «Уступ» – ее суть заключается в следующем: вы постоянно поддерживаете интерес в собеседнике, не открывая всей информации полностью. Можно употреблять следующее выражение: «Вот для того, чтобы я подробнее все рассказал и донес информацию до Вас в полном объеме, нам и нужно встретиться».
2. Переоценка продукта – необходимо переоценить свой продукт и разработать новую технологию его предложения. Постарайтесь заменить приевшуюся фразу «Я бы хотел с Вами встретиться», на выражение «Наша компания посчитает и предложит реальные варианты снижения себестоимости выпускаемой вами продукции». Например, если вы реализуете товар в рестораны и кафе, не говорите, что предлагаете клиенту купить определенные продукты. Наверняка у клиентов уже есть поставщики. Предложите услугу по оценке себестоимости конкретных блюд. Сделав анализ, вы покажете, что если покупать продукцию у вас, клиент будет экономить. Поэтому лучше сотрудничать именно с вами.

Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:

• Поддерживайте интерес, но не создавайте интригу.
• Не обещайте клиенту приумножение его прибыли в несколько раз. Это вызывает недоверие.
• Не используйте фраз: «Мы бы хотели…», «Мы могли бы с вами …», т. к. клиента интересует только его выгода, а не ваше желание.
• Настаивайте на личной встрече, т. к. клиенту глядя вам в глаза, отказаться от сотрудничества будет тяжелее.

Заключение

Правильное приглашение на встречу – это первая ступенька на пути к проведению правильной встречи, которая влечет за собой долгое и продуктивное сотрудничество. Основная задача телефонного разговора, убедить собеседника в необходимости личной встречи. Для этого придется заинтересовать клиента и научиться работать с возражениями.

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых - способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар - учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия - шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч - способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия - помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

• официальные (с протоколом, строгой процедурой);
• неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
• внешние (с партнерами или клиентами);
• внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

• уточнение точек зрения, позиций сторон;
• обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
• достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
• анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
  • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
  • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
  • поддержание контактов;
  • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
  • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель - убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

• подбора состава участников со всех сторон;
• встречи прибывающих, трансфера, размещения;
• питания и культурно-развлекательной программы;
• собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

• знание терминологии;
• наличие опыта подобной работы;
• умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
• умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача - направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений - все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки - в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Далеко не каждый из нас уверенно чувствует себя на встречах с деловыми партнерами. Проблема в том, что многие бизнесмены просто-напросто не знают элементарных правил этикета, которые заведены в предпринимательском сообществе. Но с клиентами и коллегами «по цеху» все равно время от времени приходится встречаться. От этого, разумеется, никуда не уйдешь. Давайте рассмотрим основные моменты, которые будут полезны для ведения таких переговоров.

Как вести себя на деловой встрече: правила, этикет

1. Никогда не опаздывайте на встречи. Если вы считаете себя лидером, то вы просто обязаны делать все в указанный срок. Сделайте все от себя зависящее, чтобы прийти на деловую беседу вовремя. Вашу пунктуальность, поверьте, вторая сторона обязательно оценит.
2. Представьте окружающих людей друг другу. На встрече собрались неизвестные друг другу предприниматели? Обязательно познакомьте их. Первым вы должны указать на того человека, который занимает высшую должность.
3. Вы должны быть готовым ко всему. Очень важно понимать, чего именно от вас ждут на предстоящей встрече. Предоставьте этот «продукт» деловым людям. Также заранее подготовьте вопросы, которые могут помочь выйти деловым отношениям на новый уровень.
4. Четкий план - залог успеха. Добиться положительных результатов и произвести хорошее впечатление на окружающих бизнесменов будет проблематично, если не иметь четкого плана. Никогда не идите на деловые встречи «невооруженным».
5. Следите за тем, как вы сидите. Тут имеет место психологический момент. Настройте свое кресло таким образом, чтобы вы были на одном уровне с остальными людьми. В противном случае будет казаться, что вы маленький ребенок на заседании для взрослых. Вас просто могут не принять всерьез.
6. Говорите четко и громко. Никто не говорит о том, что перед деловой встречей нужно заранее записаться к логопеду. Но вы, вне зависимости от вашей дикции, должны произвести впечатление человека, который уверен в себе, своих словах. Это, в большинстве случаев, проблема бизнес-леди, которые привыкли говорить на заседаниях либо тихо, либо «себе под нос».
7. Выступите первыми. Согласитесь, что первые впечатления - самые яркие. Тех предпринимателей, кто говорит в самом конце, уже трудно слушать и, что главное, слышать.
8. Краткость - сестра таланта. Лишняя «вода» в ваших фразах никому не интересна. Говорите строго по делу. И очень важно не повторяться. Помните о том, что у деловых людей каждая минута на счету.
9. Телефон оставьте в кармане или сумке. Гаджет, конечно же, должен быть выключен или поставлен на беззвучный режим. Не выкладывайте его на стол. Эту ошибку совершают многие люди на деловых встречах. Все время отвлекаясь на телефон, вы уж точно не покажете свою заинтересованность в беседе.
10. Не оставляйте после себя беспорядок. Зачастую деловые встречи проходят за круглым столом (или обычным столом) в неформальной обстановке. Естественно, не без напитков и закусок. Если вас не обслуживает официант, обязательно уберите после себя. Считается плохим тоном, когда взрослый человек оставляет после себя грязные тарелки и стаканы.
11. Научитесь вежливо уходить. Совсем не обязательно жать каждому человеку руку и, тем более, обниматься, уходя с деловой встречи. Достаточно просто сказать: «Всем до свидания» или «Приятно было с каждым из вас пообщаться». И можно даже не сомневаться, что о вас будут вспоминать, как о вежливом человеке.

Как видите, находиться на деловых встречах и чувствовать себя на них, что говорится, «в своей тарелке», не так уж и сложно, как кажется на первый взгляд.

Как вести себя на деловой встрече на выставке

Само по себя выставочное пространство уже настраивает на деловую беседу. Цель каждого участника мероприятия наладить новые связи, заключить взаимовыгодные контракты и оценить инновационные решения для производства продукции.

ЦВК «Экспоцентр» - одна из крупнейших выставочных компаний, в рамках которой организованы экспозиции отечественных и зарубежных предприятий. В ходе такого мероприятия повысить эффективность бизнеса намного проще, чем при деловой встрече другого формата.

Для того чтобы подготовиться к деловой встрече, необходимо:

• сформулировать тему разговора;
• определить цели встречи;
• подготовить соответствующую информацию;
• отработать формулировки, понятия, суждения;
• подготовить аргументы и контраргументы;
• определить состав участников беседы;
• выбрать место и время проведения встречи с учетом предсказуемых неожиданностей.

Во время проведения деловой встречи важно проявить такие качества, как терпение, такт, дипломатичность, проницательность, спокойствие и уверенность в себе. Главным на деловой встрече является создание доверительного взаимопонимания. Вы должны уметь расположить к себе партнера или партнеров, не уменьшая при этом чувства собственного достоинства. Для этого приветствуйте партнеров улыбкой и взглядом, по имени и отчеству, рукопожатием и легким наклоном, вставанием и сокращением социальной и физической дистанции.

После знакомства необходимо положить визитки гостей перед собой. Желательно, чтобы понять, кому какая визитка принадлежит, и во время встречи имена гостей произносить правильно. Если имя партнера сложное, в самом начале нужно попросить его повторить свое имя и во время разговора не искажать.

Начинать разговор лучше с фраз общего характера. Для того чтобы обдумать ответ, в особенности, если выясняется мнение собеседника, нужно дать ему на обдумывание ответа достаточное количество времени. В любом случае вопросы задаются доброжелательные и прямые, ответы выслушиваются, правильно истолковываются и проверяются. Ценная информация записывается.

Вызвать симпатию к себе со стороны собеседника - ваша профессиональная обязанность. Для вас он - личность, а значит, имеет полное право на уважение к себе, признание, свое мнение, свободу выбора и отказ от ваших услуг. Его удовлетворенность возникает из субъективного впечатления, поэтому, чем в большей степени будут удовлетворены потребности партнера, тем выше будет его удовлетворенность от встречи с вами. Успех контакта с партнером зависит от того, насколько полно удовлетворены его цели и ожидания. В разговоре партнер должен видеть ваше желание понять его позицию.

Старайтесь ориентироваться на желаемый партнером конечный результат, который, естественно, согласуется и с вашими намерениями. Выясните, чего он хочет. Излагайте свои доводы и предложения с позиции интересов партнера, раскрывайте их важность и пользу для него. Предполагайте только хорошие намерения партнера и выражайте свою заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений. Выражая собственные чувства, учитывайте эмоциональное состояние собеседника. Если у вас нет возможности дать партнеру нужные товары или услуги, то в любом случае вы обязаны удовлетворить его потребность в признании и уважении.

