Contabilitatea documentelor primare. Documente contabile primare

Acest material vă va oferi o idee despre:
utilizatorii de informații contabile;
funcțiile întreprinderii în organizarea contabilității;
documentele contabile primare, tipurile și detaliile obligatorii ale acestora;
fluxul documentelor;
registre contabile și tipurile acestora;
conturile contabile și structura acestora;
planul de conturi simplificat pentru o întreprindere mică;
diverse forme de organizare contabilă.

1. Documente în contabilitate

În conformitate cu articolul 9 din Legea „Cu privire la contabilitate”, toate tranzacțiile comerciale efectuate de o organizație trebuie să fie documentate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se face contabilitatea.

Documente contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație contabilă primară, iar documentele a căror formă nu este prevăzută în aceste albume trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

• Titlul documentului;
• data întocmirii documentului;
• numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• conținutul unei tranzacții comerciale;
• măsurarea tranzacțiilor comerciale în termeni fizici și monetari;
• denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu executarea tranzacției comerciale și corectitudinea executării acesteia;
• semnăturile personale ale acestor persoane.

Un document primar este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale (plata bunurilor, emiterea de numerar în cont etc.).

În cursul activităților sale, o întreprindere poate utiliza forme dezvoltate independent de documente primare, ținând cont de cerințele stabilite pentru documentele primare. Formularele unor astfel de documente se aprobă prin ordinul privind politica contabilă a întreprinderii.

Toate documentele primare pot fi împărțite în următoarele grupuri:

1. organizatoric si administrativ;
2. exculpator;
3. documente contabile.

Documente organizatorice si administrative– acestea sunt ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, împuterniciri etc. Aceste documente permit efectuarea anumitor tranzacții comerciale.

Documente justificative- acestea includ facturile, cerințele, comenzi de primire, certificate de acceptare etc. Aceste documente reflectă faptul unei tranzacții comerciale și informațiile conținute în ele sunt înscrise în registrele contabile.

Unele documente sunt atât permisive, cât și exculpatorii. Acestea includ, de exemplu, consumabile comandă în numerar, salarizare etc.

Documente contabile completate de un contabil. Printre acestea se numără diverse rapoarte și certificate. Informațiile cuprinse în acestea sunt trecute și în registrele contabile.

Registre contabile- Sunt fișe special adaptate pentru înregistrarea și gruparea datelor contabile. De aspect registrele contabile sunt:

• cărți (case de marcat, principal);
• carduri (contabilitatea mijloacelor fixe, contabilitatea materialelor);
• reviste (coli libere sau căptușite).

În funcție de tipurile de înregistrări efectuate, registrele se împart în:

• cronologic (jurnal de înregistrare);
• sistematic (registrul general de conturi);
• combinate (comenzi jurnal).

După nivelul de detaliere al informațiilor conținute în registrele contabile, acestea sunt:

• sintetice (registrul general de conturi);
• analitice (carduri);
• combinate (reviste de comandă).

Documentele primare primite de departamentul de contabilitate (contabil) trebuie verificate:

• după formă (completitudinea și corectitudinea documentului, completarea detaliilor);
• aritmetic (numărarea sumelor);
• din punct de vedere al conținutului (conectarea indicatorilor individuali, absența contradicțiilor interne).

Pentru management corect contabilitatea primară este elaborată și aprobată programul fluxului documentelor, care determină ordinea și momentul deplasării documentelor primare în cadrul întreprinderii și primirea acestora de către departamentul de contabilitate. Programul de mișcare a documentelor contabile primare poate avea urmatoarea forma:

Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă prin mijloace care să asigure siguranța acestor înregistrări pe perioada de timp stabilită pentru păstrarea lor în arhivă.

După acceptare, informațiile din documentul primar sunt transferate în registrele contabile și se face o marcă pe documentul în sine pentru a exclude posibilitatea utilizării duble a acestuia (de exemplu, este indicată data intrării în registrul contabil).

Documentele contabile primare și consolidate pot fi întocmite pe suport de hârtie și computer. În acest din urmă caz, organizația este obligată să elaboreze, pe cheltuiala proprie, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la tranzacțiile comerciale, precum și la solicitarea autorităților care exercită controlul în condițiile legii. Federația Rusă, instanțele și procurorii.

Organizațiile sunt obligate să stocheze documentele contabile primare, registrele contabile și situațiile financiareîn termenul stabilit în conformitate cu regulile de organizare a afacerilor arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani.

Documentele pentru arhivare sunt selectate în ordine cronologica, completat, legat și depus în dosare. Depunerea documentelor la arhivă este însoțită de un certificat.

Un cont este o modalitate de grupare și reflectare a schimbărilor în fonduri (proprietate), sursele acestora și obligațiile unei întreprinderi.

Tranzacțiile în conturi sunt reflectate într-o măsură monetară, adică toate proprietățile, sursele sale și obligațiile (datoriile) întreprinderii sunt evaluate, iar valoarea acesteia este înregistrată în conturi.

Fondurile unei companii pot fie să crească, fie să scadă. Pentru a contabiliza separat creșterile și scăderile fondurilor, contul este împărțit în două părți. Partea stângă a contului este apelată debit, iar partea dreaptă a contului este apelată împrumut.

Grafic, contul este de obicei prezentat sub forma unui tabel format din două coloane:

În funcție de ceea ce se reflectă în conturi, acestea pot fi:

1. activ;
2. pasiv;
3. activ pasiv.

Pe conturi active se reflectă contabilitatea fondurilor întreprinderii și mișcarea acestora (de exemplu, mijloace fixe, stocuri, produse finite, numerar, decontări etc.).

Un cont activ crește prin debit, adică tranzacțiile care îl cresc sunt reflectate în partea stângă (debit) a contului.

Soldul contului activ - soldul la sfarsitul si inceputul perioadei - se inregistreaza si el ca debit.

Structura contului activ:

Pe conturi pasive se reflectă sursele de fonduri ale întreprinderii (de exemplu, capitalul autorizat sau capitalul autorizat, profit) și pasivele întreprinderii (de exemplu, împrumut bancar, salarii neplătite etc.).

Un cont pasiv crește cu credit, adică tranzacțiile care îl cresc sunt reflectate în partea dreaptă (credit) a contului.

Soldul contului pasiv - soldul la sfarsitul si inceputul perioadei - se inregistreaza si el credit.

Structura contului pasiv:

Pe conturi activ-pasive soldul poate fi fie credit, fie debit.

Planul de conturi este aprobat de Ministerul Finanțelor.

3. Formulare contabile

Formele contabile diferă prin numărul de registre utilizate, scopul, aspectul și conținutul acestora.

