Como emitir corretamente uma carta de porte para um caminhão. Carta de porte de um caminhão - enchimento da amostra
O registo do formulário é um procedimento obrigatório, regulamentado a nível legislativo. Se a empresa presta serviços na área de transporte em qualquer tipo de transporte urbano, então guia emitido diariamente. Este formulário deve ser mantido com os motoristas na cabine veículo. Se a polícia quiser verificá-lo, ele deve ser apresentado junto com os direitos e documentos do veículo. Confira um exemplo de roteiro caminhão disponível em nosso portal.
Propósito
O documento deve ser redigido não apenas por causa das exigências da lei sobre manutenção de registros, mas também porque este formulário contém informação importante. Nele estão escritos características técnicas veículo, último serviço e reabastecimento. Também informações sobre o motorista, seu voo e o horário do dia útil.
Com base nesses dados, o departamento de contabilidade calcula os salários, por isso é importante preencher cada item corretamente. Se houver erros nele, ele poderá ser invalidado. Todos os itens devem ser preenchidos de acordo com os dados especificados na documentação do veículo. Você pode encontrar um exemplo de preenchimento de uma carta de porte para um caminhão em nosso site e fazer a sua por analogia.
Por que os contadores precisam das informações fornecidas no documento?
- Para acumulação remunerações motorista, com base em informações sobre horas de trabalho;
- Para baixa Suprimentos para depreciação do veículo e combustível e lubrificantes;
- Para compensar a gasolina ou o gás para os funcionários que usam veículos pessoais para completar tarefas de trabalho.
É importante preencher de acordo com as normas legais para que não haja dúvidas no cálculo dos salários. Você pode ver uma amostra de preenchimento de uma carta de porte 4 s em nosso site a qualquer momento.
O contador da empresa é obrigado a manter os papéis de cada motorista por pelo menos 5 anos. É emitido diariamente, em alguns casos é possível emitir por até 1 mês. É importante devolver o documento ao contador após o dia útil.
Recursos do documento
Se os bens materiais forem transportados durante o trabalho, os dados das notas de remessa devem ser inseridos no formulário de viagem. Isso é feito para verificar a integridade e quantidade da carga que foi entregue. O despachante lida com a liberação antes de iniciar o trabalho. Assinatura obrigatória do despachante, motorista e contador.
Folhas de formulário 4 p e N4
Os formulários de viagem do formulário 4 p e N4 são elaborados e entregues ao motorista contra recibo por 1 dia útil. Neste caso, um novo documento só pode ser obtido se o arquivo anterior for enviado. Deve conter a data de inscrição, carimbo, selo da organização e assinatura.
O formulário deve corresponder padrão estadual. A responsabilidade pela exatidão do preenchimento dos dados é do chefe da empresa, bem como de todos os envolvidos no preenchimento do papel. Por isso, é importante estudar a amostra de preenchimento da carta de porte 4p, que está em nosso site. Esses documentos são armazenados na organização junto com as cartas de porte por pelo menos 5 anos.
Uma carta de porte de caminhão 4 s é utilizada para o transporte de mercadorias e pagamento dos serviços de transporte prestados e do salário do motorista por peça. Aqui você encontrará o formulário preenchido da carta de porte e o procedimento detalhado para sua execução.
Formulário 4 seções com
O conhecimento de embarque 4-c consiste em várias seções. Com base neles, eles mantêm registros das horas de trabalho do transporte de carga e do motorista. Também leva em conta o consumo de combustível do carro. Para fazer isso, a planilha tem as seguintes seções:
- o trabalho do motorista e do carro;
- movimentação de combustível;
- tarefa para o motorista;
- a sequência da tarefa;
- o resultado do trabalho do carro e reboques.
Na forma de conhecimento de embarque, aprovado pela Comissão Estadual de Estatística, não há vários detalhes necessários. Em particular, eles são definidos pelo parágrafo 3 da Ordem do Ministério dos Transportes de 18 de setembro de 2008 No. 152, carta do Ministério das Finanças da Rússia de 25 de agosto de 2009 No. 03-03-06 / 2/161 . Por exemplo, não contém informações sobre pré-viagem e pós-viagem exame médico condutor. A organização tem o direito de alterar o formulário oficial e adicionar os dados necessários. O principal é não esquecer de levar em consideração essas mudanças na política contábil da organização.