Выражая ему свое уважение, вы получаете в ответ его уважение, хороший имидж в его глазах, его доверие, ориентацию на согласие, гарантию не столкнуться с его агрессией, его желание обращаться к вам в будущем. Вы получаете также удовлетворение собой, самоуважение и чувство профессионализма в работе.

В случае если во время беседы вам не хочется затрагивать какую-то тему, вполне уместно сослаться на личные обстоятельства либо поставить собеседника в известность о том, что решение предприятия по данному вопросу пока не подлежит разглашению. Поэтому ответить можно примерно таким образом: «В настоящее время, к сожалению, не имею права обсуждать этот вопрос. Надеюсь, что вы поймете меня правильно».

В беседе старайтесь избегать наводящих вопросов, т.е. вопросов, подсказывающих ответ, который вам был бы очень приятен. Задавайте по одному вопросу и так, чтобы они звучали нейтрально. Не ставьте под сомнение благонадежность партнера. Если вы не знаете, как ответить на вопрос, можно сказать прямо: «К сожалению, я этого не знаю». Однако правила хорошего тона требуют, чтобы вы продолжили мысль и добавили, что, по всей вероятности, можете назвать человека, который на этот вопрос ответит. В дальнейшем вы лично или по телефону связываете собеседника с сотрудником, владеющим информацией.

Разговоров о религии и политике во время деловой беседы не ведут. Было бы наивно предполагать, что во время встречи можно перехитрить собеседника только с помощью разных уловок и трюков, заставив его пойти на чрезмерные уступки.

Как правило, в любой беседе без терпеливой и целенаправленной аргументации не обойтись, поэтому не стоит во время беседы использовать фактор времени для давления на собеседника, например, заставлять его перед встречей долго ждать, пока вы освободитесь; не стоит «давить» собеседника сроками, т.е. ставить перед ним заведомо нереальные сроки для реализации договоренностей, а также добиваться для себя преимуществ путем имитации «непонимания», одурачивания, бесконечного требования доказательств.

Если ваш партнер хорошо подготовлен к встрече и может логично аргументировать свои высказывания, не поддаваясь на всевозможные уловки, необходимо принять за правило точно анализировать соотношения собственных интересов и интересов партнера. Поэтому не приступайте к разговору без тщательно продуманного плана.

Начинайте с наиболее важных, принципиальных вопросов, пытаясь достичь согласия по ним. После этого следует переходить к обсуждению вопросов, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени. Только тогда целесообразно остановиться на ключевых проблемах встречи, требующих подробного обсуждения. Не довольствуйтесь частичными успехами, пользуйтесь эффективными аргументами, воздерживайтесь от заверений и пустых обещаний.

Во время беседы могут возникнуть помехи, трудности, разлад, временная напряженность и т.п. Если все протекает не так, как хотелось бы, не надо терять самообладания; если запланированного результата добиться не удалось, эмоции выражайте осторожно. Необходимо помнить, что взаимное расположение деловых партнеров, дистанция между ними, положение относительно друг друга, ориентация в пространстве - все это немаловажно при построении делового контакта.

Есть люди, которые постоянно проникают в чужое жизненное пространство через прикосновение или широкий жест. Говорящий может похлопывать собеседника по плечу или спине; пожимать, трясти или держать его руку; трогать за рукав или класть руку на плечо и т.п. Такие действия расцениваются как раздражающие и неуместные. Необходимо уважать и соблюдать суверенность личного пространства другого человека.

Главными источниками информации о собеседнике для вас являются не только его слова, но и звуковые средства, жесты, позы, дистанция в общении, мимика. Мимика - это движение лицевых мышц, она отражает эмоциональное состояние человека. Именно мимика дает истинные сведения о том, что партнер по общению сейчас переживает. Ученые считают, что мимические движения несут в себе более 70% информации, а его глаза и взгляд способны сказать больше, чем слова, подчас даже заменить их.

Так, например, если взгляд отведен, лицо повернуто в сторону, голова опущена, веки прикрыты, или у собеседника «бегающие глаза», эти признаки говорят о том, что человек переживает чувство стыда. Если подняты брови, на лбу морщины, глаза широко открыты, приоткрытый рот овальной формы - собеседник удивлен. Гнев выражают опущенные вниз брови, изогнутые на лбу морщины, прищуренные глаза, сомкнутые губы, сжатые зубы. Стиснутые зубы, плотно сжатые губы говорят об определенности поведения и решимости. О радостных чувствах говорят светящиеся глаза и приподнятые уголки губ.

Для эффективности деловой встречи также нужно уметь понимать язык жестов и поз делового партнера. Так, напряженная поза говорит о высокой степени тревоги. В этом случае необходимо расслабить собеседника, отвлечь, поговорить на нейтральные темы, снять напряженность и только после этого переходить к сути вопроса. Если собеседник сидит с прямо поднятой головой, но без напряжения, это указывает на доверие. Сутулая осанка предполагает внутреннюю установку на самозащиту. Если человек отворачивается от собеседника и наклоняет голову вниз, это означает недоверие и подозрительность. Приближение к собеседнику выражает желание принять предложение. Если человек отодвигается, отклоняется, это говорит об отсутствии заинтересованности в предмете разговора.

В случае если собеседник уклоняется от темы, которую вы собирались обсудить во время встречи, у вас может возникнуть желание не завершать разговор сразу же, но существенно его сократить. В таком случае можно сказать о том, что у вас через несколько минут назначено совещание, поэтому, чтобы завершить обсуждение темы разговора, предлагается перейти к решению вопроса. Если собеседник говорит попусту и отнимает у вас время, предложите ему отложить разговор до следующего раза, сославшись на занятость, и поднимитесь со стула. Либо в кабинет может войти ваш секретарь и сказать, что через несколько минут вы должны быть на следующей встрече.

Проводя деловую встречу, старайтесь двигаться к контактным взаимоотношениям. Вы оба затратите свое время и силы, но взамен получите какие-либо выгоды. В беседе подчеркивайте равенство позиций, ищите единство в интересах и мнениях, ведите себя уверенно, спокойно и доброжелательно, без агрессии и уступок, нежелательных для вас. Кроме того, важно умело закончить встречу, т.е. подвести итоги разговора, выработать совместное решение, своевременно и корректно ее завершить.

ДЕЛОВЫЕ ВСТРЕЧИ В ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Четко ли я представляю свои цели в виде желаемого результата, т.е. что вы хотите иметь в конце беседы?

Как можно будет оценить этот результат, т.е. как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?

Каковы мои предположения о целях собеседника?

Какими средствами я обладаю для достижения поставленных целей?

Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения поставленной цели?

Как я донесу до партнера свою позицию?

Как я узнаю его установки, позицию и убеждения?

С какими барьерами я могу столкнуться?

Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

Как снять противоречия, если они возникнут?

Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неприятен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

Какие применять способы воздействия на партнера?

Какую аргументацию при этом использовать?

Как вести себя, если возникнут конфронтация, манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

Насколько раскрывать свои позиции?

Как управлять атмосферой разговора?

Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

Чего ни в коем случае нельзя допускать в беседе?

Каковы интересы партнера и как их понять?

Помните, что приятному человеку труднее отказать, поэтому старайтесь понравиться принимающему вас человеку, ведите себя мудро и этично, не поддавайтесь иллюзии понимания, уточняйте и извлекайте смысл речи говорящего с вами, верьте в успех. Чтобы деловая встреча прошла успешно, рекомендуют придерживаться следующих правил.

Во-первых, нужно учесть, что у вас будет одна возможность произвести первое впечатление. Учеными доказано, что 90% информации о человеке формируется в первые 90 с общения с ним. Порой изменить впечатление о себе, сложившееся у партнера по деловому общению в течение первой встречи, бывает очень сложно. Деловой человек, работая над своим имиджем для первой деловой встречи, должен уделить особое внимание своему внешнему облику и эмоциональному состоянию.

Впечатление о внешнем облике складывается на основе таких показателей, как физические данные (лицо, волосы, рост, телосложение, осанка); самопрезентация (умение себя подать, акцентировать внимание воспринимающих на своих достоинствах и нейтрализовать недостатки).

Эмоциональное состояние формируется под влиянием многих факторов. Эмоции, чувства, переживания могут найти свое отражение в поступках человека. Известно, что позитивное первое впечатление производят люди, излучающие положительные эмоции: улыбчивые, жизнерадостные, приветливые. Замкнутость, настороженность, явная или скрытая тревога, разумеется, не способствуют установлению взаимопонимания. При первом появлении перед партнером по общению ваши походка, осанка, поза должны продемонстрировать энергию, динамичность и уверенность в себе.

Будьте пунктуальны. На встречу придите вовремя. Опоздание недопустимо, так как свидетельствует о безответственности, ведь вы заставляете вашего делового партнера ждать и тратить свое личное время. Если в силу обстоятельств вам пришлось задержаться, позвоните тому, кто вас ждет.

