Dziennik kontroli organów nadzorczych.
Kontrolom podlegają wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od formy własności. W tym Rospotrebnadzor. Jedną z zasad rządzących stosunkiem inspektor – kontrolowany jest to, aby osoba kontrolowana posiadała prawidłowo wypełniony dziennik kontroli. Oraz pełne rejestrowanie danych o przebiegu i wynikach kontroli przez inspektora. Dziennik inspekcji Rospotrebnadzor nie różni się od tego samego dokumentu dotyczącego inspekcji innych konstrukcji, z wyjątkiem nazwy dziennika.
Dokumenty regulacyjne
Podczas kontroli osoba prawna/osoba prawna oraz inspektorzy odpowiednich organów muszą kierować się obowiązującymi przepisami prawa. Procedurę podsumowania działalności komisji inspekcyjnej opisano w art. 16 ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej nr 294 z 26 grudnia 2008 r. ( Najnowsza edycja od 22.02.17).
Obowiązek prowadzenia dziennika kontroli dla spółek z oo i przedsiębiorców indywidualnych nakłada Rozporządzenie Ministra Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej nr 141 z dnia 30 kwietnia 2009 roku.
Komu potrzebny taki magazyn i po co?
Takiego magazynu potrzebuje przede wszystkim sam właściciel/zarządca przedsiębiorstwa. Główna rola przypisana temu dokumentowi:
- dokumentowanie faktu przeprowadzenia kontroli;
- ustalenie swoich celów, zadań i wyników.
Prowadzenie tego dokumentu pozwala kierownictwu firmy lub jej właścicielowi na terminowe zapoznanie się z wynikami audytu i postępowanie zgodnie z nimi. Inspektor inspekcji wypełnia dziennik własnoręcznie.
Osobą odpowiedzialną za obecność i prowadzenie czasopisma jest właściciel (w przypadku przedsiębiorców indywidualnych) lub pierwszy dyrektor firmy (w przypadku LLC), chyba że zarządzeniem wyznaczona zostanie inna osoba.
Jeżeli dziennik ten jest dostępny i prawidłowo wypełniony, żadna ze stron nie może odmówić przeprowadzenia czynności weryfikacyjnych.
Jak wygląda dziennik audytu?
Można zakupić drukowaną wersję magazynu, odpowiednio ułożoną i podzieloną na strony. Można obejrzeć przykładowe formularze.
Magazyn wygląda dość prosto. Składa się z 2 części:
- Strona tytułowa;
- informacje o przeglądach.
Tytuł
NA Strona tytułowa są wskazane:
- nazwa organizacji (pełna i skrócona),
- rodzaj własności;
- adres prawny przedsiębiorstwa;
- OGRN;
- Imię i nazwisko menadżera (w całości);
- Pełne imię i nazwisko odpowiedzialna osoba, jeśli został przydzielony.
Osoba odpowiedzialna jest powoływana oficjalnie przez pierwszego menedżera (na zlecenie przedsiębiorstwa).
Sprawdź szczegóły
Podczas przeprowadzania kontroli inspektor ma obowiązek pozostawić w dzienniku następujące informacje:
- nazwa organu przeprowadzającego kontrolę;
- cele audytu, jego główne zadania i przedmiot;
- podstawy (akt prawny zezwalający/nakazujący ten typ działania kontrolne);
- datę i godzinę rozpoczęcia procedury oraz jej zakończenia;
- skutki (obecność naruszeń, wydane instrukcje/instrukcje);
- Imię i nazwisko oraz podpis osoby/osób przeprowadzających/przeprowadzających kontrolę.
Jeśli istnieje log, dane te nie zostały określone lub zostały zniekształcone, jest to naruszenie. Jeżeli w czasie kontroli dziennik nie został przekazany inspektorowi, nie powoduje to unieważnienia kontroli. Punkt ten należy wskazać w akcie sporządzonym po kontroli.