Există următoarele trei forme principale de contabilitate:

• mandat memorial;
• jurnal-ordine.

Cea mai simplă formă este „”, deoarece orice operațiune asupra unui document primar (sau a unui grup de operațiuni similare) este înregistrată în cartea „Jurnal-Principal”, care combină jurnalul de înregistrare a tranzacțiilor comerciale (înregistrarea cronologică) și conturile sintetice (sistematice). record). Cartea Jurnalului principal arată astfel:

În această carte se înregistrează mai întâi soldurile conturilor la începutul perioadei de raportare, apoi se înregistrează toate tranzacțiile pe documente, după care se determină cifra de afaceri pentru perioada de raportare (se verifică corectitudinea înregistrării: valoarea cifrei de afaceri pentru perioada de raportare). perioada de raportare trebuie să fie egală cu suma cifrei de afaceri debitoare a tuturor conturilor și suma cifrei de afaceri a tuturor conturilor) și se identifică soldurile conturilor la sfârșitul perioadei de raportare. Pe baza soldurilor contului se întocmește soldul final.

Acest formular este utilizat în întreprinderile cu un număr mic de angajați și cu un număr mic de operațiuni. Cartea poate fi ținută de un singur contabil.

Schema de contabilitate „jurnal-principal” arată astfel:

Formular de comandă memorială de înregistrare se bazează pe menținerea separată a înregistrărilor cronologice și sistematice. Înregistrarea înregistrărilor contabile se realizează cu documente speciale - ordine memoriale, care se întocmesc pe baza documentelor primare. Ordinele memoriale sunt înregistrate într-un jurnal special (înregistrare cronologică) și pe baza lor, intrări în cont contabil(înregistrare sistematică).

Forma conturilor din cartea mare este construită cu o defalcare a debitelor și creditelor pentru fiecare cont corespunzător și arată astfel:

Registrul general în acest formular se mai numește și listă de verificare.

Conturile din cartea mare iau în considerare doar cifra de afaceri curentă pentru perioada de raportare. Prin urmare, conform datelor conturilor contabile, se întocmește o fișă de rulaj pentru conturile contabile sintetice (în același timp, se verifică completitatea și corectitudinea înregistrării tranzacțiilor comerciale; totalul cifrei de afaceri în debit și credit al conturile se verifică cu totalul în jurnalul de înregistrare). De asemenea, stabilește soldurile conturilor la sfârșitul perioadei de raportare, pentru care se întocmește un nou sold.

Față de jurnalul principal, formularul de comandă memorială nu limitează numărul de tranzacții luate în considerare, precizează modificările fondurilor în conturi și extinde posibilitățile de divizare a muncii între lucrătorii contabili și automatizarea contabilității.

Schema acestui formular contabil este următoarea:

Totuși, în această formă de contabilitate, aceleași înregistrări sunt repetate de multe ori în registre contabile diferite, ceea ce crește volumul de muncă. Există o versiune simplificată a acestui formular pentru întreprinderile mici - folosind situații contabile: mijloace fixe, amortizare acumulată (uzură); inventareleȘi produse terminate; costurile productiei; Baniși fonduri; decontari si alte tranzactii; decontari cu furnizorii; salariile.

Extrasul este un cont contabil care reflectă soldul inițial, cifra de afaceri aferentă perioadei de raportare prin debit și credit pe baza documentelor defalcate pe conturi corespunzătoare și soldul la sfârșitul perioadei de raportare. De exemplu, forma unui extras al casei de marcat arată astfel:

Datele din declarații sunt rezumate într-o fișă de șah, pe baza căreia se întocmește fișa cifrei de afaceri. Pe baza datelor din bilanțul cifrei de afaceri se întocmește un bilanţ.

Forma simplificată de contabilitate este următoarea:

La jurnal-comanda formă de contabilitate Pe baza documentelor primare, se întocmesc declarații cumulate și tabele de dezvoltare. În acest caz, tranzacțiile omogene aferente unui anumit cont se înregistrează în jurnalele în ordine cronologică în funcție de conturile corespunzătoare. La sfârșitul lunii, fiecare jurnal calculează cifra de afaceri totală a conturilor corespunzătoare. Aceste rezultate reprezintă înregistrări contabile(ordine de memorie) să fie înregistrate în conturile contabile.

Jurnalele cumulate se numesc jurnale de ordine. Jurnalele de comenzi sunt construite pe bază de credit, de ex. evidențele tranzacțiilor se fac pe creditul unui anumit cont în corespondență cu debitarea diferitelor conturi.

Ordinea jurnalului arată astfel:

Totalurile cifrei de afaceri pentru luna din jurnalele de comenzi se transferă în conturile contabile, care au următoarea formă:

Cifra de afaceri a creditelor este transferată în contul registrului general într-o sumă totală pe lună, deoarece este conținută în formă extinsă în jurnalul de comenzi. Cifra de afaceri debitoare în contul registrului general este luată în considerare în corespondență cu alte conturi. În contul registrului general, cifra de afaceri debită este colectată pe măsură ce datele sunt înregistrate din diferite jurnale de comenzi. La finalizarea inregistrarii cifrei de afaceri din jurnalele de comenzi in conturile contabile se calculeaza totalurile pentru debitul fiecarui cont, se determina soldul la sfarsitul lunii si se intocmeste un bilant.

Forma jurnalului-comanda de contabilitate poate fi prezentată sub următoarea formă:

În timpul activității sale, orice entitate comercială (antreprenor individual sau SRL) dobândește un număr mare de documente: înregistrare, contabilitate, raportare, personal, permise, documente justificative și de confirmare. Și deși este secolul 21, iar managementul documentelor electronice a fost mult timp integrat în practica de afaceri, documentele în format hârtie sunt încă o valoare de neînlocuit. Perioada de valabilitate a unora dintre ele este de 75 de ani, după cum se spune, manuscrisele nu ard.

Bineînțeles, nu ne preocupă valoarea istorică a documentelor organizației, ci faptul că lipsa actelor necesare, în special pentru contabilitate și personal, poate crea dificultăți la trecerea inspecțiilor și poate duce la sancțiuni financiare, cu alte cuvinte , amenzi. Pentru a evita pierderile financiare, vă sfătuim să verificați din când în când setul complet de articole. documente necesare sau încredințați acest control unor specialiști:

Obligația de a colecta și stoca documentele unei organizații este stabilită prin Legea nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004 „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”. Potrivit acesteia, organizațiile și antreprenorii individuali sunt obligați să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor de personal. Lista documentelor de arhivă este dată în Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558, este format din 12 secțiuni și conține 1003 puncte.