Заранее продумайте свой костюм. Деловой имидж, аккуратность и опрятность очень важны для того, чтобы на встрече преподнести себя с наилучшей стороны. Если вы идете на встречу с деловым партнером в неряшливой или неподходящей одежде, могут возникнуть сомнения в вашей деловой компетентности. Перед тем как войти в приемную, еще раз проверьте: на месте ли галстук, застегнут ли пиджак, начищены ли туфли, хорошо ли вы причесаны и т.д. Считается, что небрежный внешний вид говорит о неуважении к собеседнику.

Прибыв на встречу, назовите свое имя секретарю или иному сотруднику, отвечающему за прием посетителей, и сообщите о времени назначенной встречи. Вручите свою визитную карточку, если она имеется, секретарю, чтобы та отнесла ее руководителю. Если секретарь не предложила вам раздеться, спросите ее, куда вы можете повесить пальто.

Если ожидание приема затягивается, вы можете договориться о переносе встречи на другой день. Независимо от того, насколько вас вывело поведение начальника, с секретарем вы должны держаться вежливо. Когда вам разрешили войти в кабинет к тому, с кем назначена встреча, первым делом представьтесь, если раньше вы не были друг с другом знакомы. Установите контакт с помощью взгляда и улыбки.

Если вы уже знакомы, то обменяйтесь приветствиями и пожмите друг другу руки. Взгляд, улыбка, рукопожатие сообщают партнеру по общению о вашем дружелюбии, готовности к сотрудничеству. Вы произносите приветствие и первые фразы. Здесь важны приветливая, уважительная интонация и другие особенности звучания вашего голоса. Голос является своеобразной визитной карточкой личности. В деловом общении громкий голос неуместен: в общественных местах громко разговаривать не принято. Громкая речь обычно эмоциональна, но воспитанные люди не дают воли своим эмоциям в деловой обстановке. Слишком тихий голос также неуместен в деловом общении. Обладателя тихого голоса обычно считают робким, неуверенным человеком. Постоянное переспрашивание накапливает раздражение. Слишком быстрый темп речи говорит о том, что человек взволнован. Он требует напряжения, чтобы следить за содержанием высказывания, это быстро утомляет. Когда человек говорит сбивчиво, о нем складывается мнение как о нервном, торопливом человеке. Слишком медленный темп речи свидетельствует о том, что говорящий с трудом подбирает слова или по каким-то причинам не желает разговаривать. Необходимо помнить, что голос раскрывает многие психологические особенности человека. Поэтому деловой человек, для того чтобы поддержать свой позитивный имидж, должен научиться слушать самого себя и с точки зрения произносимых слов, и с точки зрения их звучания.

Во время деловой встречи лучше исключить некоторые позы и жесты, чтобы не подавать партнеру отрицательные сигналы, например, жесты и позы подозрительности и скрытности, которые выражаются в сложенных руках, отклоненном назад корпусе, скрещенных ногах, наклоненной вперед голове и взгляде исподлобья. Жестами нервозности являются покашливание, прочищение горла, частое курение. Жестами неуверенности являются переплетенные пальцы рук, при этом большие пальцы нервно двигаются, или пощипывание ладони, или почесывание боковой поверхности шеи.

О том, что собеседник испытывает скуку, говорят такие его жесты, как машинальное рисование на бумаге, постукивание по столу рукой или по полу ногой. Опущенные веки, почесывание в ухе, снятие очков и демонстративное их откладывание в сторону - это жесты, которые говорят о нежелании слушать. О том, что собеседник говорит неправду, могут свидетельствовать такие жесты, как почесывание шеи, оттягивание воротничка рубашки, потирание века, прикосновение к носу, прикрывание рта рукой, покашливание.

Перейдя к сути дела, прямо и ясно расскажите принимающему вас сотруднику о том, что привело вас к нему. Когда закончите, дайте возможность ему высказать то, что он считает нужным, и внимательно выслушайте его. Старайтесь не перебивать собеседника. Выскажите то, что считаете нужным, когда принимающий вас сотрудник изложит свое видение проблемы. Если вам необходимо в чем-то убедить или переубедить собеседника, сделайте это своевременно и тактично. Держитесь уверенно и с достоинством. Уверенным мешают быть страхи и опасения за последствия, ожидание враждебности и отрицательных реакций со стороны партнера по общению, а также недооценка себя, когда не чувствуешь за собой права занимать твердую позицию и требовать корректного и честного отношения к себе.

В поиске решения не останавливайтесь на первом приемлемом варианте. Если вам задают много вопросов, то вы прекрасно знаете правила ответов. Чем больше спрашивающий переполнен эмоциями, тем спокойнее, хладнокровнее должны быть вы. Чем «круче» заданный вам вопрос, тем короче должен быть ваш ответ. Если спрашивающий использует в своем вопросе негативные, некорректные слова или предположения, не нужно повторять их в ответе.

На информационные вопросы по поводу вашего мнения, позиции свой ответ вы даете по существу. На сложные проблемные вопросы вы отвечаете, если есть продуманный вариант решения проблемы. Импровизировать здесь не нужно, так как легко попасть впросак. На вопросы провокационного характера вы не отвечаете или переводите разговор на спрашивающего, или на характер вопроса, или отвечаете шуткой.

Почувствовав, что время встречи близится к концу, встаньте, поблагодарите за беседу, за время, которое вам уделили, попрощайтесь и, выйдя из кабинета, попрощайтесь с секретарем.

СОБЛЮДЕНИЕ ЭТИКЕТА В ДЕЛОВОЙ ОБСТАНОВКЕ ОБРАЩЕНИЕ

Если в организации отношения между коллегами доброжелательные или дружеские, то и обращение друг к другу на «ты» является нормой. А «вы» возникает при напряженных или формальных отношениях. Если руководитель обращается к одним подчиненным на «ты», а к другим на «вы», то возникает впечатление, что среди подчиненных у него есть приближенные. Или руководитель своим «ты» показывает меньшее значение для него одних подчиненных, а уважительным «вы» другим подчеркивает их большее значение для дела. В обоих случаях последствия такого отношения к работникам отрицательны. Однако если вы с самого начала обращаетесь ко всем подчиненным на «ты», то это говорит о вашем пренебрежении служебным этикетом и ведет к панибратству.

Обращение на «вы» не только показывает культуру общения, но и служит инструментом для поддержания служебной дистанции и трудовой дисциплины. В некоторых организациях есть сотрудники, которых называют по имени, к другим обращаются только по фамилии. Вновь принятые на работу должны внимательно присматриваться к манере общения сослуживцев и следовать их примеру.

Оказание помощи и содействия. Порой обратиться с просьбой о помощи к коллегам бывает весьма непросто, ибо никто не любит лентяев и бездельников, которые на каждом шагу говорят о том, что любят работать, а на самом деле не могут выполнить до конца ни одного задания и постоянно докучают своими вопросами окружающим. Однако если вы сумеете помочь одному из сотрудников выполнить срочную работу, можете быть уверены, что, когда вам будет тяжело, он придет вам на помощь. Обязательно поблагодарите того, кто вам помог в трудную минуту, даже в том случае, если оказанная услуга была незначительна.

Бывает довольно просто оказать помощь при физических или материальных затруднениях. Значительно труднее оказать помощь психологическую. Даже весьма дельный совет не всегда возможно выполнить. Очень важна дружеская поддержка: сочувствие, сопереживание, особенно когда человек теряет веру в себя. Однако еще важнее помочь человеку поверить в себя, справиться со своими проблемами, сделать правильный выбор, т.е. помочь тактично. Часто люди отказываются от помощи из боязни потерять уважение к себе в собственных глазах или в глазах окружающих.

Предлагая свою помощь, будет правильно, если вы скажете: «Я знаю и верю, что вы можете справиться с проблемой. Лучше, чем вы сами, никто вам в этом помочь не сможет. Испытание перед вами действительно большое, но вы можете, если захотите, стать сильнее. Я хочу вам помочь, но только в том, чтобы вы сами лучше помогали себе. Кто знает, может быть, когда-нибудь мы с вами поменяемся ролями и мне нужна будет от вас такая же помощь».

УКАЗАНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

На практике руководители дают своим подчиненным указания в основном в двух формах: приказ и просьба. Однако эти формы не всегда используются в соответствии с ситуацией. Там, где необходим приказ, иногда звучит просительный тон, а где можно обойтись вежливой просьбой, раздается приказ.

В повседневных условиях приказная форма необходима в экстремальных условиях, например, когда существуют угроза срыва выполнения важного задания, нарушение техники правил безопасности и т.д. Однако не следует превращать жесткие формы указаний в основной метод управления. Подчиненные со временем перестают реагировать на угрожающий тон, и эффективность приказов снижается.