Wymagania dotyczące dziennika audytu
Główne wymagania ustawy federalnej Federacji Rosyjskiej nr 294 dla tego dokumentu to:
- numeracja;
- oprogramowanie sprzętowe;
- poświadczenie z podpisem pierwszego menedżera i pieczęcią organizacji.
Wszystkie strony są ponumerowane i zszyte w sposób uniemożliwiający wyrwanie lub wymianę. Na ostatnim arkuszu wątki oprogramowania układowego są ze sobą powiązane, zabezpieczone pieczęcią mastyksową i poświadczone podpisem właściciela indywidualnego przedsiębiorcy lub dyrektora LLC. Prawo nie wymaga jego rejestracji w żadnych organach.
Odpowiedzialność za brak protokołu kontroli
Odpowiedzialność prawna nie jest przewidziana przez ustawę o ochronie praw przedsiębiorców. Dlatego właściciel firmy sam decyduje, czy utworzyć ten dokument, czy nie. Ponieważ jednak wymagania dotyczące jego dostępności są zapisane w prawie, inspektor odnotowuje w ustawie fakt, że dokumentu brakuje jako wadę w pracy LLC lub indywidualnego przedsiębiorcy, z wymogiem jego wyeliminowania.
Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej ustanawia potrzebę przeprowadzania kontroli działalności i funkcjonowania osób prawnych. Aby zarejestrować i zarejestrować wszystkie trwające kontrole prawne. osoba musi prowadzić specjalny dziennik, w którym organy kontroli państwowej dokonują odpowiednich wpisów.
Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o standardowe metody rozwiązań problemów prawnych, ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:
WNIOSKI I ZGŁOSZENIA PRZYJMUJEMY 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 7 dni w tygodniu.
Jest szybki i ZA DARMO!
Co to jest
Dziennik audytu prawnego. osoby lub indywidualni przedsiębiorcy - specjalny dokument umożliwiający rejestrowanie i analizowanie informacji o planowych lub pozaplanowych kontrolach przeprowadzanych przez służby rządowe.
Log jest niezbędny do przechowywania wszelkich informacji o naruszeniach i podejmowania działań zapobiegających tym naruszeniom.
Termin i konieczność przeprowadzania kontroli określa prawo. W związku z tym magazyn pozwala chronić interesy przedsiębiorcy, gdyby jakakolwiek agencja rządowa poświęciła przedsiębiorstwu nadmierną uwagę.
Osobę odpowiedzialną za prowadzenie czasopisma wyznacza kierownik organizacji.
Mogłoby być:
- dyrektor generalny;
- sekretarz;
- prawnik;
- inny specjalista firmy posiadający takie uprawnienia.
Organy kontrolujące i agencje regulacyjne również wprowadzają informacje do dziennika. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentu ponosi nie tylko osoba upoważniona, ale także kierownik przedsiębiorstwa lub indywidualny przedsiębiorca.
Obowiązek prowadzenia dziennika nie jest określony przez prawo. Oznacza to, że organizacje mają prawo nie prowadzić ewidencji.
Taka decyzja może jednak negatywnie wpłynąć na dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W szczególności trudniej będzie wykazać nadmierną uwagę konkretnego inspektora bez dowodów w formie dokumentów.
Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi księgę rachunkową, organy regulacyjne nie mogą odmówić dokonania odpowiedniego wpisu o kontroli. W przypadku odmowy kierownik przedsiębiorstwa musi skontaktować się z przełożonymi inspektorów, a następnie zwrócić się do sądu, jeśli nie uda się osiągnąć kompromisu.
Rodzaje kontroli
Przeprowadzane są kontrole osoby prawnej agencje rządowe w oparciu o ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.
