Личная карточка по форме т 2. Поощрения и награды

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору. Ее заводят при приеме на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности в компании. С увольнением сотрудника личная карточка т 2 закрывается, но продолжает храниться в фирме.

Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела?

Нет, нельзя. Фирма не обязана оформлять на сотрудников личные дела, в то время как личная карточка формы № Т-2 - документ обязательный. Она прямо упомянута в лПравилах ведения и хранения трудовых книжек» (п. 12). Там сказано, что в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками - всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка - документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

  1. Общие сведения
  2. Сведения о воинском учете
  3. Прием на работу и переводы на другую работу
  4. Аттестация
  5. Повышение квалификации
  6. Профессиональная переподготовка
  7. Награды (поощрения) и почетные звания
  8. Отпуск
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
  10. Дополнительные сведения
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

  • ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
  • ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
  • ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Обязательно ли кодировать информацию в личной карточке?

Не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. Оно было введено, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т. п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Но помните о том, что из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика - ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 - лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.

Формулировки записей о гражданстве

Формулировка Код по ОКИН
Гражданин Российской Федерации 1
Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) 2
Иностранный гражданин 3
Лицо без гражданства 4
Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?

В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».

ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского - 213, у итальянского - 070, у немецкого - 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Формулировки записей о знании языка

ПУНКТ 6. лОБРАЗОВАНИЕ». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН. В таблице ниже представлены уровни образования с пояснениями и кодами. Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте лОбразование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре - код 02 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Уровни образования (образовательные цензы)

Уровень образования Что он означает Код по ОКИН
Начальное (общее) образование Работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился, либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) 02
Основное общее образование Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство 03
Среднее (полное) общее образование Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство 07
Начальное профессиональное образование Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство 10
Среднее профессиональное образование Работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом 11
Неполное высшее образование Работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение 15
Высшее образование Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом 18
Послевузовское образование Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом 19
Если на работу устраивается студент, еще не окончивший вуз, как заполнять пункт лОбразование» в личной карточке?

Если сотрудник учится на четвертом, пятом или шестом курсе вуза, делается запись о неоконченном образовании на основании справки учебного заведения, студенческого билета или зачетной книжки. А если студент только поступил в учебное заведение и учится на начальных курсах, то в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у него в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в вуз окончил среднюю школу. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт лОбразование» и на студентов, еще не окончивших учебное заведение среднего профессионального образования.

ПУНКТ 7. лПРОФЕССИЯ». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет сотрудник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для фирмы, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

ПУНКТ 8. лСТАЖ РАБОТЫ». Стаж - общий, непрерывный и дающий право на льготы - рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.). ОБЩИЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ считается так: сначала нужно выписать из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложить отдельно эти даты. Получится две суммы - первая будет состоять из дат приемов, а вторая - из дат увольнений. Следующий шаг - из второй суммы вычитается первая. При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Значит, после расчета нужно прибавить к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения. Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, то из числа лет лна разбивку» занимается 12 месяцев, а из числа месяцев - 30 дней. Полученное после всех расчетов число переводится в годы, месяцы и дни с учетом, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Пример

У инженера В.А. Данилова в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:
- с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 г. он работал инженером во ФГУП лКонтакт»;
- с 19 марта 2003 г. по 31 января 2004 г. был руководителем проекта в ЗАО лАльбатрос»;
- с 1 февраля 2004 г. по 4 августа 2006 г. занимал должность на чальника отдела в ООО лРим», а 11 августа 2006 г. поступил на работу в ЗАО лАльфа».
Суммируем даты приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003 Затем суммируем даты увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013 Теперь из суммы дат увольнений вычитаем сумму дат приемов:
48.12.6013 - 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней прибавляем еще 3 дня, поскольку у работника было 3 периода приема-увольнения. Получается, что общий трудовой стаж В.А. Данилова составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Чтобы рассчитать НЕПРЕРЫВНЫЙ ТРУДОВОЙ СТАЖ, нужно проверить длительность перерывов между датами увольнения-приема. При этом надо руководствоваться лПравилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию», утвержденными постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. №252. Если сотрудник был уволен по виновному основанию (прогул, появление на работе в состоянии опьянения и т. п.), стаж в любом случае прерывается.