Carta de porte 4-c: preenchimento de amostra
Em seguida, você encontrará uma amostra de preenchimento de uma carta de porte 4 s, que será necessária se a organização transportar mercadorias com a condição de pagar o trabalho do carro a preços por peça. Este documento pode ser usado para registrar o trabalho de transporte e o motorista, pagar o motorista e pagar os clientes pelo transporte. O formulário foi modificado levando em consideração novos detalhes: PSRN, exames médicos pré e pós-viagem, inspeções técnicas (
As organizações que possuem unidades de transporte de carga são obrigadas a preencher determinados tipos de documentos. A carta de porte de um caminhão não é exceção. Seu enchimento é realizado quando o carro sai da base para realizar o trabalho do motorista. O objetivo da criação deste papel é fixar despesas e registrar o tempo de trabalho de cada carro. Com base em parâmetros-chave, as atividades de liquidação são realizadas no valor dos salários dos motoristas. O que é esse tipo de documentação e quais são os recursos de preenchê-lo - serão discutidos no artigo.
Variedades de conhecimento de embarque, incluindo conhecimento de embarque de um caminhão
No âmbito de qualquer atividade de transporte de carga, que seja realizada por veículo da empresa, há o cumprimento de um determinado formulário, que é confirmado pelo Ministério dos Transportes.
Existem vários padrões com base nos quais ocorreu o processo de adoção oficial de modelos:
- despacho do Ministério dos Transportes nº 152, com as devidas edições e alterações;
- estatuto formado em quadro legislativo 259;
- um decreto elaborado pelas forças do Ministério dos Transportes;
- Legislação número 402.
São papéis obrigatórios, cujo preenchimento deve ser feito em estrita conformidade com a lei. Qualquer voo para um local específico é acompanhado pelo preenchimento de um formulário pelos funcionários, por exemplo, um diretor ou capataz autorizado. O preenchimento é feito de acordo com 4-p, 4-s e papel de longa distância 4-m. Você pode baixar facilmente o formulário de conhecimento do caminhão.
Princípios gerais de interação com a documentação
O preenchimento do documento é feito uma vez ao dia antes da partida do carro. Há uma cláusula que pressupõe o fato de que as folhas emitidas para os turnos anteriores já foram devolvidas à organização na base. O preenchimento dos formulários destacáveis é realizado pelo parceiro-cliente. É ele quem realiza o processo de emissão de fatura para pagamento. Quando o trabalho é concluído, o documento é enviado de volta à empresa, onde são registradas informações sobre o número de horas trabalhadas e outros dados. Considere um exemplo de preenchimento de uma carta de porte para um caminhão em uma sequência clara de ações.
Assume o conteúdo de determinadas informações, o que é fundamental:
- Informações sobre os detalhes da empresa que emite o documento.
- Data - momento do preenchimento do documento juntamente com o número de série.
- Uma marca de manutenção do carro, confirmada pela assinatura da pessoa que realizou as atividades de inspeção.
- Informações sobre o carro - código de registro, marca, reboque ou sua ausência.
- Dados e informações relativos à identidade do condutor: nome completo, certificado e seu número.
- É obrigatório o preenchimento de uma tabela informativa, na qual se reflete o movimento de uma substância combustível - sua quantidade, marca, duração da permanência em condições de trabalho.
- Há uma descrição da tarefa do motorista, sujeita ao processo obrigatório de execução.
Um exemplo de preenchimento de dados sobre o carro e o motorista na carta de porte
Existe um formulário especial de conhecimento de embarque para um caminhão, com base no qual você pode se familiarizar com as informações necessárias para obter instruções. Na etapa seguinte, ocorre um preenchimento detalhado da tabela contendo informações sobre momentos como “o trabalho do motorista e do carro”. Deve conter as seguintes informações interessantes:
- leituras marcadas pelo velocímetro;
- intervalos de tempo para execução de ações de trabalho;
- tempo real de processamento.