Istnieją dwa rodzaje kontroli:
| Zaplanowany | Celem jest zapewnienie przestrzegania przez przedsiębiorstwo lub przedsiębiorcę indywidualnego norm i wymogów prawnych określonych w przepisach federalnych i gminnych, w tym sprawdzenie zgodności przekazanych informacji z danymi rzeczywistymi. Weryfikacja odbywa się na podstawie zarządzenia Prokuratora Biuro Generalne Federacji Rosyjskiej w terminy wymienione na oficjalnej stronie internetowej.
|
| Niezaplanowane | Celem jest zapewnienie zgodności z prawem federalnym i gminnym, przestrzeganie specjalnych wymagań, w tym wdrożenie środków bezpieczeństwa, szkolenie, likwidacja skutków wypadku lub nagły wypadek itp. Kontrola nie ma określonych terminów i jest przeprowadzana w miarę potrzeb. Agencje rządowe są zobowiązane do powiadamiania osób prawnych. osobę o zbliżającej się wizycie najpóźniej na dzień przed kontrolą. Podstawą weryfikacji są:
|
Termin kontroli w obu przypadkach nie może przekroczyć 20 dni roboczych.
Zasady wypełniania
Prowadzenie dziennika kontroli wymaga przestrzegania pewnych zasad i niuansów:
- edycja dokumentu nie jest dozwolona;
- błędy i nieścisłości również nie są pożądane;
- informacje wprowadzane do dziennika muszą być prawidłowe i rzetelne;
- dziennik prowadzony jest w jednym egzemplarzu;
- Forma dziennika może być elektroniczna lub pisemna. Jednakże w przypadku przechowywania dokumentu w formacie elektronicznym konieczne będzie wydrukowanie formularza w celu uzyskania podpisów inspektora;
- arkusze są numerowane i zszywane;
- na ostatnim arkuszu dziennika wskazana jest całkowita liczba stron, pieczęć organizacji i podpis menedżer;
- dokument jest przechowywany w urzędzie lub innym dziale organizacji i okazywany na żądanie.
Niestety wszyscy przyzwyczailiśmy się do tego, że prowadzenie biznesu w współczesna Rosja, a szczególnie mały biznes obejmuje ciągłe kontrole przeprowadzane przez różne organy regulacyjne i organy ścigania. Co więcej, kontrola Twojej firmy może nastąpić albo w wyniku skargi niezadowolonego konsumenta Twoich towarów lub usług, albo po prostu w ramach rutyny – w celu wyciągnięcia Cię przed wymiar sprawiedliwości. No cóż, jak to mówią, żeby życie nie wydawało się miodem...
W tym artykule odpowiem na następujące pytania:
1. Jak zachować się podczas kontroli i wyeliminować pokusę inspektorów, aby pociągnąć Cię do odpowiedzialności za błahe lub wymyślone naruszenia?
2. W jaki sposób dziennik kontroli osób prawnych może być pomocny w przypadku nieoczekiwanej wizyty i w jaki sposób można uzyskać od urzędników wizytujących jego podpis?
3. Jak w praktyce stosować przepisy dotyczące ochrony praw osób prawnych i przedsiębiorców i jakie uprawnienia przysługują Państwu w stosunku do inspektorów?
Zawsze musisz o tym pamiętać, jeśli zdecydujesz się na biznes i otwarcie sklepu, produkcji, magazynu lub jakiegokolwiek innego obiekt handlowy– już od pierwszego dnia pracy musisz być przygotowany na audyt swojej firmy i zapewnić z wyprzedzeniem:
- Dostępność tablice konsumenckie wraz z niezbędnymi przepisami i dokumentami,
- umieszczenie w widocznym miejscu schematy planu ewakuacji gości w przypadku pożaru lub innego zagrożenia,
- dostępność prawidłowo wykonanego Dziennik kontroli prawny osoby i przedsiębiorcy indywidualni,
- obecność przedsiębiorcy w Twojej bibliotece regulaminy, zasady regulujące Twój rodzaj działalności i ustalanie dla niego wymagań, m.in. dotyczących wytwarzanych produktów, świadczonych usług, zgodności pomieszczeń itp.
- Dostępność Ustawa „O ochronie praw osób prawnych i przedsiębiorców”.
Co więcej, dwa ostatnie punkty warto rozumieć nie tylko jako zakup wymienionych broszur z przepisami, ale także znajomość ich treści.