Приказ необходим при даче поручений, входящих в круг прямых обязанностей подчиненного. Тон приказа всегда должен быть вежливым. Конечно, в напряженных ситуациях, говорят, трудно удержаться от грубости. Но опыт подтверждает, что в любых условиях можно сохранить деловой тон служебных отношений без ущерба для производства. Если поручения не входят в круг обязанностей подчиненного, то их следует давать в форме просьбы. Такая форма поручений воспринимается подчиненными с желанием, и выполняются они охотнее, поэтому одно из правил служебного этикета говорит, что отдавая поручения подчиненным, в любых ситуациях необходимо сохранять самообладание и быть вежливым.

ПООЩРЕНИЯ И НАКАЗАНИЯ

Поощрения и наказания являются важнейшими инструментами стимуляции труда. Внутренние вознаграждения дает сама работа, где необходимы соответствующая постановка целей и создание соответствующих условий. Работа приносит чувство достижения результата, содержательности, значимости выполняемых заданий, самоуважения, дружбы, общения с коллегами и т.д. Предприятие дает внешнее вознаграждение: продвижение по службе, зарплату, символы личного статуса и престижа, похвалы, дополнительный отпуск, оплату расходов, личный автомобиль и т.д.

По своему назначению поощрения и наказания не сравнимы, но опыт показывает, что поощрения оказывают большее влияние на трудовую активность людей, чем наказания. Руководитель любого ранга должен чаще и более умело пользоваться мерами поощрения. Меры наказания также не отвергаются, но здесь должны соблюдаться элементарные нормы этики и служебного этикета. Неразумно подходить с одинаковой меркой наказания к работникам разного возраста, пола и темперамента за сходные поступки. Например, женщине или умудренному опытом человеку лучше высказать замечание в вежливой форме. Легкомысленный молодой человек или флегматик могут быть наказаны более строго.

ФОРМИРОВАНИЕ СТИЛЯ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Правила этикета служебных отношений говорят о том, что руководитель должен знать своих подчиненных и относиться к ним заботливо и внимательно, замечать каждый их успех в работе и за это поощрять. Если же возникает необходимость наказания за служебные упущения, нужно быть тактичным и справедливым. При выборе формы выражения и меры наказания необходимо учитывать темперамент работника, его пол и возраст.

Применяя правила делового этикета, ориентированный на людей руководитель любого ранга повышает производительность труда за счет улучшения межличностных взаимоотношений, делает акцент на взаимопомощь, привлекает персонал к принятию решений, устраняет мелочную опеку и устанавливает высокую производительность труда, считается с потребностями работников, способствует их профессиональному росту и помогает в решении их проблем. Он умеет ценить время подчиненных; строг и требователен, но не придирчив и жесток, умеет критиковать и воспринимать критику, наказывать и поощрять, умеет говорить, разговаривать и слушать; проявляет к людям искренний интерес; он улыбчив, заводит разговор о том, что интересует собеседника, а не его самого.

Выстраивать эффективные отношения в организации всегда не просто. Знание правил служебного этикета устраняет многие барьеры. Например, одним из лучших способов повлиять на человека является умение поговорить с ним о том, чего он хочет, и постараться помочь ему добиться желаемого. Вместо того чтобы обвинять, необходимо постараться понять человека, что значительно полезнее критики, так как воспитывает в человеке способность относиться к вам терпимо, с сочувствием и добротой.

Необходимо всегда учитывать точку зрения других людей, их стремления и планы, а при необходимости уметь изменить мнение человека, не вызывая при этом его негодования или обиды. Чтобы достичь желаемого, не следует говорить человеку прямо в глаза о его ошибках; прежде чем критиковать, лучше рассказать о собственных недостатках; вместо приказаний лучше задавать вопросы; разговор начинать лучше с похвалы собеседника и восхищения им, но только искренне и за дело, которым он сам доволен.

В служебных отношениях - и деловой этикет это подчеркивает - важно развивать и под держивать чувство личного достоинства каждого, необходимо всегда давать возможность человеку сохранить свою репутацию. Принцип единоначалия, единовластия в некоторых организациях создает предпосылки как для служебных злоупотреблений, унижающих человека замашек, так и для угодничества.

Правила этикета в служебных отношениях рекомендуют ценить самостоятельных людей, избегать навязчивых услуг, не унижать достоинства людей грубыми критическими придирками, не допускать перерастания критики в элементарную ссору; не преследовать за конструктивную критику - все это будет способствовать укреплению психологического микроклимата среди персонала предприятия.

Часто люди испытывают смущение оттого, что не совсем ясно представляют себе, как лучше вести себя в рабочей обстановке, например, должен ли мужчина открыть дверь и пропустить женщину вперед и т.п. На Западе женщины могут весьма болезненно среагировать на любой знак внимания, подчеркивающий их женственность.

Заранее приглашенных посетителей в назначенное время в вестибюле учреждения должен встретить секретарь или помощник должностного лица, который проводит их в кабинет. Получится довольно невежливо, если приглашенным придется самим разыскивать нужный кабинет. У входа в учреждение директор встречает только очень почетных гостей.

В деловой обстановке женщина и мужчина не должны вести себя также, как в нерабочей. Деловая встреча - это не свидание, и женщина не должна ждать, пока мужчина пододвинет ей стул, чтобы помочь сесть, а мужчине не следует считать себя обязанным это делать. В этом случае женщина может сама о себе позаботиться, как и ее спутник. И мужчина и женщина обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подать руку. И мужчина и женщина должны подняться со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя, независимо от его пола.

Формирование стиля делового общения в организации зависит от каждого сотрудника. Представить рецепты на все случаи жизни невозможно. Выбрать оптимальное решение в той или иной ситуации - это задача, которую каждый решает сам, и каждый раз заново. Решает, опираясь на знания, умение, собственный личный потенциал, руководствуясь предписаниями этикета.

ПРИЕМ ДЕЛОВЫХ ГОСТЕЙ

Обычно в обязанности секретаря входит приготовление для руководителя, его гостей, участников совещания и т.п. напитков и бутербродов. В зависимости от имеющегося оборудования (электрочайник, кофеварка, тостер, микроволновая печь и т.д.) перечень блюд и способы их приготовления могут различаться. Пользоваться электрооборудованием без ознакомления с правилами его эксплуатации нельзя.

РЕЦЕПТЫ ПРИГОТОВЛЕНИЯ НЕКОТОРЫХ НАПИТКОВ И БУТЕРБРОДОВ

Чай - это высушенные листочки чайного дерева, из которых с помощью различных технологических операций изготовляют разные сорта готового черного или зеленого чая. В отличие от черного, зеленый чай изготовляют без дополнительной термической обработки, поэтому он сохраняет свой естественный цвет и большое количество витаминов.

Содержащиеся в чае дубильные и белковые вещества, эфирные масла, витамины определяют цвет, вкус, аромат чая, его бактерицидные и иные свойства. Качество чая зависит в первую очередь от сырья, из которого он изготовлен. Для получения высших сортов используются самые молодые и нежные побеги чайного дерева, которые собирают вручную в определенное для каждой местности время года в ранние утренние часы.

На вкусовые качества чая большое влияние оказывает технология его обработки на чайной фабрике, а также срок и правильность хранения после изготовления. Полезные качества чай сохраняет не более двух лет. После этого срока его терпкость переходит в горечь, притупляется аромат, настой вместо красивого, яркого становится темным. При покупке чая не стоит обращать внимание на надписи на упаковках, так как они часто не соответствуют содержимому.

Когда чай вырабатывают из цельных листьев, чаинки получаются крупные, если из резаных - мелкие. Мелкий чай быстрее и более полно заваривается, дает более крепкий и темный настой, но менее ароматен. Хранить чай нужно в герметически закрывающейся фарфоровой, стеклянной или металлической посуде, так как чай легко впитывает влагу и запахи. Аромат чая может быть испорчен, если рядом будут находиться рыба, лук, чеснок.

Чтобы заварить чай, нужны фаянсовый или фарфоровый чайник и кипяток. Воду кипятят лишь один раз. Не следует долго кипятить воду или подогревать уже остывшую. Заварочный чайник необходимо разогреть или сполоснуть его кипятком. В горячий сухой чайник насыпают заварку из расчета 1 чайная ложка на стакан воды, заливают кипятком не более чем на 3 / 4 чайника и дают настояться около пяти минут. Чай следует наливать в чашки, не разбавляя кипятком. Если заварка сделана на большое количество людей, то кипяток постепенно доливают в заварочный чайник. Отдельно можно заварить зверобой, мяту, листья малины, смородины. Чай в пакетиках приготовляют также (один пакетик на одну или две чашки), при этом в чае не остается чаинок. Для тех, кому заваренный чай покажется слишком крепким, можно подать маленькую чашку горячей воды. Чай можно подать с холодным молоком, вареньем, медом, ломтиком лимона.