Nu toate sunt legate de activitatea antreprenorială, așa că vă sugerăm să vă verificați bagajul documentar cu asta minimul necesar, pe care trebuie să le aibă organizațiile și antreprenorii individuali.

Documentele de înregistrare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali

Să începem cu documentele din care, de fapt, începe viața entitate legală sau dobândirea de către o persoană a statutului de antreprenor individual. Lista documentelor de înregistrare pentru o organizație este considerabil mai mare decât pentru un antreprenor individual:

1. . Astăzi acesta este singurul. Dacă s-au făcut modificări la statut, este recomandabil să păstrați edițiile sale anterioare cu mențiunea „invalid din cauza adoptării unei noi ediții a charterului cu data de ___”.
2. sau despre crearea unui SRL. Totul este clar aici - acest document este o expresie a voinței fondatorilor de a crea o persoană juridică.
3. . Lista trebuie să conțină informații actuale despre fiecare participant (detalii pașaport individual sau datele organizației), mărimea și valoarea cotei fiecărui participant, informații despre plata acestuia. Dacă există acțiuni deținute de compania însăși, atunci sunt indicate și informații despre acestea.
4. Certificat de înregistrare de stat persoană juridică sau întreprinzător individual.
5. Certificat de înregistrare la organul fiscal (pentru antreprenori individuali și SRL).
6. Fișa de înscriere în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (pentru SRL) sau în Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali (pentru antreprenorii individuali). Din iulie 2013, confirmarea înregistrării de stat este foaia de înscriere în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (sau în Registrul unificat de stat al antreprenorilor individuali). Anterior, acest document era numit Certificat de intrare. În ceea ce privește extrasele din Registrul Unificat de Stat al Entităților Juridice (USRIP), nu este nevoie să le stocați. De obicei o bancă, un notar, contrapărți etc. Ei solicită un extract care nu are mai mult de o lună, așa că, dacă este necesar, trebuie să îl obțineți din nou de fiecare dată.
7. Scrisoare cu informații despre codurile statistice (pentru antreprenori individuali și SRL-uri). Puteți obține aceste informații fără a contacta personal autoritățile de statistică, ci printr-un formular de pe site-ul oficial al Rosstat. Puteți găsi codurile dvs. de statistici. Doar imprimați o pagină de pe site cu codurile dvs. Băncile acceptă și ele un astfel de document, dar dacă doriți, puteți și primi document oficial cu sigiliul organismelor regionale de statistică.

Documente ale organizației care confirmă adresa sa legală

La deschiderea unui cont bancar, banca va solicita organizației client „informații despre prezența sau absența la locația sa a unei persoane juridice și a organului său de conducere permanent”. Confirmarea organizației poate fi următoarele documente (opțional):

• Certificat de proprietate asupra sediului în care se află SRL (dacă proprietarul este fondatorul);
• Contractul de închiriere și certificatul de recepție și transfer al spațiului, precum și o copie a certificatului de proprietate asupra imobilului, certificată de locator;
• Consimțământul proprietarului de a înregistra un SRL la adresa de domiciliu și o copie a certificatului de proprietate a sediului.

Se solicită și astfel de documente autoritățile fiscale(în timpul înregistrării inițiale a unui SRL și a modificărilor ulterioare în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice) și autoritățile de licențiere. Pentru antreprenorii individuali, nu există documente speciale care să confirme adresa acestuia. Este suficientă o copie a înregistrării în pașaport.

Documente de autorizare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali pentru anumite tipuri de activități

Aceasta se referă la acele tipuri de activități care necesită documente suplimentare de la serviciile guvernamentale:

• Licente pentru ;
• (pentru firme de constructii);
• Confirmarea că ați depus o notificare de începere a activității (în cazurile prevăzute la art. 8 din Legea nr. 294-FZ din 26 decembrie 2008);
• Autorizații de la SES și Serviciul de Pompieri de Stat (pentru magazine, unități de alimentație publică și hoteluri);
• Certificate eliberate pentru produsele sau serviciile dvs. etc.

Documente contabile și de raportare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali

Contabilitatea și raportarea pot fi contabile și fiscale. Puteți afla cum diferă unul de celălalt. Aici ne vom limita la faptul că contabilitatea este obligatorie doar pentru organizații, iar contabilitatea fiscală este efectuată de toți contribuabilii (inclusiv SRL-urile și antreprenorii individuali). Pe baza acestui fapt, lista de documente a organizației este mult mai semnificativă decât cea a unui antreprenor individual, datorită situațiilor financiare.

La documentele contabile ale organizației include:

• Registre contabile (registru general, jurnale de ordine, ordine memoriale, jurnal de tranzacții de cont, extrase de afaceri și situații cumulate, registre de contabilitate, liste de inventar etc.);
• Situațiile financiare ( bilanţuri, situații de profit și pierdere, note explicative);
• Planul de conturi de lucru;
• Politica contabila;
• Corespondenta pe probleme de contabilitate.

Documente legate de contabilitatea fiscală(care este condus atât de organizații, cât și de antreprenori individuali) includ:

• Declaratiilor fiscale;
• Cărți de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor;
• Facturi;
• Cărți de cumpărare și cărți de vânzare;
• Documente care confirmă pierderea fiscală, a căror valoare a fost reportată în perioadele viitoare;
• Acte de reconciliere cu Serviciul Fiscal Federal și certificate de situație a decontărilor cu bugetul.

DOCUMENTAȚIE	VIATA DE DEPOZITARE
Documente de înregistrare	în mod constant
Licente si certificate de conformitate	în mod constant
Situații financiare anuale	în mod constant
Raportare contabilă trimestrială
Rapoarte contabile lunare
Registre contabile, plan de conturi de lucru, politici contabile, corespondență pe probleme contabile
Documente contabile primare, cărți și jurnale
Date contabile și contabile fiscale pentru calcularea și plata impozitelor, documente care confirmă veniturile și cheltuielile, precum și plata (reținerea la sursă) a impozitelor
Declaratiilor fiscale
KUDiR pentru sistemul fiscal simplificat	în mod constant
Anual fișe de salariuîn FSS	în mod constant
Fișe de salariu trimestriale în Fondul de asigurări sociale
Declaratii si calcule pentru contributiile de asigurare pentru asigurarea de pensii
Acorduri și documente aferente acestora (cu excepția leasingului și garanțiilor)
Documente legate de CCP
Documente de securitate a muncii
Contracte de munca
Dosarele personale ale conducătorilor organizației	în mod constant
Dosarele personale ale angajatilor
Cartele personale ale angajaților
Acte ale persoanelor neangajate (formulare, cereri, CV)
Documentele personale originale ale angajatilor ( cărți de muncă, diplome, certificate)	la cerere și nerevendicat - 75 de ani
Cărți, reviste, fișe de evidență a personalului

Unde să păstrați documentele organizației și ale antreprenorilor individuali?