Zgadzam się, jeśli znasz subtelności ustalone wymagania do uporządkowania swojego biznesu, a poznasz swoje prawa jako przedstawiciela rosyjskiego biznesu - żadna kontrola nie będzie Ci się już wydawać niebezpieczna i nieprzewidywalna!
Dlaczego potrzebujesz dziennika kontroli?
Wiele osób przed zakupem tego dokumentu zadaje sobie pytanie: po co w ogóle takie czasopismo jest potrzebne i po co ustawodawca je wymyślił?
Przede wszystkim dokument ten ma pomóc samemu przedsiębiorcy kontrolować liczbę kontroli, określić i zidentyfikować organy kontrolne oraz w porę wykryć nielegalne kontrole, aby wyeliminować presję na biznes, korupcję i nieuczciwą konkurencję.
Przypomnijmy sobie lata 90. W tym czasie każdy mógł przyjechać do Rosji, aby sprawdzić, jak wygląda sytuacja z biznesmenami: pracownicy władz miejskich i powiatowych; policjanci i funkcjonariusze FSB; przedstawiciele SES i strażaków oraz wielu, wielu innych „dżentelmenów obdarzonych ważnymi uprawnieniami”. Sprawdzali zarówno w interesach, jak i na zlecenie konkurenta, a nawet w celu osobistego zysku u przedstawiciela młodego rosyjskiego biznesu.
Teraz kontrole stały się bardziej rygorystyczne i nikt bez rejestracji nie będzie mógł już bezkarnie odwiedzać Twojej firmy. Oznacza to, że nielegalny inspektor może cię odwiedzić, ale jeśli możesz odnotować fakt takiej wizyty, taka inspekcja zostanie uznana za nielegalną, a bezpański inspektor zostanie pociągnięty do odpowiedzialności, nawet karnej, za taką inicjatywę i inicjatywę.
Jak odnotować fakt nieuzasadnionej kontroli lub odstraszyć gościa i tym samym położyć kres bezprawiu? W tym celu wystarczy poprosić inspektora o wpisanie do Twojego dziennika kontroli informacji o sobie i uzasadnieniu prowadzonej przez niego czynności. Jeśli kontrola jest nielegalna i przeprowadzona na błahych podstawach – po Twojej ofercie wypełnienia dziennika – inspektorzy najprawdopodobniej Cię pożegnają. Po co problemy kompetentnego przedsiębiorcy?
Ale możesz sprzeciwić się: cóż, jeśli zaproponuję urzędnikom uzupełnienie informacji o kontroli w dzienniku, wyślą mnie i odmówią! No nie... Jeżeli prowadzisz dziennik kontroli, to na żądanie przedsiębiorcy inspektor ma obowiązek wypełnić dokumenty i podać zarówno informacje o sobie, jak i uzasadnić swoją wizytę!
Co jednak zrobić, jeśli kupiłeś od siebie dziennik audytu, przechowujesz go w organizacji, a podczas kontroli zapraszasz urzędnika do wpisania w nim niezbędnych informacji, ale on odmawia i zamierza dalej sprawdzać Twoje przedsiębiorstwo? Utrwal takie naruszenie za pomocą dowodów fotograficznych i wideo, zaproś świadków spośród swoich pracowników, sporządź protokół w dowolnej formie z podpisem tych świadków.
Po dopuszczeniu się takich działań masz prawo nie kontaktować się z niezidentyfikowanymi inspektorami, nie udzielać im żadnej pomocy w prowadzonym przez nich nielegalnym wydarzeniu, w tym nie dostarczać dokumentów wymaganych przez potencjalnych inspektorów. I w ogóle, po co komunikować się z takimi obywatelami imitując wydarzenie weryfikacyjne? Może to bandyci, albo przysłali do Ciebie Kozaczki z kontrolującej kompanii!