Холодный чай с лимоном. Для того чтобы приготовить холодный чай с лимоном, необходимо 50 г чая заварить в 1 л кипятка, добавить 3 / 4 стакана сахара, цедру с "/ 2 лимона, накрыть крышкой и дать постоять 10 мин., после чего сразу слить. Слегка остудить, разлить в высокие фужеры, положить в каждый по кружочку лимона без цедры и зерен, поставить в холодильник. Подавать очень холодным.

Кофе является тонизирующим напитком, для изготовления которого используют кофейные зерна, содержащие кофеин. Существует множество сортов кофе, различающихся крепостью настоя и ароматом. В продажу поступает кофе в сырых или обжаренных зернах, молотый натуральный или с цикорием, а также растворимый. Сырые зерна для приготовления напитка не годятся, их предварительно обжаривают. Хранят кофе в герметически закрывающейся жестяной или стеклянной посуде, так он очень восприимчив к чужим запахам. Молотый кофе быстро выдыхается, теряет вкус и аромат, поэтому рекомендуют молоть зерна непосредственно перед приготовлением кофе.

При приготовлении кофе следует соблюдать следующие правила. Используют предварительно разогретый кофейник и кипяток, но не кипяченую воду и не повторно вскипяченную воду. Воды надо брать в полтора раза больше, чем готового кофе, так как вода испаряется и, кроме того, много воды остается в кофейной гуще.

Если пользоваться электрической кофеваркой, обращаться с ней нужно строго по инструкции и кофе брать только в указанных пропорциях. Готовить кофе нужно с таким расчетом, чтобы к моменту готовности он мог быть сразу разлит по чашкам. От продолжительного настаивания кофе становится горьким. Остывший кофе не подогревают.

Чтобы заварить черный кофе одинарной крепости, нужно взять 1 чайную ложку молотых кофейных зерен на стакан воды; чтобы заварить кофе двойной крепости, берут 2-3 чайные ложки кофе на стакан. Для приготовления кофе одинарной крепости в нагретый кофейник засыпают кофе, заливают кипятком, доводят до кипения, но не кипятят, дают 5 мин. отстояться. Кофе двойной крепости доводят до кипения дважды. Сначала готовят кофе одинарной крепости, а когда он отстоится, насыпают вторую порцию кофе, доводят до кипения, снимают, дают отстояться и только после этого подают.

Кофе по-турецки готовят в специальной медной посуде с длинной ручкой, широким дном и сужающейся кверху. Такую посуду называют «турка». Сначала в турке кипятят воду с сахаром, затем в кипящую воду засыпают кофе. Когда кофе начинает подниматься, турку снимают с огня, после осаживания вновь нагревают до подъема пены и тут же снимают. Когда гуща отстоится, кофе разливают по чашкам. Чтобы ускорить процесс приготовления, можно влить 1 ложку холодной кипяченой воды. Для приготовления одной кофейной чашки (50 г) кофе требуются 1 чайная ложка молотого кофе и 2-3 куска сахара.

Бутерброды. Удачными разнообразными и вкусными закусками для встречи гостей или для быстрого приготовления еды являются бутерброды. Их не нужно подвергать тепловой обработке, и они удовлетворят самый утонченный вкус. Бутерброды могут быть открытыми и закрытыми. Открытыми называют те, которые приготовляют из одного ломтика хлеба, а закрытыми - те, где продукт, с которым делается бутерброд, укладывается между двумя ломтиками хлеба. Художественно оформленные бутерброды или бутерброды с продуктом, который может под тяжестью второго ломтика хлеба размазаться по бокам, готовят только открытыми.

Для приготовления бутербродов хлеб нарезают на ломтики требуемой формы. Чаще всего бутерброды делают прямоугольной формы длиной 8, шириной 5 и толщиной 1-2 см. Подают бутерброды на плоском блюде или подносе, покрытом салфеткой. Их приготовляют не позже, чем за час до подачи на стол, и хранят в холодном месте.

Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов Кузнецов И Н

6.2. Неофициальные встречи с деловыми партнерами

Неофициальные встречи с деловыми партнерами дают возможность побеседовать с ними в непринужденной обстановке, упрочить взаимоотношения, лучше узнать клиентов, ближе познакомиться с руководителями и подчиненными. Непринужденность в данном случае вовсе не означает, что деловые отношения обязательно должны перерасти в личные или что к таким встречам можно относиться «спустя рукава» лишь потому, что они проходят не на работе.

Ваши внешность и манера себя держать являются критерием для продвижения по службе как в рабочей обстановке, так и во время неофициального общения с коллегами.

Если вы слишком много выпьете, станете себя вести чересчур шумно и грубо или позволите себе хоть небольшую небрежность в одежде, будьте уверены, что ваше руководство обязательно сделает неблагоприятные для вашей будущей карьеры выводы.

Если же вы сами «босс», нет, наверное, необходимости говорить о том, что ваша профессиональная репутация должна оставаться незапятнанной вне зависимости от того, в какой обстановке вы находитесь.

Чтобы организовывать неофициальную встречу с деловыми партнерами, вы прежде всего должны ясно представлять себе политику, проводимую вашей компанией в отношении расходов на такого рода мероприятия. Если организация поощряет их проведение и возместит вам понесенные затраты, тогда все пожелания по этому поводу можно сформулировать лишь в двух словах: будьте честны.

Храните все счета и чеки, подтверждающие ваши расходы на представительские и служебные нужды. На их основе составляйте отчеты, где в хронологическом порядке будут перечислены ваши документально подтвержденные издержки. Не допускайте, чтобы эти отчеты у вас подолгу залеживались, лучше всего сдавайте их в бухгалтерию в конце каждого месяца.

НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Неофициальные встречи с деловыми партнерами устраиваются не столько для отдыха, сколько для того, чтобы решать связанные с работой проблемы в непринужденной обстановке.

Такие встречи, в частности, могут быть организованы по следующим поводам:

В знак благодарности за оказанную услугу;

Чтобы отметить только что заключенную сделку;

Чтобы завоевать доверие клиента - как уже пользующегося вашими услугами, так и потенциального;

Для обсуждения общих проблем;

Чтобы ближе познакомиться с партнером;

Чтобы попросить об одолжении;

Для выдвижения или обсуждения возникшей идеи;

Чтобы представить кому-то других людей;

Чтобы просто отдохнуть от официальной служебной обстановки и немного расслабиться.

Кого вы приглашаете. В рабочие дни вы можете позвать на ленч или на обед коллегу, клиента, потенциального партнера, занимающего равное с вами положение служащего другой организации. Если же вы руководитель, никто не запретит вам пригласить любого сотрудника вашей фирмы.

По будням никогда не приглашайте в ресторан представителей своего руководства - ни на ленч, ни на обед. Однако если кто-то из коллег, занимающих более высокое положение, позовет вас одного либо с супругой или подругой на неофициальную встречу, вам так или иначе обязательно надо будет организовать ответный прием.

ПРИГЛАШЕНИЕ НА НЕОФИЦИАЛЬНУЮ ВСТРЕЧУ

Не следует приглашать такого человека лично - это уместно по отношению к сотруднику, занимающему равное с вами положение. Если вы - женщина, пошлите письменное приглашение вашему начальнику и его супруге; если же вы - мужчина, попросите написать такое приглашение вашу жену или сами напишите его;

Если вы обращаетесь к начальнику по фамилии, вашей жене следует поступать так же;

В том случае, если вы и ваша жена обращаетесь к вашему начальнику по фамилии, вы оба должны так же обращаться к его супруге;

Вам, возможно, будет проще и удобнее принимать своего начальника, если вы пригласите и других гостей. Позовите тех, с кем у него могут быть какие-то общие интересы;

Совсем не обязательно устраивать прием такого же уровня, как тот, на который вас приглашал ваш руководитель. Так, например, вместо обеда в дорогом ресторане, на который вы были приглашены, можно организовать скромный ответный обед дома;

Когда начальник будет у вас в гостях, не пытайтесь строить из себя того, кем вы на самом деле не являетесь. Делайте все, как обычно; держитесь естественно, как со всяким другим вашим гостем.

Приглашение на ленч. Наиболее распространенным в деловых кругах является приглашение на ленч. Некоторые ответственные работники назначают встречи во время ленча каждый день. Для их проведения обычно выбирают такой ресторан, который был бы удобен и для вас, и для того, кого вы пригласили. Вам надо заранее заказать столик, за которым можно было бы спокойно обсудить ваши проблемы, особенно если они носят деловой характер.

Хотя в настоящее время в большинстве организаций, как правило, часовой перерыв на ленч строго не соблюдается, встречу не следует затягивать дольше, чем на полтора, максимум два часа, поскольку это может иметь нежелательные последствия как для вашей организации, так и для того, кого вы пригласили.

Коль скоро вы привыкли к коктейлю перед ленчем, ограничьтесь одним - насильно никто вас пить не заставляет. Если же ваш гость закажет второй коктейль, вам совсем не обязательно следовать его примеру; вместо крепкого напитка вы вполне можете попросить что-нибудь безалкогольное. Если же ваш гость продолжит пить, можно вежливо предложить: «Наверное, уже стоит сделать заказ, а то мы здесь слишком долго засидимся».

