Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки. Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки
Где должны храниться трудовые книжки работников , устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.
Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.
В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.
Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25-50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Где и как хранить трудовые книжки
В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.
В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.
В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.
Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).
Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.
Действия работодателя при утере трудовой книжки
Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:
- Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
- Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).
Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.
Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей .
Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:
- на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
- на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.
В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:
- Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
- Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
- Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.
Итоги
Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.
Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.
Где отражают учет трудовых книжек
Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.
Что с печатью?
Федеральным законом от 06.04.15 г. № 82-ФЗ для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, отменена обязанность иметь печати, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации.В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».
В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:
- на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
- при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.
Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.
Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:
- если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
- в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.
Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.
Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.
Бухгалтерский учет
Полученные от работников денежные средства учитываются как доходы от реализации прочего имущества на счете 91, субсчет 1 «Прочие доходы», в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если деньги внесены в кассу) или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при наличии заявления работника на удержание из зарплаты):Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;
Д-т 73 (70), К-т 91-1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;
Д-т 91-2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.
Что будет за нарушение правил?
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:
- на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на ИП — от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Труд.кн. являются документом строгой отчетности и по-этому должны храниться в несгораемом сейфе, если такой возможности нет, то в шкафу, который запирается на ключ. Труд.кн., вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в каждой организации. Учет заполненных труд.кн. и вкладышей в них ведется в книге учета движения труд.кн. и вкладышей в них, а учет бланков этих документов ведется в приходно-расходной книге. Книги учета труд.кн. нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.
Журнал учета трудовых книжек ведется сотрудником отдела кадров. Приходно-расходная книга ведется бухгалтером.
Труд.кн. хранятся у работодателя и выдаются на руки работнику только при увольнение. За их получение работник расписывается в книге учета движения труд.кн. и в личной карточке. Если труд.кн. по каким то причинам не забирается при увольнение, то она хранится в отделе кадров 2 года., затем передается в архив и хранится там 50 лет, потом уничтожается.
41. Документооборот в кадровой службе.
Основы документооборота закладываются в положениях об отделах, более подробно схема документооборота должна быть прописана в инструкции по делопроизводству в организации.
Виды кадровых документов:
Организационные (штатное расписание, коллективный договор, положения и инструкции, правила);
Распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения, документы по личному составу);
Информационно справочные (указания вышестоящих организаций, отчеты, акты, служебные записки, ответы на входящие запросы, доклады, объяснительные и т.д.).
Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.
Документы, обязательные для каждой организации: штатное расписание, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (положение о защите персональных данных).
Документы необходимые для организации кадрового делопроизводства: номенклатура дел, инструкция по ведению делопроизводства, график документооборота в кадровой службе, книги и журналы учета (книга учета персонала, книга учета перевода персонала, книга учета труд.кн. и вкладышей к ней, книга учета входящих документов, книга учета исходящих документов, книга регистрации актов, журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов, журнал учета больничных листов, книга учета личных дел и т.д.)
Первичные учетные документы: Личная карточка, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, расчетно-платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет.
Личные документы: трудовая книжка, документы личного дела(личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, характеристика, рекомендательное письмо, результаты аттестации, копии документов об образование.
42. Порядок работы с входящими кадровыми документами: способы по-лучения, первичная обработка, регистрация поступления, распределение доку-ментов.
Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение.
Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.
Порядок работы с документами, поступающими на предприятие, включает следующие основные этапы:
1) прием (доставку) корреспонденции;
2) первичную обработку;
3) предварительное рассмотрение;
4) регистрацию;
5) рассмотрение руководством предприятия;
6) передачу исполнителям;
7) исполнение документа;
8) возврат на постоянное хранение.
При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.
Существует два вида регистрации документов: централизованная и децентрализованная.
При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.
При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.
На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.
43. Порядок работы с исходящими кадровыми документами .
Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Основные этапы обработки исходящих документов включают:
Составление текста проекта исходящего документа;
Согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
Подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
Регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
Отправку документа адресату;
Подшивку копии исходящего документа в дело.
Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.
Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
При необходимости произвести оформление трудовой книжки сотруднику с него нужно взять плату за бланк (п. 47 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела лСведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк.
Можно ли вычитать деньги за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника?
Нет, нельзя. Удерживать деньги из зарплаты можно только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.
Бланки трудовых книжек оформляются сотрудникам бесплатно, если:
- произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
- бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении (п. 48 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется АКТОМ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ по форме 0504816, которая утверждена Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н лОбутверждении инструкции по бюджетному учету».
Можно ли не брать с сотрудника плату за бланк трудовой книжки?
Можно, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя фирмы. Но помните, что при этом расходы на приобретение трудовой книжки не будут входить в состав налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НКРФ).
Заполнение трудовой книжки
Не оформляйте трудовые книжки на бланках, которые принесли сами сотрудники. Бланки фирма должна закупать только у официальных распространителей, ведь приобретенный в розницу бланк может оказаться подделкой.
На распространение трудовых книжек уполномочены ООО лСпецБланк», ГУП лГлавснаб Правительства Москвы», ЗАО лРазносбыт». Для получения бланков трудовых книжек необходимо оформить на фирменном бланке своей фирмы письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить запрос по факсу.
Заранее позаботьтесь о приобретении бланков трудовых книжек и всегда имейте некоторый запас документов. Это необходимо для того, чтобы избежать проблем во время возможных проверок (например, чтобы иметь возможность быстро оформить трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые).