Przykładowe wypełnienie lub jak samodzielnie wypełnić dziennik
Dziennik kontroli osoby prawnej i indywidualnego przedsiębiorcy jest dokumentem standardowym, dlatego jego zawartość musi co do zasady odpowiadać zatwierdzonej formie.
Należy od razu powiedzieć, że wypełnienie dziennika nie będzie trudne dla przedstawiciela osoby prawnej lub samego przedsiębiorcy.
Dziennik księgowy musi być ponumerowany, zszyty, opieczętowany i podpisany przez kierownika osoby prawnej lub samego przedsiębiorcę.
Z reguły organizacje i przedsiębiorcy kupują dziś gotową wydrukowaną próbkę dziennika kontroli. W tym przypadku dokument już tak wymagana ilość kolumn i nie ma potrzeby wpisywania ich nazw. Ponadto liczba i kolejność kolumn potrzebnych do wypełnienia takiej próby będzie optymalnie odpowiadać ustalonym wytycznym zarządzania czasopismem.
Kup dziennik kontroli osoby prawnej z dostawą
Dziennik typograficzny do rejestrowania kontroli osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych zawiera optymalną ilość wymagane kolumny do wypełnienia, co pozwoli na pełną identyfikację danych organu kontrolującego i ustalenie podstaw kontroli.
Format A4, gruba okładka, stron: 80, rok wydania: 2019
Cena: 600 rubli.
Zestaw dostarczany jest za pobraniem, a za zamówienie płacisz dopiero po jego otrzymaniu na poczcie.
W przypadku osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych istnieje możliwość opłacenia zamówienia z rachunku bieżącego.
W ciągu 10 dni komplet dokumentów zostanie dostarczony w sztywnej kopercie kurierskiej pod wskazany przez Ciebie adres!
Przejdź do koszyka, wpisz swoje dane, a my skontaktujemy się z Tobą w celu doprecyzowania szczegółów wysyłki zamówienia!
Liczba zamówień: 879
Oprócz magazynu otrzymasz gratis:
- Ustawa „O ochronie praw osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych z 2019 r.”
- Instrukcja prawidłowego sporządzenia protokołu kontroli oraz prawidłowego zachowania się podczas takiej kontroli ( Przy składaniu zamówienia wskaż rodzaj działalności, a otrzymasz rekomendacje dotyczące zachowania podczas kontroli, z uwzględnieniem Twojej branży).
Ustawa o ochronie praw przedsiębiorców i osób prawnych
W zestawie dokumentów, które możesz kupić korzystając z powyższego linku, znajduje się ustawa o ochronie praw przedsiębiorców. Dlaczego jest to potrzebne?
Nie wszyscy rosyjscy przedsiębiorcy wiedzą, że istnieje taka ustawa nr 294 „O ochronie praw osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych”. A spośród tych, którzy wiedzą, wielu jej nie czytało lub było zbyt leniwych, aby ją kupić. I to jest błędne! W końcu to prawo je definiuje ważne punkty, jako tryb przeprowadzania i dokumentowania kontroli przedsiębiorstw.
A jeśli chociaż przeczytasz to małe prawo, będziesz wiedział takie ważne rzeczy, jak:
- kiedy zostaniesz poddany audytowi i gdzie możesz zapoznać się z listą, która wskazuje datę audytu Ciebie lub Twojej osoby prawnej. twarze;
- kiedy może nastąpić spontaniczna, niezaplanowana kontrola, na przykład w następstwie skargi konsumenta;
- jakie dokumenty inspektorzy powinni mieć przy sobie, w tym polecenie przeprowadzenia kontroli podpisane przez osobę upoważnioną;
- z jakim wyprzedzeniem należy zostać powiadomionym o zbliżającej się wizycie inspektorów;
- w jakich przypadkach planowana kontrola pozaplanowa musi być wcześniej uzgodniona z prokuratorem;
- jakie urzędnicy mają, a czego nie mają prawa od Ciebie sprawdzać i jakie dokumenty musisz przedstawić na żądanie, a jakich w ogóle nie masz obowiązku przedstawiać.