Na segunda parte da carta de porte há uma tabela que reflete e caracteriza a sequência exata em que a atribuição ocorreu. Ele é preenchido diretamente pelo especialista do motorista, e também há dados sobre todos os movimentos realizados no âmbito do tempo de trabalho, bem como sobre o resultado das tarefas realizadas. A localização da carta de porte deve estar com o motorista durante todo o processo da viagem. Se necessário, o documento é fornecido ao policial de trânsito.
Verificando a carta de porte pelo inspetor da polícia de trânsito
Preenchimento de uma carta de porte no âmbito do formulário 4-p
Este formulário é emitido por uma pessoa autorizada que é responsável pelo cumprimento de todas as normas e obrigações. Além disso, as pessoas que gerenciam os processos são responsáveis. Caso o motorista tenha apresentado com sucesso um documento referente ao último turno, mediante recibo, poderá solicitar outro documento. Há uma lista de documentos adicionais fornecidos ao motorista. Eles são fornecidos em uma situação em que mercadorias e materiais estão sendo transportados. Na contabilidade, é fornecido seu armazenamento conjunto. A carta de porte do caminhão de amostra é simples e clara, contém um conjunto básico de todos os dados.
Neste caso, está implícito o uso de uma tarifa paga com base no tempo. Os valores numerados desses documentos são inseridos na carta de porte. O formulário 4-p chega ao motorista imediatamente antes do início do turno, enquanto a entrega da carta de porte do turno anterior desempenha um papel importante. Em seguida, o motorista deve assinar o recebimento da folha, verificar a presença de carimbo e selo, além de se familiarizar com a data de emissão. Quando o turno termina, a documentação é enviada para a empresa proprietária do caminhão.
Como parte desse processo, o cliente recebe um cupom destacável que inclui algumas informações:
- Tempo que é pago.
- Quilometragem total de carros carregados e vazios.
- Indicador de ultrapassagem, se houver.
- Tonelagem.
- O valor a ser pago.
Um exemplo de preenchimento de uma guia de transporte para um caminhão pode ser visto na Internet e é bastante simples de fazer. A declaração pode ser realizada no âmbito do programa de contabilidade.
Recursos de preenchimento de uma carta de porte por 4 s
Independentemente de o veículo ser alugado ou próprio, a empresa compromete-se a elaborar a documentação no âmbito da amostra à peça 4-c. Um tipo de formulário de documento obrigatório está previsto na legislação em vigor. A empresa tem o direito de se envolver no desenvolvimento independente do formulário. Uma folha de tipo do tipo 4-c é usada quando usada no cálculo de taxas por peça.
O que deve estar na frente
Neste processo, a empresa apõe um carimbo, um código, a presença ou ausência de reboque. No quadro da primeira tabela, seguem-se os registos de dados relativos ao trabalho do motorista. Ele também fornece parâmetros planejados e reais relacionados à data e hora. As colunas a seguir indicam uma indicação do tipo e código do recurso combustível usado para reabastecimento. Seus indicadores também são observados no início do dia e no final. Posteriormente, um especialista contratado preenche informações sobre a tarefa que o motorista enfrenta. Inclui a indicação do nome, informações sobre a carga, o número de viagens, características de tonelagem e quilometragem. O documento tem uma seção associada a rótulos especiais. Inclui informações sobre o acidente. Esta não é toda a lista de informações que devem estar contidas na estrutura deste documento.
O que deve estar nas costas
Considerando a questão de como preencher uma carta de porte para um caminhão, você deve prestar atenção ao volume de papel. Por outro lado, é feito um registro do processo de conclusão das tarefas: a que horas e em que ponto o carro chegou, quantos documentos de acompanhamento estão presentes e quais são seus números. É importante que os dados sejam certificados por assinaturas e selos. Abaixo estão informações sobre o tempo de inatividade, bem como suas causas, duração. Também é preenchida a tabela inferior, na qual o despachante insere informações sobre os resultados relacionados ao consumo de combustível.