Dacă există puține documente, atunci cea mai ușoară cale este să vă creați propria arhivă - depozitați-le într-un seif (dulap ignifug) sau alocați o cameră separată pentru arhivă. Legea nu prevede cerințe specifice pentru proiectarea arhivei, principalul lucru este ca aceasta să își îndeplinească funcția de colectare și stocare a documentelor.

Documentele din ultimii trei ani, precum și cele care sunt solicitate constant în muncă (cel mai adesea, înregistrare) constituie așa-numita arhivă operațională, deci pe depozitare pe termen lung nu sunt amanetați. Documentele păstrate timp de cel mult cinci ani, la expirarea perioadei de păstrare, trebuie distruse prin ardere sau tăiere într-un tocator.

Alte documente cu termen de valabilitate mai mare de cinci ani trebuie depuse. Pentru a face acest lucru, ele sunt depuse în volume cu cel mult 250 de coli într-un singur volum. Fiecare filă a volumului este numerotată și se întocmește un inventar intern și copertă. Documentele pot fi, de asemenea, transferate spre păstrare către organizații specializate de arhivă, dar acest lucru are sens dacă există un număr mare de ele.

Responsabilitatea pentru siguranța documentelor organizației și antreprenorilor individuali

Este necesar să stocați documentele de mai sus, în primul rând, în interesul omului de afaceri însuși, deoarece absența lor face foarte dificil (sau chiar imposibil) activitate antreprenorială. Însă și sancțiunile, sub formă de amenzi, sunt prevăzute de lege.

Deci, pentru lipsa documentelor primare pentru unul perioada impozabilă O amendă de 10 mii de ruble este aplicată funcționarilor, iar dacă aceasta duce la o subestimare a bazei de impozitare, atunci amenda va fi de cel puțin 40 de mii de ruble.

Ce să faci dacă se pierd documentele? Documentele de înregistrare pierdute (certificatele de înregistrare de stat și de înregistrare fiscală) sau Carta poate fi restaurată contactând oficiu fiscal cu o cerere de eliberare a unui duplicat certificat sau a unei copii a Cartei.

În cazul în care documentele contabile sau de personal ale unei organizații sau ale unui antreprenor individual se pierd, ar trebui creată o comisie care să investigheze motivele. Faptul de furt de documente trebuie confirmat printr-un certificat de politie; dezastre naturale- adeverință de la Ministerul Situațiilor de Urgență; inundații - un certificat de la Oficiul pentru Locuințe etc.

În continuare, documentele a căror perioadă de stocare nu a expirat vor trebui restaurate. Pentru documentele legate de calcularea și plata impozitelor, trebuie să contactați fiscul, iar pentru plata contribuțiilor, respectiv, la fonduri. Puteți obține copii ale extraselor de cont și copii ale documentelor de plată de la bancă. Puteți contacta contrapărțile dumneavoastră cu o solicitare de a trimite copii ale contractelor, actelor, bonurilor de livrare și facturilor.

Documentația primară servește ca bază pentru efectuarea înregistrărilor contabile în registrele contabile. Aceste formulare sunt concepute pentru a consemna pe hârtie autenticitatea faptului unei tranzacții comerciale care a avut ca rezultat o schimbare a situației economice a întreprinderii. Înregistrarea înregistrării primare este reglementată de lege. Fiecare șablon trebuie să respecte cerințele Legii din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Forme și tipuri de documentație primară

Formele documentelor primare utilizate de entitățile comerciale pot fi unificate și dezvoltate independent de către părțile la tranzacție. Lista formularelor tip care sunt obligatorii pentru utilizare în situații specifice este aprobată prin lege. În astfel de mostre, organizațiile nu au dreptul de a schimba în mod independent structura sau conținutul. Documentele neunificate pot fi create de o companie ținând cont de specificul activităților sale. Acestea sunt supuse aprobării prin actele locale ale companiei.

Clasificarea documentației primare presupune împărțirea în formulare pentru uz intern și extern. Documente interne descrieți tranzacțiile care afectează activitățile unei instituții - compania care a întocmit acest certificat. Cele externe sunt concepute pentru a înregistra tranzacțiile și rezultatele acestora între doi sau mai mulți participanți.

Formele interne sunt de obicei împărțite în următoarele grupuri:

1. Tip administrativ - folosit pentru a emite instrucțiuni și instrucțiuni către unitățile structurale și personalul.
2. Tipul executiv de șablon este utilizat pentru a afișa tranzacțiile care au fost finalizate în perioada curentă.
3. Documente pentru contabilitate – scopul lor este de a sistematiza întregul complex de evenimente și de a rezuma informațiile documentare primite ( exemplu strălucitor– registre contabile).

Registrele de contabilitate includ cărți și jurnale, carduri de contabilitate. Acest tip de documentație poate fi împărțit în subtipuri, care diferă prin modul în care sunt completate și întreținute:

• cronologic - toate operațiunile sunt afișate în strictă conformitate cu cronologia reală a evenimentelor;
• sistematic (exemplu - carte de casă);
• combinate;
• analitic;
• sintetice, implicând o defalcare a sumelor în conturi contabile generalizate.

Documentația primară poate lua forma unui acord între contrapărți, a unei facturi de plată, a unui bon de livrare, a actelor de acceptare și de livrare a sarcinilor finalizate. Documentele primare includ un set de formulare pentru decontările cu personalul. Această categorie include foile de pontaj și fișele de salariu.

NOTĂ! Valorificarea și cedarea activelor întreprinderii se formalizează cu ajutorul unui document primar. Această categorie de documente se caracterizează prin prezența formularelor standard. Anterior, acestea erau obligatorii pentru toate entitățile comerciale. Acum fiecare organizație decide singură dacă folosește formularele recomandate sau își dezvoltă propriile șabloane.

O atenție deosebită în practica contabilă este acordată casei de marcat primare. Este unificat. Modificarea setului de detalii sau a structurii șablonului poate duce la privarea chiar și a unei forme semnate de forță juridică. Acest grup include toate tipurile de documente care arată primirea banilor la casierie și dispunerea acestora. Acestea includ registrul de numerar, care rezumă întregul complex de tranzacții cu numerar.

Clasificarea întreprinderilor primare pe etape ale antreprenoriatului

Depinde de ce etapă acest moment afacerea este situată, anumite forme de primar documentatia contabila. De obicei, tranzacțiile, din punctul de vedere al furnizării documentelor, pot fi împărțite în trei etape.