- jak i do kogo możesz złożyć skargę na inspektorów lub odwołać się od wyników.
Zgadzam się, jeśli przestudiujesz to prawo i znajdziesz odpowiedzi na powyższe pytania, przeprowadzając kontrolę, sam będziesz w stanie kontrolować zachowanie urzędników, którzy cię odwiedzili i będziesz mógł powstrzymać nieuprawnione działania z ich strony w terminowy sposób.
A jeśli kupisz ustawę o ochronie swoich praw i umieścisz ją w widocznym miejscu, na przykład w jednej z komórek kącika konsumenckiego, wtedy wyjaśnisz odwiedzającym urzędnikom, że znasz procedurę prowadzenia inspekcji i są wyposażeni w wiedzę niezbędną do ochrony Twoich praw. Jestem pewien, że w tym przypadku sprawdzę Cię pod kątem konsekwencji...
Dowolna osoba prawna osoba musi mieć świadomość, że jej działania są zawsze pod nadzorem substancji kontrolnych. Aby organy te mogły rejestrować dane dotyczące kontroli, konieczne jest posiadanie specjalnego dziennika kontroli.
Na co warto zwrócić uwagę?
- Na koniec każdej kontroli zapisywany jest wpis w dzienniku.
- Wpisów dokonują organy nadzorcze.
- Ma swoją własną formę, która jest zatwierdzana przez wyższe władze.
- Dziennik pokładowy musi być oprawiony, a wszystkie strony ponumerowane. Ponadto dokument jest opieczętowany i ostemplowany przez osobę prawną.
Jednocześnie każdy może kupić magazyn lub wykonać go samodzielnie.
W jaki sposób wypełniany jest dziennik kontroli osoby prawnej przeprowadzanych przez państwowe organy kontroli?
A teraz o funkcjach wypełniania dziennika:
- Na przedniej stronie dziennika należy wpisać nazwę firmy, adres, inicjały i stanowisko osoby odpowiedzialnej oraz czas wpisu.
- Po zakończeniu kontroli osoby prawnej tworzony jest zapis wskazujący organ kontrolny, który przeprowadził kontrolę.
- Należy koniecznie zapisać początek i koniec kontroli, numer zamówienia, na podstawie którego przeprowadzono kontrolę.
- Wskazuje powód przeprowadzenia kontroli.
- Akt powstaje, gdy numer i data tego dokumentu są zapisywane w dzienniku księgowym. W przypadku braku tej dokumentacji organy kontrolne sporządzają akt stwierdzający brak dziennika.
- Jeżeli podczas kontroli wykryto naruszenia, fakt ten musi zostać odzwierciedlony w dzienniku.
- W dzienniku należy odnotować inicjały inspektorów.
- Osoba, która odnotowała fakt dokonania czeków w dzienniku, ma obowiązek poświadczyć dokument swoim podpisem.
Pobierz dziennik audytu osoby prawnej
Nie ma firmy ani organizacji, która nie była odwiedzana przez różnego rodzaju organy regulacyjne w celu kontroli. Ma to na celu sprawdzenie, czy firmy przestrzegają przepisów prawnych (finansowych lub prawnych). Dlatego prowadzenie dziennika audytu dla organizacji i osób posiadających osobowość prawną staje się obowiązkowe. Ustawodawstwo przyznaje kontrolę nad tym szefowi firmy.
Dlaczego potrzebujesz dziennika do audytów osoby prawnej?
Aby móc szczegółowo zrozumieć nazwy struktur inspekcyjnych, rodzaje inspekcji i czas ich trwania, kierownictwo organizacji jest zobowiązane do prowadzenia odpowiedniego dziennika księgowego. Jego głównym zadaniem jest udokumentowanie faktu weryfikacji w formie dokumentacyjnej. Również dzięki tej książce szef firmy będzie mógł zapoznać się z wynikami kontroli.