Quais são as nuances do preenchimento da documentação
Considerando uma amostra de preenchimento de uma carta de porte 4C, você deve prestar atenção a vários pontos. Vale considerar que toda a responsabilidade pela alfabetização do preenchimento recai sobre os ombros do diretor da empresa e só posteriormente passa para os funcionários. Isso se aplica ao mecânico, despachante e diretamente ao motorista. Se houver outras pessoas autorizadas, suas assinaturas também desempenham um papel importante.
Preenchimento do documento no formulário da 4ª
O transporte e outras organizações envolvidas na implementação da entrega de cargas em longas distâncias podem emitir uma carta de porte especializada, que é emitida para todo o voo e dura vários dias. Esta é uma forma inter-ramo da 4ª. Um papel especial é desempenhado pelo seu preenchimento no caso quando o envio de mercadorias ocorre fora do país. Esse comprovante para um caminhão é elaborado e preenchido de forma bastante simples, para isso é necessário observar os recursos da frente e da traseira.
Modelo de formulário de carta de porte 4º
A parte frontal e seu enchimento
Em princípio, a essência do preenchimento permanece a mesma de outras formas, por exemplo, 4-p ou 4-s. Os dados permanecem os mesmos e incluem o carimbo da empresa com o nome, o número de série da documentação e a data em que foi lavrada. Sob o selo há uma indicação do modo geral de operação do carro e o número da coluna. Depois disso, o preenchimento do nome do carro e o nome completo do especialista do motorista é observado abaixo. Da mesma forma, a tabela sobre o movimento de substâncias combustíveis é preenchida, todos os dados são indicados em litros. Ao final, seguem as assinaturas de todas as partes.
de volta
Seu preenchimento ocorre como parte do processo durante o qual a tarefa é executada. A tabela que mostra a sequência de execução contém os números de documentos relacionados, com base nos quais o transporte de carga ocorre. Há também uma tabela contendo informações sobre paralisações nas linhas, que indica os fatos de paradas de máquinas sem trabalho, bem como motivos e datas. Abaixo está o número de faturas transferidas entre especialistas. Tudo isso é certificado pelas assinaturas dos governantes e funcionários subordinados.
Cada empresa deve ter uma abordagem responsável neste momento para que todos os documentos estejam em ordem. Isso evitará mal-entendidos dentro da empresa e evitará penalidades do lado. agências governamentais, serviços e estruturas.
Uma folha de rota de amostra para um motorista de caminhão pode ser vista abaixo. Se abordar corretamente a organização deste processo e envolver colaboradores mais competentes no trabalho, o resultado será um formulário bem preenchido, pensado para proporcionar um reflexo da realidade atual.
Cada empresa deve emitir guias para a operação de transporte de mercadorias, independentemente de ser propriedade sua ou alugada. O comprovante é o documento mais importante para contabilizar o custo do combustível, os salários e também faz parte dos formulários necessários para a verificação do carro, que são solicitados pelos fiscais de trânsito.
A forma obrigatória da carta de porte não está prevista em lei. A empresa tem o direito de desenvolver o formulário de forma independente, com base em suas próprias necessidades.
No entanto, existem dois tipos: um típico formulário intersetorial 4 s e que uma empresa pode usar ao se cadastrar documentos primários sobre o trabalho de transporte.
Eles diferem no método de cálculo do pagamento dos serviços de transporte. A carta de porte de um caminhão formulário 4-c é usada quando os indicadores de peça são usados para o cálculo, o segundo formulário é usado com um sistema de pagamento baseado em tempo.
A guia de transporte do caminhão é emitida pelos responsáveis da empresa para um dia ou turno. Um mecânico, um inspetor para um exame médico pré-viagem, um despachante, um caminhão-tanque, um motorista de carro devem colocar suas notas nele.
Carta de porte de um caminhão de enchimento de amostra
Vamos dar um exemplo de como preencher uma carta de porte.
Parte frontal
Se necessário, o código com o modo de operação, colunas e brigadas são preenchidos. O seguinte indica a marca e o tipo do caminhão, sua número do governo, identificação da garagem.