Пример

В трудовой книжке инженера Данилова (см. предыдущий пример) мы видим, что у него было три перерыва между увольнением и устройством на новую работу: с 13 по 19 марта 2003 г., с 31 января по 1 февраля 2004 г. и с 4 по 11 августа 2006 г. Во всех трех случаях перерывы не превысили 21 календарного дня. Значит, непрерывный стаж Данилова будет таким же, как и общий, - 10 лет, 2 месяца и 4 дня. А если бы, скажем, сотрудник устроился на новую работу не 19 марта, а 19 мая 2003 года, стаж прервался бы и начал течь заново. Тогда он был бы равен последнему периоду непрерывной работы инженера - с 19 мая 2003 г. по 4 августа 2006 г. - и составил бы 3 года, 2 месяца и 17 дней (расчет произведен по схеме, приведенной в предыдущем примере).

ПУНКТ 9. лСОСТОЯНИЕ В БРАКЕ». Заполняется на основании паспорта, а если там нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Они приведены в таблице ниже вместе с кодами.

Формулировки записей о состоянии в браке

Брачный статус Код по
ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке 1
Состоит в зарегистрированном браке 2
Состоит в незарегистрированном браке 3
Вдовец (вдова) 4
Разведен (разведена) 5
Разошелся (разошлась) 6

ПУНКТ 10. лСОСТАВ СЕМЬИ». ПО общему правилу, ближайшими родственниками, которых указывают в этом пункте, считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.

ПУНКТ 11. лПАСПОРТ». В этом пункте указываются паспортные данные сотрудника.

ПУНКТ 12. лАДРЕС МЕСТА ЖИТЕЛЬСТВА». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Попросите сотрудника дать как можно больше контактных телефонов -домашний, мобильный, телефон работы по совместительству.

Как заполнять пункт 12, если сотрудник проживает не там, где зарегистрирован?

В этом случае оставляйте пустой строку для фактического адреса - ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому он стал жить фактически.

Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором?

Нет, в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово лисправлено». Поставьте под исправлением свою подпись и попросите расписаться сотрудника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления.

При заполнении пунктов лМесто рождения» и лАдрес места жительства» первого раздела личной карточки пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Они приведены в таблице ниже.

Общепринятые сокращения
названий адресных объектов

Типы
адресных
объектов 		Сокращ. Типы
адресных
объектов 		Сокращ.
Автономный округ АО Слобода сл.
Автономная область Аобл. Станция ст.
Город г. Хутор х.
Край край Аллея аллея
Область обл. Бульвар б-р
Республика Респ. Въезд въезд
Район р-н Дорога дор
Улус Ул Животноводческая
точка 		жт
Поселок
городского типа 		пгт Заезд заезд
Рабочий (заводской) поселок рп Квартал кв-л
Курортный поселок кп Кольцо кольцо
Дачный поселок дп Линия линия
Волость волость Набережная наб.
Аал аал Парк парк
Выселки (ок) выс. Переезд переезд
Аул аул Переулок пер.
Поселок
сельского типа 		п. Планировочный
район 		п/р
Железнодорожная
будка 		ж/д будка Площадка пл-ка
Деревня д. Площадь пл.
Поселок и
(при) станция (и) 		п/ст. Починок починок
Железнодорожная казарма ж/д казарма Проезд проезд
Железнодорожный
пост 		ж/д пост Просек просек
Железнодорожный разъезд ж/д рзд. Проселок проселок
Железнодорожный остановочный
(обгонный) пункт 		ж/д оп Проспект пр-кт
Проулок проулок
Железнодорожная станция ж/д ст. Разъезд рзд
Промышленная
зона 		промзона Станица ст-ца
Село с. Территория стр.
Заимка заимка Строение тер.
Казарма казарма Тракт тракт
Кишлак к. Тупик туп.
Местечко м. Улица ул.
Микрорайон мкр. Участок уч-к
Населенный пункт нп Шоссе ш.
Остров остров

Раздел лСведения о воинском учете»

Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).

Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные - это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.

Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?

В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте - матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).

Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.