Ленчи, как правило, всегда проходят в неофициальной обстановке, даже когда вы приглашаете несколько человек. Размечать места для приглашенных во время таких встреч приходится крайне редко.

Приглашение на обед. Приглашения деловых партнеров на обед распространены меньше, чем приглашения на ленч, поскольку такие встречи приходятся на нерабочее время и, естественно, затрагивают частную жизнь людей. Но часто руководители компаний заняты в течение дня настолько, что не в состоянии выкроить время даже на ленч. Они могут согласиться обсудить деловые проблемы за обедом. Чаще бывает так, что на обед приглашают несколько человек, имеющих общие интересы.

Приглашения на такое мероприятие должны быть сделаны заранее. Секретарша организатора встречи может либо позвонить по телефону приглашаемому, либо послать ему записку. Если у того, кто приглашает на подобную встречу, секретаря нет, он сам может известить своих предполагаемых гостей о будущей встрече.

Приглашения такого рода должны быть направлены деловому человеку только на адрес офиса, поскольку в этом случае сразу станет ясно, что присутствие супруги не предусматривается. Для делового обеда следует выбрать подходящий ресторан и заказать удобный для беседы или переговоров столик.

Вам, как инициатору приглашения, надо приехать заблаговременно, чтобы встретить ваших гостей, представить их друг другу, если они раньше не были знакомы, и рассадить их за столом. Самого уважаемого или высокопоставленного из приглашенных посадите справа от себя, второго по значению гостя - слева. Остальные могут занять любые свободные места. Если все приглашенные занимают одинаковое положение, вы просто можете сказать: «Давайте-ка будем рассаживаться, кто куда хочет».

Когда все соберутся, вам следует заказать напитки; если кто-то будет задерживаться, все равно сделайте заказ, оставив опоздавшему возможность выбрать себе напиток, как только он придет. Перед обедом собравшимся будет вполне достаточно выпить одну-две порции, однако если кто-то из ваших гостей захочет попросить третью, вряд ли вы сможете этому как-то воспрепятствовать.

Возможно, не все приглашенные захотят выпить вторую порцию, поэтому не спешите просить официанта налить всем по второму разу, поскольку гостям будет неудобно оставить свои напитки нетронутыми. Заказывая вино к обеду, вы не ошибетесь, если попросите принести бутылку красного вина и бутылку белого.

Нередко приглашения на обед предшествуют какому-нибудь вечернему мероприятию, на которое у вас заранее куплены билеты. «У меня есть билеты в театр на следующую пятницу. Если у тебя нет никаких определенных планов, я бы очень хотел пойти на него с тобой, а до этого мы бы вполне могли вместе пообедать».

В том случае, когда вы хотите доставить удовольствие особенно важному для вас собеседнику, выясните сначала, что он больше любит - театр, музыку, спорт или нечто такое, чем славится ваш город, - и купите заранее билеты, спланировав время так, чтобы перед этим мероприятием вместе пообедать. Нередко обстоятельства сами диктуют характер послеобеденных развлечений.

РАЗВЛЕЧЕНИЯ С УЧАСТИЕМ СУПРУГОВ

В некоторых случаях развлечения, связанные с деловой активностью, требуют присутствия супруг или супругов , например:

Приезд деловых партнеров с супругами в ваши края;

Прием в ответ на приглашение вас с супругой;

Стремление ближе познакомиться с клиентом;

Прием, приглашение на который подразумевает участие супружеской четы, например, официальный обед или танцевальный вечер:

Установление дружеских отношений с деловым партнером и желание разделить испытываемые вами дружеские чувства с супругами;

Ваше стремление, будучи руководителем, ближе познакомиться с сотрудниками и дать им возможность лучше узнать вас как человека.

Приглашения «половинкам». Нередко деловым партнерам хочется упрочить возникшие между ними отношения и отправиться куда-нибудь вместе с супругами. Выступая инициатором такого приглашения, вы подразумеваете, что будете вместе с женой, а если принимаете приглашение партнера, это значит, что оно распространяется и на нее. Если вы не женаты, приглашая куда-нибудь такого знакомого, договоритесь со своей приятельницей о том, что она пойдет с вами на эту встречу, а если вас пригласит супружеская пара, можете задать вопрос: «Мне лучше прийти с подругой или вы хотели бы, чтобы я был один?»

Коль скоро вы не состоите в браке, но живете с близким человеком, отношение к нему должно быть точно таким же, как к супругу. Ваш приятель (приятельница) может бывать с вами на всех приемах и вечеринках, куда приглашают сотрудников с супругами, вне зависимости от того, проводится ли это мероприятие на работе или дома у кого-нибудь из ваших коллег.

Если вашу подругу или друга не пригласили, поскольку тот, кто организует прием или вечеринку, не осведомлен о вашей личной жизни, вам вполне удобно задать такой вопрос: «Могу я привести с собой женщину, с которой я живу?» или: «Я живу с…, и мне бы хотелось прийти вместе с ним. Вы не возражаете?» Вам должны будут ответить: «Да, конечно» .

Правила хорошего тона требуют, чтобы человека, с которым вы вместе живете, приглашали на званые вечера точно так же, как вашего супруга или супругу.

Если же, тем не менее, ответ будет отрицательным, вам самому придется решать, хотите ли вы идти туда в одиночестве или предпочтете отклонить приглашение. В первом случае - если вы согласитесь пойти, - постарайтесь не впадать в гостях в дурное расположение духа. Если же вы откажетесь, можете вежливо объяснить: «Мне очень жаль, но я прийти не смогу. В любом случае, очень вам благодарен» .

Не забывайте и о том, что существуют «встречи в офисе», на которые супруги не приглашаются.

Вечерние развлечения. Неофициальные деловые встречи, на которые приглашаются супруги, как правило, связаны с вечерним досугом - обедом в ресторане, за которым может последовать посещение еще какого-либо мероприятия .

Обед в ресторане должен быть организован точно так же, как и любой другой неофициальный обед. Если вы являетесь инициатором встречи, не забудьте заранее оповестить своих гостей, послав на их домашний адрес письменное приглашение либо сделав таковое при личной встрече на работе. Вам надо будет зарезервировать столик в ресторане, заблаговременно туда приехать для встречи гостей, а потом рассадить их так, чтобы женщины чередовались за столом с мужчинами, а двое самых почетных гостей с супругами сидели по правую и левую сторону от вас с вашей женой.

Иногда перед встречей в ресторане хозяин предлагает гостям собраться у него дома на коктейль, а потом все отправляются в ресторан. В этом случае все должно быть организовано как и в других аналогичных ситуациях, причем на хозяине лежит ответственность за то, чтобы гости прибыли в ресторан вовремя.

Если вы собираетесь пригласить ваших гостей из ресторана еще на какое-нибудь мероприятие, перед тем, как купить билеты или зарезервировать места, выясните, что именно доставит им особое удовольствие. Не стоит, скажем, покупать билеты на бейсбол, если супруга вашего коллеги терпеть не может эту игру; не надо заказывать столик в ночном клубе, если жена вашего делового партнера не любит танцевать. Если вы не знаете вкусов тех, кого приглашаете, лучше всего пойти в театр на спектакль, который наверняка будет приятен всем.

Празднование семейных торжеств. Иногда непросто бывает решить, стоит ли приглашать на семейные торжества деловых партнеров. Одним из таких случаев является свадьба сына или дочери. Многие деловые люди используют это событие как повод для того, чтобы пригласить сотрудников, клиентов и деловых партнеров.

Если вы решите так, будьте очень внимательны в выборе приглашенных, чтобы ни один из тех коллег, чьим сотрудничеством вы дорожите, не затаил на вас обиду потому, что вы забыли послать ему приглашение. Естественно, вы позовете только тех сотрудников, которые одновременно являются вашими друзьями - в список приглашенных совсем не обязательно вносить имена всех, кто работает в вашем отделе, или всех ваших клиентов.

Несколько слов о детях. Хотя детей редко приглашают на неофициальные встречи с деловыми партнерами, иногда это нужно делать, в частности, в тех случаях, когда вы с коллегами или партнерами решили с семьями пойти в цирк, организовать пикник, покататься на лодке или вместе отметить какое-то семейное торжество.

Если вы выступаете в роли гостя, никогда не говорите, что придете с детьми, - подождите, пока вам это предложит тот, кто вас приглашает. И никогда не приходите с детьми в гости без предупреждения, независимо от того, насколько неофициальной является встреча. Меню для приема составляется заранее, продукты закупаются для того, чтобы угостить сотрудников, а не незваных гостей и детей сотрудников, вне зависимости от того, насколько они очаровательны или мало едят.