O nome completo está escrito abaixo. motorista, seu número pessoal e detalhes dos direitos de dirigir um veículo.
Se um reboque for usado para transporte, as mesmas informações são preenchidas nas colunas correspondentes do carro.
A primeira tabela à direita registra dados sobre o trabalho do motorista e do transporte. Aqui, as datas e horários planejados e reais de partida e chegada, indicadores de velocímetro são colocados. As colunas seguintes indicam o tipo e código do combustível utilizado, a quantidade de combustível abastecida, bem como no início e no final do dia. Na mesma tabela, é necessário refletir informações sobre as condições de operação da máquina (coeficientes), os equipamentos especiais utilizados. Esses dados são endossados por todas as pessoas responsáveis.
Em seguida, o expedidor preenche as informações sobre a tarefa que o motorista deve concluir. Inclui a indicação do nome da empresa que terá o carro à sua disposição, a morada e hora de entrega, o tipo de carga transportada, o número de viagens, quilometragem, tonelagem. Depois disso, o responsável determina a quantidade de combustível necessária pelo cálculo e a escreve na linha apropriada, confirmando os dados com sua assinatura.
Antes de sair da fila, o médico deve examinar o motorista e colocar uma autorização em forma de carimbo nos bilhetes.
Ao sair e retornar, o mecânico verifica o estado técnico da máquina. A transferência do carro dele para o motorista e vice-versa é realizada por assinaturas de transferência.
NO seção "Marcas especiais" são inseridas informações sobre o acidente ocorrido, sobre o briefing do inspetor para segurança no trânsito, reparos, etc.
Verso
Os tempos de inatividade que ocorrem são indicados abaixo. São registrados dados sobre o motivo, tipo, duração do mesmo, e também são colocadas as assinaturas dos responsáveis.
Na tabela inferior, o despachante insere os resultados de consumo de combustível, calculados na aplicação das normas e no fato de utilizar o combustível. Em seguida, o tempo de operação da máquina é afixado com decodificação por tipos de períodos. As colunas a seguir indicam o número de passeios e visitas à garagem. A quilometragem percorrida pelo carro é determinada, se havia um trailer, então o dele. Aqui a quilometragem total e com a carga são assinadas.
Os dados são inseridos na quantidade de carga transportada pela máquina e reboques, e o indicador ton * km é determinado, com base no qual as faturas são emitidas aos clientes. Esta seção é endossada pelo taxista.
Abaixo, para referência, os dados sobre os códigos das marcas de carros, reboques são registrados e o indicador dos dias de operação do carro é preenchido.
Nuances
Em primeiro lugar, a responsabilidade pela correta execução da carta de porte é do diretor da empresa, depois dos funcionários - o mecânico, o despachante e o próprio motorista.
Tudo empresas russas e empresários privados que operam veículos são obrigados a manter guias de transporte. O transporte de mercadorias não é exceção. Voucher - um documento confirmando as despesas incorridas para a operação e manutenção do carro, consumo de combustível. O formulário preenchido é a base para o cálculo dos salários do motorista.
Formulários individuais foram desenvolvidos e aprovados para cada tipo de veículo. forma unificada(Resolução da Comissão Estadual de Estatística de 28 de novembro de 1997 nº 78). De acordo com a Lei nº 402-FZ de 6 de dezembro de 2011, não é necessário aplicar os formulários aprovados, a organização tem o direito de desenvolver e aprovar o formulário de forma independente, levando em consideração as especificidades especiais do empreendimento. Na prática, a grande maioria das instituições e empreendedores individuais utilizam formulários unificados.
Para caminhões, existem duas formas de comprovantes aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística: Nº 4-C (OKUD 0345004) e Nº 4-P (OKUD 0345005). O formulário de conhecimento de caminhão nº 4-C é usado por organizações nas quais os motoristas são pagos por peça, e o formulário 4-P (cartão de transporte de caminhão) é usado para pagamento baseado em tempo. Não está excluído o uso de ambos os formulários na mesma instituição.