Dla kierownictwa firmy ten rodzaj raportowania jest bardzo wygodny, ponieważ może otrzymywać w dość skróconej formie pełna informacja o wynikach kontroli.
Przepisy przewidują prowadzenie dziennika kontroli dla przedsiębiorców indywidualnych. W Prawo federalne numer 294 mówi, że indywidualni przedsiębiorcy mają wszelkie prawo posiadania takiego dokumentu, nie oznacza to jednak, że warunek ten jest dla nich obowiązkowy. Indywidualni przedsiębiorcy mogą prowadzić takie rejestry według własnego uznania. Oznacza to także brak jakichkolwiek sankcji prawnych za brak książki.
Ale ważne jest, aby przedsiębiorca lub organizacja prowadziła taką dokumentację, ponieważ na jej podstawie otrzymuje Dodatkowe informacje o weryfikacji.
Kto jest odpowiedzialny za magazyn
Kierownik firmy musi zorganizować wypełnianie i przechowywanie księgi audytu. To na nim legislacja nakłada odpowiedzialność za zapewnienie, że proces ten jest zgodny z normami prawa. Jednocześnie pracownicy organów regulacyjnych muszą zadbać o prawidłowe wypełnienie dziennika pokładowego.
Inspektor przychodząc na kontrolę zwraca się do kierownictwa o książeczkę kontroli, a menadżerowie firmy mają obowiązek mu ten dokument przedstawić. Tylko inspektor może wypełnić dziennik własnoręcznie.
Sekretarka kierownika może prowadzić księgę. Dziennik kontroli jest oficjalny dokument, zatem należy go uwzględnić na liście spraw. Taki dokument najczęściej przechowywany jest w biurze.
Konieczność korzystania z księgi kontroli pojawia się dopiero w trakcie kontroli, nie ma zatem konieczności wpisywania do niej danych niezwiązanych z kontrolą.
Jak wypełnić i zszyć?
Dziennik audytu jest przede wszystkim dokumentem prawnym, dlatego jego wypełnienie i wygląd muszą odpowiadać standardom. do jego wygląd przypomina formę zszytą w broszurę. Nową czystą księgę należy zasznurować, ponumerować strony, a na ostatniej kartce wykonać pieczęć, na której wskaże się liczbę stron, dane osobowe opiekuna dokumentu oraz pieczęć nałożoną przez kierownika .
Dziennik musi być numerowany. Numery stron należy umieścić w górnym rogu po prawej stronie arkusza. Aby to zrobić, należy użyć czarnego ołówka. Na ostatnich stronach musi znajdować się arkusz certyfikatu. Powinien zawierać następujące informacje:
- liczba zszytych i ponumerowanych arkuszy;
- Imię i nazwisko pracownika, który poświadczył wpis;
- podpis;
- jego dekodowanie;
- data sporządzenia arkusza.
Dziennik audytu od strony prawnej uważany jest za kwestię niezależną, dlatego należy go uwzględnić w nomenklaturze spraw przedsiębiorstwa. Odbywa się to co roku, ponieważ co roku lista spraw jest wyjaśniana, należy ją przedrukować i zatwierdzić. Nomenklatura wchodzi w życie pierwszego dnia każdego kolejnego roku.
Jeżeli organizacja nie przestrzega tej zasady, księga rachunkowa musi zostać uwzględniona w nomenklaturze pod dodatkowym numerem (indeksem). Jest do tego specjalny dział.
Większość firm korzysta z drukowanego magazynu. Ale to nie jest warunek wstępny. Odpowiednie mogą być również formularze utworzone na komputerze.
Dokument zaczyna się od strony tytułowej. Powinien zawierać następujące informacje:
- pełna nazwa organizacji;
- skrócona nazwa osoby prawnej (jeśli istnieje);
- od której daty zaczęto prowadzić czasopismo?
- Imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za przechowywanie dziennika.