1. Stabilirea condițiilor tranzacției. Partenerii negociază, dezvoltând un consens care să se potrivească ambelor părți. Banii și bunurile nu și-au schimbat încă mâinile, serviciile nu au fost încă furnizate, lucrările nu au fost finalizate, dar totul este pregătit pentru începerea interacțiunii. Rezultatul acestei etape va fi următoarele tipuri de primare:
   • acord (sunt posibile diverse forme);
   • o factură de plată.
2. Remunerația pentru tranzacție. Plata se poate face sub diferite forme. Acest punct important se înregistrează prin documentul primar care confirmă transferul de bani:
   • in cazul in care plata nu a fost efectuata in numerar, aceasta va fi confirmata printr-un extras de cont bancar, chitanta terminalului de plata etc.;
   • dacă banii au fost transferați „numerar”, confirmarea va fi o chitanță de numerar, un formular de raportare strict sau o chitanță pentru o comandă de primire în numerar.
3. Transfer de bunuri, prestare de servicii, prestare a muncii. Ea a efectuat plata, acum este timpul ca cealaltă parte să-și îndeplinească obligațiile. Următoarele documente primare vor indica că a făcut acest lucru cu bună-credință, iar prima parte nu are pretenții:
   • factura (daca bunurile au fost transferate);
   • bon de vânzare (poate fi eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau poate fi un singur document);
   • actul de servicii prestate (sau munca prestată).

Aceste documente trebuie furnizate organelor fiscale, deoarece confirmă cheltuielile efectuate de prima parte, care afectează direct baza de impozitare.

Controlul, pastrarea si organizarea contabilitatii documentelor primare

Contabilitatea documentației primare trebuie organizată astfel încât fiecare formular să treacă prin sistemul de înregistrare din cadrul întreprinderii. Acest lucru este necesar pentru a minimiza riscul de a pierde certificate și alte forme. Funcționarul sau altă persoană responsabilă păstrează jurnalele de documente. Toate formularele primite sunt procesate ca primite. Formularele de ieșire sunt cele care sunt create intern de întreprindere (indiferent dacă vor fi emise către terți sau rămân în cadrul întreprinderii).

Documentația primită trebuie să treacă prin mai multe etape de contabilitate și înregistrare:

1. Acceptare.
2. Prelucrare inițială.
3. Distribuția pe tipuri de forme și scopul acestora.
4. Înregistrarea în jurnalele contabile cu ștampilă aplicată pe document și atribuirea numărului de intrare la data acceptării.
5. Semnarea de către conducerea companiei (când directorul revizuiește corespondența primită, el pune rezoluții asupra acesteia).
6. Executarea documentului.

Pentru organizare sistem eficient fluxul documentelor și asigurând controlul siguranței formularelor, este necesară elaborarea și aprobarea unui grafic al fluxului documentelor cu un nomenclator de cazuri. Programul trebuie să dezvăluie etapele de execuție, înregistrarea documentelor, procedura de transfer pentru depozitare, indicând intervalul de timp și să enumere angajații responsabili pentru fiecare pas.

Documentația primară completată și înregistrată trebuie păstrată timp de cel puțin 5 ani. Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558 prevede o clasificare a formularelor cu referire la momentul depunerii acestora la arhivă:

• documentația administrativă trebuie să rămână disponibilă timp de 75 de ani (dacă comenzile și instrucțiunile afectează principalele activități ale companiei) sau 5 ani, cu condiția ca formularul să reflecte soluționarea problemelor administrative;
• formularele care însoțesc tranzacțiile comerciale trebuie păstrate timp de 3-5 ani.

PENTRU TRIMITERE! Legea nr. 402-FZ în art. 29 termenul de valabilitate este limitat la 5 ani. Legislația fiscală impune ca documentația contabilă să fie păstrată în siguranță și accesibilă timp de cel puțin 4 ani.

Condiții speciale și perioade de depozitare sunt prevăzute pentru următoarele forme:

1. Documentele utilizate pentru evidența evidenței bunurilor supuse amortizarii nu pot fi arhivate timp de 4 ani de la data radierii acestei proprietăți.
2. Dacă documentația primară a fost întocmită în perioada în care a avut loc o pierdere, care este utilizată pentru reducerea cuantumului impozitului pe venit, atunci aceasta trebuie păstrată până la încetarea impactului unei astfel de pierderi asupra bazei de impozitare.
3. Documentul primar care caracterizează tranzacțiile pentru apariția creanțelor trebuie păstrat timp de 4 ani din momentul în care datoria restantă este recunoscută ca fiind neperformantă (dacă apare un astfel de fapt).

Pentru formulare electronice Perioadele de depozitare sunt identice cu cele ale documentelor pe hârtie. Procedura de anulare a activelor primare trebuie efectuată cu participarea unei comisii special create.

Aprobarea formularelor de documentație primară

Documentația primară neunificată poate fi dezvoltată de entitățile comerciale în mod independent. Pentru astfel de formulare, principalul criteriu de conformitate cu normele legale este respectarea standardelor Legii nr. 402-FZ în ceea ce privește detaliile obligatorii:

• Titlul documentului;
• data înregistrării;
• informații despre societate care întocmește formularul, prin care se poate identifica societatea;
• conținutul tranzacției de afaceri afișate indicând evaluarea subiectului tranzacției;
• aducând măsuri naturale și valori cantitative;
• prezența semnăturilor funcționarilor responsabili (cu indicarea obligatorie a funcției și a numelui complet).

TINE MINTE! Pentru a utiliza șabloane dezvoltate independent ca documentație principală, acestea trebuie să fie aprobate de un act local al întreprinderii.

Numerarul și documentele de plată aparțin unui grup de forme strict reglementate. Întreprinderile, prin ordinul lor sau prin orice altă comandă, nu sunt autorizate să elimine rânduri, celule din ele sau să modifice structura. Întreprinderile își pot face propriile ajustări la șabloanele neunificate, pot adăuga și elimina blocuri de informații. Când dezvoltați în mod independent noi forme, puteți lua mostre standard ca bază.

Pentru a aproba situația principală, puteți include exemplele acestuia într-o anexă separată la politica contabilă. A doua opțiune este că pentru fiecare formular managerul emite o comandă pentru întreprindere. Textul ordinului precizează informații despre introducerea unor noi forme de documentare în contabilitate, care trebuie întocmite după un singur model. Formularele în sine sunt incluse în comandă ca atașamente separate.

Dacă organizația va folosi pentru a reflecta tranzacții individuale forme standard, care sunt recomandate de către departamentele relevante, atunci aceste formulare nu trebuie să fie aprobate prin regulamente interne. Pentru a înregistra o astfel de decizie, este suficient să faceți o intrare în politica contabilă despre utilizarea șabloanelor standardizate.