Formulário de conhecimento do caminhão: download gratuito do formulário No. 4-P
Baixe o Formulário No. 4-C gratuitamente
Novidade no design de guias de transporte de caminhões
O Ministério dos Transportes da Rússia, em despachos datados de 18 de setembro de 2008 nº 152 (conforme alterado em 18 de janeiro de 2017) e datados de 7 de novembro de 2017 nº 476, fixou uma lista de detalhes obrigatórios, sem os quais o documento pode ser considerado vazio. Além disso, os pedidos relevantes cancelaram a aposição obrigatória do selo oficial ou redondo da empresa no bilhete, se no Charter organização do orçamento impressão não é fornecida.
Se o documento não contiver todos os detalhes necessários, a polícia de trânsito tem o direito de multar o proprietário do carro e o motorista. O fisco também não aceitará o documento como comprovante de despesas, recalculará a base de cálculo e emitirá multa.
Informações obrigatórias a serem preenchidas no formulário de conhecimento do caminhão 2019:
- Nome e número do documento, data de constituição (extrato). Deve ser rigorosamente observado ordem cronológica ao numerar os bilhetes.
- O período de validade do documento, ou seja, o período para o qual é emitido, mas não superior a um mês.
- Dados completos do proprietário do veículo, incluindo PSRN (OGRNIP para proprietários particulares).
- Dados do motorista do carro: Nome completo e um número de carteira de motorista válido.
- Informações sobre transporte: número do estado, marca.
- Dados do hodômetro antes de sair e ao retornar à garagem.
- Data exata e a hora do início do voo e regresso à garagem.
- Assinatura, nome completo e a posição do funcionário responsável que fez e registrou a leitura do hodômetro, data e hora.
- Data e hora do exame médico do condutor antes da partida e no regresso.
- Carimbo, assinatura e nome completo trabalhador médico que realizou a vistoria.
- Informações sobre a inspeção técnica antes da partida para o voo no formato DD/MM/AAAA, bem como horas e minutos.
- Assinatura e nome completo responsável pela inspeção veicular (mecânico, controlador, capataz).
O documento é sempre redigido em um único exemplar. O formulário preenchido é certificado pelo chefe, colocado carimbo redondo(na presença de). O bilhete preenchido é entregue ao motorista. Ao final da viagem (conclusão da tarefa), o motorista entrega o documento ao responsável da organização orçamentária mediante assinatura. escreva nova folha não segue até que o motorista informe sobre o anterior.
Abaixo, você encontrará uma amostra pronta do preenchimento de uma carta de porte para um caminhão.
Recursos de contabilidade e armazenamento de documentação
Os vouchers devem ser levados em consideração em. O formulário do formulário pode ser desenvolvido de forma independente e aprovado na política contábil. Ou use a documentação unificada no formulário nº 8 (OKUD 0345008), aprovada pela Resolução do Comitê Estadual de Estatística de 28 de novembro de 1997 nº 78.
O procedimento de preenchimento do cadastro de vouchers baseia-se no registro cronológico de todos os formulários emitidos na organização. Por ordem separada, conserte a pessoa responsável pela compilação do diário. Se uma organização orçamentária usa seu próprio formulário de diário, o procedimento para preenchê-lo também deve ser aprovado. Pessoa responsável Você deve se familiarizar com este procedimento sob a assinatura.
Mantenha comprovantes e registros de registro por pelo menos 5 anos, tais requisitos são especificados na ordem do Ministério dos Transportes da Rússia de 18 de setembro de 2008 nº 152. Por falta de documentação, as autoridades fiscais podem ser multadas em 200 rublos por cada documento .
Responsabilidade e penalidades
Pela exatidão, confiabilidade e completude das informações especificadas na documentação, a responsabilidade é do chefe, bem como dos funcionários responsáveis. Um voucher corretamente elaborado não é apenas uma base para a baixa de despesas, mas também uma confirmação de que o veículo está em boas condições de funcionamento, o motorista tem o direito de dirigir um carro, passou por um exame médico e assim por diante.