Kolejne strony dokumentów należy sporządzić w formie tabel. W ich polach należy wprowadzić następujące informacje:
- jaka data rozpoczęła się i zakończyła kontrolę;
- ile godzin trwała kontrola (proszę podać konkretne godziny);
- pracownicy, którego organ regulacyjny odwiedził przedsiębiorstwo;
- na podstawie jakiego dokumentu odbywa się kontrola (podać jej szczegóły);
- przedmiot kontroli, jej główny cel;
- wskazać rodzaj inspekcji (nieplanowana lub planowana);
- dane z aktu, w którym zawarte są wyniki kontroli (jej data i numer oraz godzina otrzymania przez kierownictwo organizacji);
- niedociągnięcia stwierdzone w wyniku kontroli;
- jaki numer i data są notatki mające na celu wyeliminowanie niedociągnięć;
- nazwisko, imię, patronimika pracowników organu regulacyjnego;
- nazwisko, imię, patronim niezależnych ekspertów biorących udział w audycie;
- osobisty podpis inspektora.
Kontrola może trwać kilka dni lub zakończyć się w ciągu kilku godzin. Natomiast osoba upoważniona ma specjalnie wyznaczony termin na wypełnienie dziennika. Pierwszego dnia inspekcji inspektor musi wypełnić punkty od pierwszego do szóstego. W tym okresie wprowadzane są dane wstępne w celu odnotowania rozpoczęcia przeglądu.
Drugi etap wypełniania dziennika następuje kilka dni po zakończeniu kontroli. W tym okresie uzupełniane są wszystkie pozostałe dane związane z wynikami kontroli, a także składany jest podpis inspektora.
Na podstawie tego dziennika kierownictwo firmy może prowadzić dokumentację organów regulacyjnych. Dokument ten pomaga także w przygotowaniu raportów dla władz wyższych na temat wyników kontroli.
Jeżeli nie ma dziennika audytu, kierownictwo firmy nie ponosi żadnej odpowiedzialności administracyjnej. W takim przypadku inspektor odnotowuje w tekście protokołu kontroli brak protokołu. W raporcie zawarte będą także przyczyny braku dokumentu, a także wszelkie dane dotyczące wyników audytu.
Zasady przechowywania
W każdym przedsiębiorstwie stosownym zarządzeniem należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie i przechowywanie dziennika audytu.
Po sporządzeniu protokołu audytu należy go przechowywać przez kolejne 5 lat. Co więcej, sam magazyn nie ma pewien okres działania. Należy go przechowywać aż do całkowitego wypełnienia. Oznacza to, że może być ważny przez rok lub 10 lat. Wszystko zależy od liczby kontroli w przedsiębiorstwie.
Nieokreślony okres ważności sprawia, że protokół kontroli jest dokumentem ruchomym, który powinien być także wykazywany w nomenklaturze spraw.
Jak wspomniano powyżej, kłoda jest przechowywana w przedsiębiorstwie nie dłużej niż 5 lat po zakończeniu jej napełniania. Okres ten powoduje, że jest to kwestia tymczasowego przechowywania, a dokumenty takie nie są przekazywane do archiwum. Oznacza to, że wypełniony dziennik przechowuje osoba odpowiedzialna przez okres 5 lat, a po upływie tego okresu zostaje objęty aktem zniszczenia. Aby to zrobić, należy przestrzegać dwóch ważnych zasad:
- zniszczenie akt następuje w przedsiębiorstwach, jeżeli termin ich przechowywania upłynął 1 stycznia bieżącego roku;
- dokumenty można niszczyć jedynie przez okres, na który zatwierdzono spis inwentarza do przechowywania akt.
Ale są wyjątki od tej reguły. Dziennik audytu może zostać przesłany do archiwum na polecenie kierownictwa organizacji.
Jeżeli w trakcie przenoszenia akt trwałego do archiwum konieczne będzie dokonanie inwentarza, to w przypadku dokumentów tymczasowych nie jest ono konieczne.
Jeśli podmiot z jakiegoś powodu przestaje działać, wówczas dziennik audytu wraz z innymi dokumentami należy przenieść do archiwum.
W kontakcie z