Приглашение домой. Приглашение домой - следующий шаг после приглашения в ресторан или какое-нибудь другое заведение. Оно свидетельствует о том, что между деловыми партнерами или сотрудниками установились дружеские отношения, потому что при такой встрече людей окружает спокойная домашняя обстановка. В таких случаях, естественно, на встрече присутствует супруга хозяина. Как правило, один из партнеров приглашает домой другого на завтрак или ленч не столько потому, что хочет доставить ему удовольствие, сколько ради возможности обсудить какую-то проблему наедине.

Если вы не женаты или не замужем, но живете с подругой или другом, отношение к ним должно быть точно таким же, как и к супругам. Даже в том случае, если ваш деловой партнер был не в курсе того, что вы живете не один, ситуация быстро прояснится. В этих обстоятельствах достаточно просто представить вашему гостю подругу или друга.

Обстановка на вечере будет особенно теплой, если наряду с вашими сотрудниками в числе приглашенных окажется несколько ваших личных друзей, с которыми вас не связывают деловые интересы. В этом случае вы дадите понять гостям, что ко всем относитесь, как к друзьям, вне зависимости от того, объединяют ли вас общественные или деловые связи.

Пригласив в гости только нескольких своих сотрудников, вы заранее должны быть уверены в том, что остальные на вас не обидятся. Либо позовите их в другой раз, либо организуйте прием так, чтобы они ничего о нем не узнали. Атмосфера приема в немалой степени зависит от того, какими возможностями вы располагаете у себя дома, а также от того, как вы с супругой обычно проводите приемы.

Приветствие гостей. Когда гости начнут собираться, вы будете знакомы, по крайней мере, с одним человеком из каждой супружеской пары. Поздоровайтесь с тем, кого вы знаете, обменявшись с ним или с ней рукопожатием, а потом тут же повернитесь к его супруге или ее супругу, имя которых вам уже известно, поскольку вы звонили, чтобы их пригласить, либо посылали приглашение по почте, и скажите: «Здравствуйте…. Очень рад вас видеть» .

Ваш супруг (супруга) должен находиться неподалеку от вас, чтобы, поприветствовав гостей, вы могли, обернувшись, сказать приглашенным: «Хочу представить вам мою жену (мужа)» .

После представления и обмена рукопожатиями хозяин может взять верхнюю одежду гостей или проводить их в помещение, где они могли бы раздеться, если в доме таковое имеется. Когда гостей собирается немного, хозяин может провести пришедших по комнате, представляя их тем, с кем они еще не познакомились.

Одинокий хозяин или хозяйка. Если вы не женаты или не замужем и собираетесь пригласить домой гостей, можете обратиться за помощью к другу или подруге, которые согласятся вместе с вами выступать в роли хозяина либо хозяйки.

Неофициальные деловые встречи в домашней обстановке проводить несколько труднее, чем давать обычные приемы, поскольку половина гостей - ваши сотрудники - хорошо друг друга знают, а вторая половина - их супруги или близкие друзья - могут быть не знакомы вообще ни с кем из приглашенных. В этом случае присутствие и хозяина и хозяйки обычно существенно упрощает ситуацию, поскольку помогает всем гостям почувствовать себя частью общей компании.

Когда неофициальный прием такого рода организует одинокая женщина, она может попросить выступить в роли хозяина близкого друга или родственника. Обращение с такой просьбой к одному из коллег менее желательно, поскольку это поставило бы его в более близкие, чем у других сотрудников отношения с хозяйкой, что могло бы вызвать у кого-то из сослуживцев ревность или подозрения в интимной связи между ними.

Одна из обязанностей такого «приглашенного хозяина» состоит в том, чтобы предлагать гостям напитки - либо разносить их, либо следить за тем, чтобы гостей обслуживали официанты или они сами наливали себе у бара.

Кроме того, хозяин должен беседовать с пригашенными, прежде всего с мужьями сотрудниц, чтобы те не чувствовали себя неуютно. Им, в свою очередь, будет легче преодолеть неловкость, если все будут представлены друг другу и вовлечены в общую беседу. Хозяйка тоже постарается развлекать гостей, однако она может быть занята последними приготовлениями к трапезе, подачей закусок.

Когда прием организует одинокий мужчина, ситуация остается точно такой же. Ему сможет оказать неоценимую помощь женщина, которую он пригласит на роль хозяйки. Однако, поскольку в данном случае вся ответственность за напитки и угощение ляжет на него, «приглашенная хозяйка» сможет существенно облегчить его положение, уделяя внимание его сотрудникам и партнерам, а также создавая доброжелательную обстановку, в которой их супруги чувствовали бы себя более непринужденно.

Правила хорошего тона вовсе не обязывают приглашать на организуемые в домашней обстановке приемы «приходящих» хозяев или хозяек, однако их присутствие может значительно упростить настоящему хозяину его задачу.

РАЗВЛЕЧЕНИЯ В ВЫХОДНЫЕ ДНИ

Коль скоро у вас есть дом (дача), вы, возможно, решите пригласить туда на выходные дни своих деловых партнеров и клиентов с супругами. Однако, если вы с женой недостаточно с ними знакомы и у вас нет полной уверенности в том, что все пройдет гладко, есть вероятность, что с кем-то у вас могут испортиться отношения - такие ситуации, к сожалению, иногда случаются. Этого легче бывает избежать, если ваш дом достаточно велик, там есть все удобства, ваши гости смогут сходить искупаться, поплавать, покататься на лодке или сыграть партию в теннис.

Вы должны заранее подготовиться к приезду гостей как можно лучше, поскольку хозяин или хозяйка, весь день занятые на кухне, доставят гостям мало радости.

ПРАЗДНИКИ НА РАБОТЕ

Новогодние праздники. Как правило, Рождество отмечается в офисе в полдень последнего рабочего дня перед наступлением рождественских каникул, и проводят его руководящие сотрудники. В крупных компаниях праздник этот обычно отмечается сотрудниками отделов во главе с начальниками.

В том случае, если директор или начальник отдела отсутствует или, в силу особенностей своего характера, не стремится активно участвовать в такого рода общественных мероприятиях, проведение праздника могут организовать их заместители. Сами сотрудники определяют программу рождественского праздника крайне редко.

Руководитель организации или ее филиала решает, будут ли присутствовать на торжестве супруги сотрудников. В этом вопросе всегда есть свои «за» и «против». С одной стороны, когда приглашены супруг или супруга, коллеги стремятся лучше себя контролировать; с другой - супругам нередко уделяется недостаточное внимание, и они чувствуют себя в компании лишними.

Каким бы ни было решение руководителя, он должен будет позаботиться о том, чтобы праздничное торжество прошло весело для всех: в одном случае ему придется следить за тем, чтобы никто не перебрал лишнего, а в другом - чтобы супругам сотрудников было уделено должное внимание.

Приглашения на торжества, отмечаемые в офисе, не столь формализованы, как в других случаях . Руководитель может послать каждому сотруднику напоминание о празднике, причем, если в вашей организации есть электронная почта, удобно воспользоваться ею.

Когда празднование предполагается провести не в конторе или офисе, а в ресторане, приглашения должны быть более формализованными - на специальных карточках, с текстом, написанным от руки, если речь идет о небольших организациях, а для более крупных коллективов - отпечатанные типографским способом.

Подготовку к проведению праздника следует поручить нескольким сотрудникам, которые должны будут позаботиться о еде и напитках. В некоторых организациях заранее разрабатывается план развлечений - каждому сотруднику придумывают какой-нибудь забавный подарок либо сочиняют юмористические стихотворения, которые будут вручены или прочитаны во время торжества; если кто-то из отдела умеет петь или играть на музыкальных инструментах, готовятся музыкальные номера. Однако при подготовке большинства праздников организаторы полагаются только на застольную беседу.

Когда празднование происходит в ресторане, коллег у входа встречает руководитель с супругой, если супруги также приглашены, и приветствует каждого сотрудника. Если же торжество проходит на работе, руководитель ходит по помещению, обменивается с подчиненными рукопожатиями, желает каждому счастливого Рождества, поздравляет с Новым годом и благодарит сотрудников за проделанную работу.

Не забывайте, вы на службе. (Праздники в рабочем коллективе.) Во многих организациях принято отмечать и другие знаменательные события, например, такие, как переход кого-нибудь из сотрудников на новую должность, выход на пенсию, свадьбы, рождение детей или достижение выдающихся успехов в работе.

Праздники по случаю такого рода торжественных событий организуют как руководители, так и рядовые служащие. На праздновании могут присутствовать все сотрудники отдела, а также почетные гости и друзья, работающие в других отделах компании. В подобных торжествах супруги, как правило, участия не принимают, за исключением супруги почетного гостя, которую часто специально приглашают на празднование.

Такое мероприятие может быть организовано на работе, однако чаще оно проводится во время ленча или за обедом в расположенном неподалеку ресторане. Кому-то из сотрудников руководитель (или служащие, если они организуют это торжество) поручает уточнить такие детали, как время и место проведения встречи, меню, речи и подарки, если они будут преподнесены.