La introducerea unor noi forme de documente în sistemul de flux de documente, este recomandabil să le aprobi prin comandă.

Ce ar trebui să-și amintească întotdeauna un contabil

Stare ideală a documentației primare - conditie necesara absența problemelor în timpul inspecțiilor și auditurilor fiscale, dovada dreptății cuiva într-un litigiu cu o contraparte etc. Vom acorda un număr nuanțe importante, pe care un contabil ar trebui să-și amintească întotdeauna atunci când lucrează cu conturi primare.

1. Dovezile primare sunt singurele dovezi. Fără documentație primară, este imposibil să se dovedească faptele de livrare, costuri, îndeplinirea sau neîndeplinirea termenilor tranzacției. Nici instanța nu va ajuta - există precedente când reclamanții au fost refuzați sau pârâții s-au sustras de la pretenții din lipsa dovezilor anumitor etape ale tranzacției din lipsa unui număr de documentație primară.

   IMPORTANT! Fără o „probă primară”, în cazuri rare este posibil să se dovedească faptul prestării serviciilor: instanța poate lua în considerare opiniile experților suplimentare și documentația secundară. Daca lucrarea a fost finalizata, lipsa unui document semnat de client nu il va scuti de plata.

2. Este mai bine fără erori, dar defecte minore nu sunt pline. Vis oribil orice contabil - refuzul de a rambursa TVA din cauza datelor incorecte din documentele primare. Dar dacă erorile sunt minore, deducerea nu trebuie refuzată. Semnificația erorilor este reglementată de partea 2 a art. 9 Lege federala din 6 decembrie 2011 Nr 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Funcționarii fiscali au confirmat acest lucru în Scrisoarea din 12 februarie 2015 nr. GD-4-3/2104@). Principalul lucru este că datele furnizate indică cu exactitate faptul plății și livrării de bunuri (prestarea de servicii). Deci, de exemplu, dacă scrisoarea de transport nu conține o referire la contract sau greutatea încărcăturii nu este indicată, acesta este un dezavantaj, dar nu un motiv pentru a refuza TVA-ul. Dar dacă lipsesc titlul și data documentului, costul total al mărfurilor și o serie de alte detalii obligatorii, instanța poate considera o astfel de tranzacție nerealistă.
3. Atenție, semnătură falsă! Dacă semnăturile persoanelor responsabile pe documente sunt falsificate sau documentul este semnat de o persoană care nu are autoritatea în acest sens, o astfel de sursă primară nu va fi recunoscută de autorități. În plus, este foarte important ca semnătura să fie pusă în propria mână - facsimile vor fi invalide.
4. Un primar cu o eroare nu este înlocuit. Dacă, de exemplu, facturile în care se constată o eroare pot fi rescrise prin emiterea unui document nou, corectat, cu aceleași detalii, atunci acest număr nu va funcționa cu documentația principală. În ciuda faptului că uneori instanțele recunosc documentele corective, este totuși mai bine să corectăm eroarea conform regulilor art. 7 din „Legea contabilității” - introduceți data corectării în document și certificați-o cu semnăturile persoanelor autorizate.
5. Traducerea nu este întotdeauna necesară. Desigur, raportul primar este întocmit pe limba de stat. Dar uneori traducerea cuvintelor individuale din limbă străină se dovedește a fi nepotrivit, de exemplu, dacă este numele unei mărci sau al unui produs.
6. Primar electronic - doar cu semnatura digitala. Astăzi nu este necesar să vă limitați la forma de hârtie a documentației primare, legea permite și media electronică. Dar va fi echivalent cu hârtie doar dacă este certificată printr-o semnătură digitală calificată. Semnătura digitală necalificată este permisă numai în anumite cazuri, specific specificate, iar documentul principal nu este inclus în acestea.

Astăzi, un loc important în contabilitate îl ocupă design corect documentatie primara. Prin urmare, fiecare contabil trebuie să știe să întocmească corect acest tip documente. Acest articol va fi dedicat acestei probleme.

Baza pentru efectuarea unei înscrieri în contabilitate și înscrierea acesteia în registru sunt considerate documente primare. Aceste documente, care sunt utilizate în contabilitate, sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune.

În contabilitate, documentele pot fi incluse în registrul documentației primare numai atunci când sunt întocmite după o structură care se află în anumite albume care conțin formulare unificate. Sunt create special pentru documentația primară. În aceste formulare puteți găsi o mostră de documente solicitate. Această formă este determinată de legislația Federației Ruse. Formularul a fost confirmat în Rusia prin ordin al Ministerului de Finanțe.

Ele sunt clasificate în conformitate cu Clasificarea integrală a documentației de management, abrevierea OKUD. Conform acestei clasificări, fiecărui document primar i se atribuie un cod OKUD.

În departamentul de contabilitate, dacă este necesar, există un formular standard pentru prelucrarea acestor informații. Este posibil să includeți linii suplimentare și noi. Aceste noi detalii, care au fost prevăzute în forma legalizată anterior, trebuie păstrate neschimbate. Noile modificări care au fost efectuate sunt întocmite în conformitate cu decretul (ordinul) existent. Aceste modificări ale formelor legate de contabilitate, tranzactii cu numerar nu atinge.

Formularele care au fost aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei conțin anumite zone cu informații codificate. Acestea sunt completate în deplină conformitate cu clasificatoarele adoptate în Federația Rusă. Trebuie amintit că codurile care nu au legături în conformitate cu clasificatorul acceptat (acest lucru se aplică coloanei numite „Tipul de proceduri” și altele) sunt folosite pentru a rezuma și clasifica informațiile primite la prelucrarea datelor cu ajutorul echipamentelor informatice. Ele sunt aplicate în strictă conformitate cu sistemul de codificare ales, care a fost legalizat de această organizație.

În plus, documentația contabilă care a fost elaborată de întreprindere în mod independent este inclusă în contabilitate. Acestea sunt formulare speciale în contabilitate care au detaliile cerute. Ele sunt prevăzute de legislația rusă. Contabilitatea permite dezvoltarea independentă, dar numai pentru informații care nu conțin probe standardizateîn albume.

Astăzi în contabilitate, detaliile obligatorii pentru prelucrarea informațiilor primare sunt:

• data înregistrării documentației;
• Nume;
• Numele organizației. Este indicată organizația în numele căreia au fost compilate aceste informații;
• denumirea funcției persoanei/persoanelor care au fost responsabile pentru implementarea procedurilor de afaceri și corectitudinea înregistrării;
• conținutul procedurii de afaceri se exprimă în indicarea costului, precum și expresie firească;
• Trebuie să existe semnături personale ale tuturor persoanelor indicate în document.