Мы приняли на работу сотрудника, который сам принес бланк трудовой книжки. Он даже частично заполнил его своей рукой - написал на титульном листе фамилию, имя, отчество, образование. Можно ли продолжить оформление этой трудовой книжки?
Сотрудники вообще не имеют права самостоятельно приобретать трудовые книжки и заполнять их, поэтому не следует принимать и вести такую книжку. Трудовые книжки оформляет кадровая служба фирмы, а их бланки должны закупаться централизованно и учитываться в приходно-расходной книге. Этим подтверждается официальность оформления трудовой книжки. Помните, что ответственность за оформление книжки будете нести вы. Лучше всего вернуть сотруднику этот бланк и завести ему трудовую книжку на бланке, который приобрела ваша фирма.
Учет трудовых книжек
Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Каждая фирма обязана вести ПРИХОДНО-РАСХОДНУЮ книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 лОб утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложения № 2 и № 3).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. В книге учитывают бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ сотрудника. Записи в нее вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.
Кадровая служба фирмы ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.
Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 лВедение трудовых книжек »).
Как заверять книги учета трудовых книжек, если в фирме нет сургучной печати?
В этом случае книги можно опломбировать. Пломбу изготовить просто. Выведите концы суровой нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки, поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки и поставьте на нее обычную круглую печать фирмы или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. И не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись с указанием должности, фамилии и инициалов и дату.
Отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить штраф.
- должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей;
- фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей.
Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Если сотруднику необходимо временно выдать трудовую книжку на руки, как правильно это оформить?
Выдавать трудовую книжку на руки нельзя, это не предусмотрено действующим законодательством. На наш взгляд, это не только незаконно, но и опасно, ведь сотрудник может и не вернуть трудовую книжку. Рекомендуем вам выдавать сотруднику копию либо выписку из трудовой книжки, а не саму трудовую книжку.
В соответствии с пунктом 7 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Как хранить трудовые книжки
Трудовые книжки следует хранить в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию ОТЧЕТ О НАЛИЧИИ БЛАНКОВ и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера (п. 42 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ В кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве фирмы в ТЕЧЕНИЕ 50 ЛЕТ, а затем уничтожаются (п. 43 лПравил учета и хранения трудовых книжек»).
Кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек?
Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформляется приказом руководителя фирмы в свободной текстовой форме. Как правило, эти обязанности возлагаются на сотрудника кадровой службы, иногда на секретаря или бухгалтера.
При смене сотрудников кадровой службы
передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. Укажите в акте
не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав
(фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя
подписями - с одной стороны указать должность и фамилию принявшего
документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия
некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их
отсутствия.
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)
| Наименование программы | Описание программы | Объём программы
| Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;
| 26 Мб | |
Правила хранения трудовых книжек обозначены и зафиксированы в РФ правительственными правовыми актами. Законодательство производственных отношений содержит ряд статей, поясняющих нормы и нюансы сохранения документации граждан работающих на предприятии.
Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета:
- приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей;
- учет движения книжек.
Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ.
В книге №1 фиксируют информацию, связанную со всеми действиями по приходу и расходу бланков и вкладышей документации сотрудников. Указывают серийный номер каждого объекта операции.
В книге №2 отображена информация по документам каждого сотрудника работающего более 5 дней на предприятии. Указаны номера и серии бланков и .
Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.
В случае разрыва отношений с предприятием, сотрудник получает свой документ . Факт выдачи и получения документа подтверждает роспись сотрудника в личной карточке и в книге №2.
Обе книги подлежат обязательной нумерации и прошнуровке. Руководитель заверяет подписью журналы учета, опломбирует их или скрепляет сургучной печатью. Книжки и сопутствующие бланки – документы строгой отчетности, соответственно, где и как их хранить, обозначено установленными нормативами.
Сроки хранения документов учета производственного стажа
Работник, на котором лежит ответственность за заполнение и ведение документации при заключении рабочих отношений, может получить бланк по предварительной заявке. Также ежемесячно сотрудник кадрового отдела предоставляет бухгалтерии предприятия сводную информацию о количестве трудовых книжек. Если произошла умышленная или непреднамеренная порча, их обязаны ликвидировать после составления специального акта.
Срок хранения трудовых книжек и их копий обозначен Правилами. Невостребованные гражданами документы при разрыве рабочих отношений охраняться в отделе кадров в течение двух лет. По прошествии этого периода документация передается в архив организации на хранение в течение последующих 50 лет. В дальнейшем бланки будут уничтожены с соблюдением обязательных норм и правил.
В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.
Хранение трудовых книжек на предприятии - ответственность
Обязательства за точное и верное выполнение и соблюдение нормативов по регистрации, заполнению, сохранению, выдаче документации учета производственной деятельности сотрудников лежит на работодателе или уполномоченном (соответствующим приказом руководителя) лице.
За нарушения законодательных нормативов установлена ответственность административного характера .
Ежемесячно ответственный сотрудник составляет в произвольной форме отчет для руководителя, в котором отображена информация о количестве и движении трудовых книжек. В небольших организациях уполномоченным лицом может выступать любой сотрудник, который будет назначен ответственным приказом руководителя.
Любое действие, производимое с трудовыми книжками должно сопровождаться актами, подписанными обеими сторонами трудового соглашения.