Если торжественное событие отмечается на работе, празднование, как правило, начинается за несколько часов до окончания рабочего дня. Напитки - алкогольные и прохладительные, как и закуски, можно поставить прямо на рабочие столы, а также в комнате отдыха или конференц-зале, если таковые в организации имеются.

Люди, которые слишком много пьют на отмечаемых с сотрудниками торжественных событиях, наносят своей карьере большой вред. Во время празднования руководители сразу же обратят внимание на отсутствие у таких сотрудников самоконтроля и дважды подумают - если вообще будут потом задумываться - о том, насколько им можно будет доверить более ответственную должность.

Кроме того, эти люди создают неловкую ситуацию как для себя, так и для своих коллег, с которыми им завтра снова придется встретиться на работе. Хороший руководитель на празднике будет внимательно следить за своими подчиненными и если заметит, что кто-то из них слегка перебрал, то просто отведет человека в сторону от бара, не привлекая к этому лишнего внимания. Если же после этого сотрудника снова потянет выпить, уместно негромко сказать ему: «Мне кажется, тебе уже достаточно, правда? Почему бы тебе не съесть что-нибудь и не выпить чашечку кофе?»

Столь же печальными бывают последствия попыток вступить с кем-нибудь из присутствующих на таких мероприятиях в более тесные взаимоотношения. Выпив немного лишнего и находясь в состоянии возбуждения, мужчины и женщины зачастую ставят себя в ситуации, о которых потом им приходится жалеть.

На следующий день, придя на работу со свежей головой, они будут ненавидеть себя за то, что как на духу выкладывали свои личные тайны и принимали достаточно откровенные ухаживания. Самый простой путь избежать подобных неловких ситуаций - это знать о возможности их возникновения и держать себя под контролем. И первым шагом должно стать ограничение спиртного.

Некоторые из присутствующих на торжестве в офисе после его окончания, возможно, захотят продолжить празднование дома у кого-нибудь из сотрудников или неподалеку в баре, где можно выпить и потанцевать. Такое продолжение вечера - очень неплохая идея, если только не забывать о том, что было сказано выше в отношении чрезмерного увлечения спиртным и попыток установить более тесные отношения.

Кроме того, в этом случае необходимо заблаговременно подумать о том, как гости будут добираться до дома. Поскольку пользоваться общественным транспортом в поздние часы для одиноких пассажиров небезопасно, важно заранее продумать, кто кого сможет проводить. Если кому-то приходится ездить по утрам на работу из пригородных районов, он или она должны договориться с кем-нибудь из коллег о том, что смогут переночевать у них.

Одежда для праздников, отмечаемых в офисе. На праздновании торжественного события на службе как мужчины, так и женщины обычно бывают одеты так же, как они пришли на работу. Зная заранее о том, что в офисе будет праздник, вы можете утром надеть более нарядное, чем обычно, платье или костюм . Женщины могут украсить свое платье некоторыми дополнительными аксессуарами, однако слишком шикарный туалет здесь был бы неуместен.

Если же празднование будет проводиться не на работе, и мужчины и женщины могут сменить повседневную одежду на выходное платье. Но поскольку торжественный случай связан со службой, вызывающие наряды стали бы свидетельством дурного вкуса.

ПОДАРКИ И ЗАПИСКИ В ЗНАК БЛАГОДАРНОСТИ

Если вас куда-нибудь пригласили по делам службы, однако встреча эта носила характер неофициальный - будь то обед, вечер, проведенный вместе с супругой и деловыми партнерами, загородная поездка на выходные к вашему начальнику или сотруднику отдела, где вы работаете, или вас пригласили в качестве почетного гостя на торжество, проводившееся в офисе, - вам обязательно надо будет потом отправить тем, кто вас приглашал, благодарственную записку .

Когда вы являетесь одним из многочисленных гостей на праздновании какого-то события на службе или вас пригласили перекусить в ходе рабочего дня, достаточно будет слов благодарности в конце праздника или трапезы. Хотя послать записку со словами признательности за приглашение никогда не будет лишним, тем не менее в данном случае можно выразить благодарность не в отдельном послании, а в ближайшем письме делового характера .

Если повод, по которому вас пригласили, был неофициальным, ваша записка с выражением признательности должна быть послана на имя того, кто вас пригласил, и его супруги по их домашнему адресу. Такие записки обычно пишут от руки на чистом листе бумаги или на личном именном бланке.

Записки с выражением признательности за приглашение на деловые встречи бывают нескольких видов. Коль скоро ваша организация устроила обед в честь какого-то юбилея вашей работы там, вам следует написать от руки на личном именном бланке одну записку с выражением благодарности вашему непосредственному начальнику, а вторую - руководителю организации, если он или она присутствовали на обеде.

Если же вы были приглашены на ленч клиентом, с которым постоянно работаете, посылать отдельную записку нет необходимости. Вместо этого поблагодарите его за ленч в очередном письме. В том случае, когда в ходе ленча, на который вас пригласили, вы впервые встретились с партнером или встречи с ним проходят достаточно редко, будет нелишним послать ему короткую записку.

Подарки хозяину или хозяйке делают только в том случае, если вас приглашают на обед домой . На деловых ленчах или обедах подарки дарить не принято. Единых правил в отношении того, какие именно подарки следует дарить хозяевам, если вас пригласили зайти на коктейль, нет.

Иногда вполне можно вообще обойтись без подарка или подарить супруге хозяина бутылку вина, ликера или небольшой сувенир.

Если вы недавно переехали в какой-то город или район, лучше спросить кого-нибудь о местных обычаях, чтобы не стать единственным гостем, который придет с подарком. Однако будет гораздо хуже, если вы станете единственным, кто подарка не принесет.

Из книги Основы управления проектами автора Пресняков Василий Федорович

Управление документами и деловыми процессами В проектах большое значение имеет не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между

Из книги Эра Facebook. Как использовать возможности социальных сетей для развития вашего бизнеса автора Ших Клара

Управление деловыми процессами Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).

Из книги Практическая психология для менеджера автора Альтшуллер А А

Неофициальные сообщества Наконец, вы можете рассмотреть вопрос создания неофициального сообщества в социальных сетях: например, групп в Facebook, MySpace или Hi5. Неофициальные сообщества хороши для поддержки партизанских усилий, когда вы хотите оставаться инкогнито или

Из книги Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов автора Иванова Кира Алексеевна

Встречи и приемы ПредставленияВо время встречи в деловом мире обычным порядком является: представление, рукопожатие и обмен визитками. Главное старайтесь представляться и представлять других. Лучше ошибиться, чем проигнорировать человека. Младший по рангу

Из книги Управление проектами для "чайников" автора Портни Стэнли И.

Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами Уважаемые господа! Позвольте представить вашему вниманию Информационный центр «МЕНТОР» – региональный центр Общероссийской сети распространения правовой информационной

Из книги Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях автора Белоусова Татьяна

Встречи с руководством Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц назад, но в организации, вероятно, много и других дел.Комиссии по проверке хода выполнения

Из книги Что не убило компанию LEGO, а сделало ее сильнее. Кирпичик за кирпичиком автора Брин Билл

Из книги Управленческая элита. Как мы ее отбираем и готовим автора Тарасов Владимир Константинович

Из книги Маркетинг как стратегия. Роль генерального директора в интенсивном развитии компании и внедрении инноваций автора Кумар Нирмалия

4.2 Различие между деловыми играми и тренингами Мы проводим различие между деловыми играми и тренингами по следующим основаниям: деловая игра – это организованная извне и ограниченная правилами совместная практическая деятельность людей, направленная на достижение

Из книги Продажи без проблем. Идущий напролом автора Потапов Андрей

Будьте добросовестны в отношениях с партнерами Для развития доверия более сильная сторона должна добросовестно вести дела с партнером, который недостаточно крепок. Добросовестность подразумевает справедливость как в распределении полученных результатов,

Из книги Продвижение бизнеса в ВКонтакте [Новые практики и технологии] автора Румянцев Дмитрий

Работа с поставщиками и партнерами Обратите внимание на потенциальных партнеров. Начните работать с одним из них – самым перспективным.Ищите партнеров из другой ниши. Например, вы производите валенки, а кто-то калоши. Вы можете своим клиентам предлагать приобрести

Из книги Преимущество сетей [Как извлечь максимальную пользу из альянсов и партнерских отношений] автора Шипилов Андрей

Оформление встречи Встречу обязательно надо правильно оформить. Существует свод базовых правил, который я рекомендую использовать.1. Аватарка должна быть максимальной по размеру, с указанием даты, времени и места проведения события, если мероприятие проходит

Из книги автора

Описание встречи Именно на основе описания встречи люди принимают решение – идти на событие или нет. Причем описание развлекательного события и обучающего существенно различается. В первом случае упор лучше делать на эмоции, во втором – давить на рациональность,