Execuția de înaltă calitate, la timp a tuturor documentației primare (nu uitați de fiabilitatea datelor indicate în acestea), precum și transferul ulterioar către departamentul de contabilitate trebuie să fie efectuate în intervalele de timp strict specificate. Acest lucru se face pentru a reflecta data în contabilitate. Aceste proceduri sunt formalizate de către persoanele care au întocmit și au semnat actele.

Trebuie să știți că în contabilitate, lista acestor persoane care au dreptul de a semna pe documentul primar poate fi stabilită doar de șeful organizației (cu acordul prealabil cu contabilul șef). Doar aceste persoane pot stabili lista funcționarilor care au dreptul de a semna. Documentația pe care se execută diverse proceduri de afaceri legate de fonduri poate fi semnată doar de manager și contabil șef. Pe lângă persoanele de mai sus, sunt permise semnăturile altor persoane. Trebuie reținut că toate acestea trebuie să fie aprobate în prealabil de manager și contabil șef.

În consecință, în contabilitate, documentele primare sunt dovezi directe ale implementării următoarelor tipuri de proceduri de afaceri: emiterea de numerar, plata mărfurilor și altele. Ele se întocmesc direct în momentul derulării procedurii sau după finalizarea acesteia (dacă este imposibil de întocmit la momentul procedurii în sine).

Conform clasificării existente, documentele contabile primare sunt împărțite în următoarele tipuri:

• înregistrarea contabilă;
• exculpator;
• organizatorice si administrative.

Să ne uităm la ultimele două grupuri mai detaliat:

Pentru a menține corect o listă a documentației primare în departamentul de contabilitate, a fost elaborat un anumit program de flux de documente și apoi aprobat. Stabilește momentul deplasării, procedura de transfer a documentației primare în cadrul întreprinderii și primirea ulterioară a acesteia de către departamentul de contabilitate.

Toate aceste documente primite de contabil trebuie verificate conform următoarelor puncte:

• punct aritmetic. Implică calculul sumei;
• în funcţie de conţinutul semantic. Documentul ar trebui să urmărească legătura dintre indicatorii săi individuali. Nu trebuie să conțină contradicții interne;
• după format. Se verifică acuratețea și caracterul complet al documentului, precum și corectitudinea completării detaliilor din acesta.

Dacă în document sunt găsite neconcordanțe în funcție de orice parametri, acestea trebuie corectate. Persoana care l-a proiectat ar trebui să editeze. Uneori este necesară reconstrucția întregului document.

Doar după verificare documentația este transferată la departamentul de contabilitate. Informațiile de la aceștia sunt transferate în registrele contabile. Documentul în sine primește o marcă care elimină posibilitatea reutilizarii lui. Acest marcaj poate reprezenta data intrarii si intrarii in registrul contabil.

În contabilitate, este permisă compilarea documentației primare pe computer sau suport de hârtie. Când s-a folosit suportul mașinii, trebuie făcută o copie pe hârtie.

Toate informațiile sunt arhivate doar cronologic. Este completat, apoi legat și arhivat în foldere. Această procedură este însoțită de eliberarea unui certificat. În timpul depozitării în clădirea arhivei, informațiile trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate. Procesul de corectare poate fi efectuat numai dacă cauza este justificată. Rectificările efectuate sunt confirmate de semnătura funcționarului. Trebuie introdusă data corectării.

Termen de valabilitate

Documentația primară este stocată conform anumite termene limită, care sunt prevăzute în legislația Federației Ruse. Potrivit acesteia, organizația trebuie să păstreze toate documentele primare, precum și registrele contabile și de raportare pe o perioadă de cel puțin 5 ani. În acest caz, informațiile necesare pentru plata și calcularea impozitelor trebuie păstrate timp de 4 ani. De asemenea, documentația care confirmă pierderea se păstrează pe toată perioada de reducere a profitului impozabil al întreprinderii cu valoarea pierderii care a fost primită anterior. Documentația care înregistrează personalul și conturile personale ale tuturor angajaților este stocată în arhive timp de 75 de ani.

De reținut că perioada de păstrare începe să se acumuleze la data de 1 ianuarie a anului următor celui în care a fost întocmită documentația.

Legislația nu prevede reguli clare privind implementarea procedurii de restaurare a unor astfel de documente. Acest aspect este important în situațiile în care ceva este deteriorat sau pierdut.

Anumite reglementări conțin cerințe clare pentru perioada de păstrare a documentației contabile cu scop principal. Dar procedura pas cu pas care ar trebui efectuată în cazul unei pierderi nu este definită. În această situație, este necesară prin ordin desemnarea unei comisii care efectuează o anchetă pentru a stabili cauzele deteriorării, pierderii sau încălcării integrității documentului. Este posibil să includă reprezentanți ai autorităților de anchetă, reprezentanți ai securității și serviciul de pompieri. Aceasta este urmată de măsuri de restaurare.

Corectarea erorii

Am vorbit pe scurt despre corectarea erorilor din documentația principală de mai sus. Corectarea erorilor existente în documente și registre contabile este prevăzută de legislația rusă.

Conform acestor norme legislative, este strict interzisă efectuarea oricăror corecții la documentația referitoare la informațiile bancare și de numerar. În alte situații, corecțiile se fac numai atunci când există un acord cu toți participanții la procedura de afaceri. Acest acord trebuie să fie certificat prin semnăturile tuturor participanților la corectare. De asemenea, asigurați-vă că indicați data tuturor corecțiilor.

Amintiți-vă că în contabilitate, detaliile documentului care trebuie corectat trebuie tăiate cu o linie subțire și clară, astfel încât conținutul/sensul original barat al corecției efectuate să rămână clar vizibil. Lângă recuzită, ar trebui să notați „Crede-l pe cel corectat”. După aceasta, corectarea trebuie certificată prin semnătura funcționarului care a efectuat corectarea. Documentul trebuie să indice inițialele și numele de familie.

Cunoașterea prevederilor de mai sus vă va ajuta să pregătiți corect și rapid documentația primară pentru contabilitate.

Videoclipul „Care sunt documentele contabile primare”

După vizionarea înregistrării, veți învăța cum să trimiteți documentația principală la biroul fiscal din Rusia.

document contabil primar

Documentele primare formează baza întregii contabilități. Activitățile financiare și economice ale unei organizații sunt însoțite de numeroase operațiuni. În acest scop se folosește un element al metodei contabile - documentația. Documentarea este principala metodă de monitorizare contabilă a activităților economice ale unei organizații, controlul său primar. document - Aceasta este o dovadă scrisă a unei tranzacții comerciale finalizate, dând forță legală datelor contabile. Documentația servește ca bază pentru înregistrările contabile ulterioare și asigură acuratețea, fiabilitatea și incontestabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.

Documentele trebuie să aibă forță juridică, adică să conțină o serie de detalii obligatorii (indicatori):

• - Titlul documentului;
• - data de;
• - numele organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
• - Continutul functionarii;
• - masuri cantitative si de cost;
• - numele și funcția persoanelor responsabile cu implementarea acestuia și corectitudinea executării acestuia;
• - semnăturile personale ale acestor persoane și stenogramele lor;
• - sigilii de organizare, timbre.

Documentele trebuie întocmite în așa fel încât să poată fi păstrate pentru o perioadă lungă de timp (cerneală, pix, pe maşină de scris, imprimantă). Documentele primare trebuie întocmite fie în momentul efectuării tranzacției (numerar, banca), fie imediat după finalizarea acesteia. Cei care au întocmit și semnat documentul sunt responsabili pentru crearea acestuia la timp și de înaltă calitate, pentru acuratețea datelor și pentru transferul acestuia către termenele limită pentru înregistrarea în registrele contabile.

Documentele includ:

• - primar (facturi, facturi, comenzi de numerar de intrare si iesire, foi de gard etc.);
• - registre contabile (rapoarte de casierie, jurnal de comenzi, registru general, rapoarte de marfa etc.);
• - raportare (bilanţ şi anexe la acesta).

Toate evidențele contabile se țin pe baza documentelor primare, apoi informațiile din acestea sunt transferate în registrele contabile, unde sunt sistematizate, adică înregistrate în conturi contabile. La sfârşitul perioadei de raportare, raportarea întreprinderii se completează conform registrelor contabile.

Documentația primară dă naștere mișcării informațiilor contabile, oferă contabilității informațiile necesare pentru o reflecție continuă și continuă activitate economicăîntreprinderilor.

În funcție de scopul lor, toate documentele primare sunt împărțite în: documente organizatorice și administrative, documente justificative, documente contabile și documente combinate.

• - organizatorice si administrative (ordine, instructiuni, instructiuni, imputerniciri) permit operatiuni, iar informatiile cuprinse in acestea nu sunt reflectate in registrele contabile;
• - documentele justificative (facturi, pretentii, comenzi de primire etc.) reflecta faptul tranzactiei, informatiile continute in ele fiind consemnate in registrele contabile. Există întreaga linie documente care îmbină caracterul permisiv și exculpator (comenzi de numerar de cheltuieli, borderouri de salariu), datele conținute în acestea se înregistrează în registre contabile;
• - documentele contabile se intocmesc in compartimentul de contabilitate pe baza de documente administrative sau justificative care sintetizeaza inregistrarile contabile, astfel de documente sunt certificate contabile, calcule de cheltuieli generale, tabele de dezvoltare.
• - documentele combinate îndeplinesc simultan funcțiile de documente administrative și justificative și contabile. De exemplu, o factură pentru eliberarea bunurilor materiale conține o comandă de eliberare a materialelor din depozit în atelier, precum și înregistrarea emiterii lor efective etc.

Pe baza metodei de înregistrare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, documentul unic ajunge la departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, extrase de plată etc.

Documentele cumulate sunt compilate pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile recurente omogene care sunt înregistrate în ele pe măsură ce apar. La sfârşitul perioadei se calculează totalurile indicatorilor utilizaţi pentru conturi. Documentele de acumulare includ carduri de limită, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.

În funcție de locul în care sunt întocmite, documentele pot fi interne sau externe.

Intern documentele sunt întocmite la întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, încasări de numerar și ordine de cheltuieli, facturi, acte, extrase de plată etc.

Extern documentele se completează în afara granițelor întreprinderii date și ajung în formă oficială. De exemplu, facturi, extrase bancare, borderouri etc.

După ordinea în care se întocmesc actele, există documente primare și de sinteză.

Primar documentele sunt întocmite pentru fiecare tranzacție individuală în momentul finalizării acesteia. De exemplu, un ordin de primire de numerar, ordine de plată, acte de anulare a activelor fixe etc.

rezumat documentele se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile sau combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind unul combinat, îndeplinește funcțiile de document justificativ și contabil. Dă caracteristici complete decontari cu persoane responsabile: soldul sau supracheltuiala avansului anterior, marimea acestui avans, suma cheltuita, soldul si data intrarii acestuia in casa de marcat sau supracheltuiala si data rambursarii acestuia de catre intreprindere. În plus, decontul de avans oferă o descriere a cheltuielilor de producție în conturi după verificarea și aprobarea raportului. Pe reversul raportului există o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.

După ordinea în care sunt completate, documentele pot fi clasificate în cele compilate manual și folosind tehnologia computerizată.

Documentele intocmite manual, completat manual sau la masina de scris.

Documente executate folosind tehnologia calculatoarelor,înregistrează automat informații despre operațiuni de producțieîn momentul comiterii lor.

Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor. Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor într-o organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă și aritmetic.

La verificarea documentelor pe merit, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale finalizate. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale care contravin legii și procedurii stabilite de primire, depozitare și cheltuire a fondurilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru execuție. Dacă astfel de documente primare sunt primite de către departamentul de contabilitate Contabil șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale.

Controlul preliminar este efectuat de departamentul de contabilitate la intocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor constau în documente financiare persoane responsabile, nu angajati contabili.

Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că a fost utilizat un formular al formularului corespunzător pentru a finaliza o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt introduse clar, conținutul tranzacției și toate detaliile sunt reflectate.

După aceasta, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice și impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale totalurilor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.

După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea conturilor de documente constă în determinarea conturilor în care tranzacțiile comerciale înregistrate în documente trebuie înregistrate ca debite și credite.

Principalele direcții de îmbunătățire a documentației sunt unificarea și standardizarea .

Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în conformitate cu forma cuprinsă în albumul de formulare unificate de documentație contabilă primară.

Unificarea formelor de documentaţie contabilă primară are mare importanțăîmbunătățirea contabilității, întrucât stabilește și consolidează cerințe uniforme de documentare a activităților economice ale organizațiilor, sistematizează contabilitatea, exclude din circulație formele învechite și arbitrare și promovează organizarea rațională a contabilității.

Documente unificate- sunt documente standard aprobate în modul prescris și destinate înregistrării tranzacțiilor omogene în organizațiile cu diverse forme proprietate și diverse caracteristici ale industriei.

Standardizare - stabilind la fel dimensiuni standard pentru documente standard, care reduce consumul de hârtie pentru producerea documentelor, simplifică procesarea și stocarea acestora.