Правила заполнения второго раздела личной карточки

Пункт Как заполнять
Категория запаса Не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.
Воинское звание Заполняется на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись: лПодлежит призыву».
Состав (профиль) На призывников не заполняется. Утех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например, лСолдаты», лМатросы», лПрапорщики». У офицеров вместо состава нужно указать профиль -лКомандный», лМедицинский» и т. п.
Полное кодовое обозначение ВУС ВУС - это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняется.
Категория годности к военной службе Ставится только буква, без расшифровки: А - годные к военной службе; Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями; В - ограниченно годные к военной службе; Г - временно не годные к военной службе; Д - не годные к военной службе.
Наименование военного комиссариата по месту жительства Название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.
Состоит на воинском учете Заполняется, если в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время (в этом случае у него должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом.
Отметка о снятии с воинского учета Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку: лснят с воинского учета по возрасту» или лснят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел лПрием на работу,
переводы на другую работу»

Раздел начинается с записи о приеме на работу в фирму и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Здесь нужно указать следующие сведения:

В графе лОснование» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение вы должны попросить сотрудника расписаться в графе лЛичная подпись владельца трудовой книжки».

Разделы лАттестация»,
лПовышение квалификации»,
лПрофессиональная переподготовка»

Раздел лАТТЕСТАЦИЯ» нужно заполнять, если в фирме проводится аттестация сотрудников (см. главу лАттестация»). Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе лОснование» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе.

В раздел лПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ» обычно заносятся данные о длительном обучении в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов). Пройдя такое обучение, сотрудник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца.

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА - это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке.

Относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил сотрудник)?

Да, относится (лТиповое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования», утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610). Однако в трудовую книжку и личную карточку сотрудника не нужно записывать абсолютно все семинары, которые он посетил, иначе в соответствующих разделах может не хватить места.

Как заполнять седьмой раздел личной карточки лНаграды (поощрения), почетные звания»?

В этом разделе учитываются как поощрения от фирмы, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В пункте 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.

Разделы лОтпуск», лСоциальные льготы», лДополнительные сведения»

В разделе лОтпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т. п.). Помните, что в графе лПериод работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске.

Если сотрудник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе лВид отпуска» сделайте об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Это поможет вам точнее учитывать отпуска.

Если сотрудники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, у вас есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки лСоциальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и т. п. В качестве основания рекомендуем указывать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу.

Раздел личной карточки лДополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п.

Раздел лОснование прекращения
трудового договора (увольнения)»

Пока сотрудник работает в фирме, последний, одиннадцатый, раздел личной карточки остается незаполненным. А когда он уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи кадровика и сотрудника.

Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы изменить фамилию в личной карточке, надо ли заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору?

Нет, не надо. Поскольку фамилия сотрудника не является существенным условием трудового договора, а относится к сведениям о сотруднике, ее изменение не влечет за собой обязанность сторон заключать дополнительное соглашение. В данном случае для внесения изменения в кадровые документы (личная карточка, табель учета рабочего времени и т. п.) и в бухгалтерские документы издается приказ о внесении изменений в указанные документы в связи со сменой фамилии работника. Основанием для издания приказа является свидетельство о заключении брака, выданное отделом загс.

Издавая приказ об изменении фамилии сотрудника в личной карточке и других учетных документах, не используйте формулировку: лС такого-то числа Иванову считать Петровой», поскольку она не отражает сути изменений.

Нельзя также писать: лИзменить фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой на фамилию Петрова», поскольку фамилию гражданина меняет отдел загс, а не кадровая служба. Правильная формулировка приказа об изменении фамилии (имени, отчества) звучит так: лИзменить в учетных документах фамилию старшего инспектора отдела кадров Ивановой Марии Ивановны на фамилию Петрова. Основание: личное заявление старшего инспектора отдела кадров Ивановой М.И. и копия свидетельства о заключении брака».

Личная карточка сотрудника подверглась естественному старению. Можно ли завести новую личную карточку?

Вы можете ее переоформить. Личная карточка формы Т-2 оформляется при приеме сотрудника на работу. И в соответствии с пунктом 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны ознакомить сотрудника с каждой внесенной в трудовую книжку записью под расписку в его личной карточке. Когда личные карточки становятся ветхими и приходят в негодность, решение об их переоформлении принимает руководитель фирмы. Такое решение необходимо оформить приказом руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под расписку.

Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?

Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы Описание программы Объём программы

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

  • на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
  • на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
  • на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

  • – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
  • удостоверение личности работника (паспорт);
  • СНИЛС;
  • ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
  • свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
  • военный билет;
  • анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
  • трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
  • справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк и образец личной карточки на 2019 год

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

  1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
  2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
  3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
  4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
  5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

  • дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
  • табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
  • номер ИНН;
  • номер СНИЛС;
  • в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
  • постоянный или временный характер работы;
  • основная работа или по совместительству;
  • пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

  • для граждан РФ – 1;
  • двойное ­– 2;
  • иной страны – 3;
  • без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

  • «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
  • «читаю и могу объясниться» – код 2;
  • «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

бухпроффи

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

  • не был женат (не была замужем)– код 1;
  • в браке – цифра кода 2;
  • в гражданском браке – цифра 3;
  • вдова или вдовец – 4;
  • в разводе – 5.

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Прием на работу и переводы на другую работу

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

  • дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
  • структурное подразделение, где будет трудиться работник;
  • должность (по штатному расписанию);
  • оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
  • номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
  • личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

  • дату, когда проходила аттестация;
  • ее результат;
  • номер и дата соответствующего протокола;
  • № решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

  • период (с… – по…);
  • вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
  • учебное заведение, где проходило обучение;
  • данные о полученном подтверждающем документе;
  • информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

  • о периоде переподготовки (даты);
  • о профессии, полученной сотрудником;
  • номер и дата выдачи документа о прохождении;
  • номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

  • Ежегодного оплачиваемого отпуска.
  • Дополнительного отпуска.
  • По уходу за ребенком.
  • По беременности и родам.
  • Ученическому отпуску.
  • А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.

бухпроффи

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Социальные льготы

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

  • причина увольнения работника;
  • номер и дата приказа об увольнении;
  • дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Унифицированная форма Т2 «Личная карточка работника» отражает полную информацию о сотруднике и его трудовой деятельности. С учетом планов правительства по переводу кадрового документооборота в цифровой электронный вид, карточка формы Т2 становится основным источником сведений о работнике, которые должны быть внесены в базу данных.

Из статьи вы узнаете:

Какие организации должны вести форму Т2

Заполнение формы Т2 является обязательным для всех организаций, независимо от их организационно-правовой формы (в соответствии с п. 2 Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

Форма Т2 личная карточка заполняется в первый рабочий день нового сотрудника, после того, как трудовой договор с ним уже подписан. Позже в нее вносятся все текущие изменения и сведения о трудовой деятельности и дублируются все записи, которые вносятся в трудовую книжку. Закрывается карточка в день увольнения работника, одновременно с выдачей трудовой книжки. Последняя запись в ней - о том, что книжка получена на руки, заверенная подписью уволившегося работника.

Если ранее уволенный из организации работник будет вновь принят на работу, на него заводится новая личная карточка формы Т2, поскольку прежний документ был закрыт записью о том, что трудовой договор с ним был расторгнут. Форма Т2 бланк скачать вы можете на нашем электронном портале.

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже - храниться она должна 50 лет. Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты.

Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника. То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом. Например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Унифицированный бланк формы Т2 разработан таким образом, что содержит все возможные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Если личные карточки на предприятии ведутся на бумаге, информация, которая в них внесена, легко может быть оцифрована и перенесена в любую базу данных и в любую автоматизированную систему кадрового учета. Это особенно актуально в связи с планируемой цифровизацией кадрового документооборота , внедрением электронных трудовых книжек и договоров.

Личная карточка форма Т2 скачать бланк можно .

Какие сведения содержит бланк личной карточки форма Т2

При трудоустройстве форма Т2 личная карточка работника бланк заполняется на основании тех документов, которые работник должен предъявить при подписании трудового договора (в соответствии с ТК РФ):

  • трудовой книжкой;
  • паспортом;
  • военным билетом (для военнообязанных);
  • документом об образовании;
  • свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции (ИНН);
  • других документов (медицинской книжки, водительского удостоверения, подтверждения повышения квалификации, свидетельства о полученных государственных наградах, удостоверения об инвалидности и пр.).

Кроме того, карточка формы Т2 должна содержать сведения, которые вносятся со слов работника:

  • номера его контактных телефонов и адрес электронной почты;
  • информация о составе семьи и о датах рождения ее членов;
  • уровень владения иностранными языками и пр.

Структура унифицированной формы Т2

Форма Т2 личная карточка работника бланк состоит из одиннадцати разделов:

  1. Общие сведения.
  2. Сведения о воинском учете.
  3. Прием на работу и переводы на другую работу.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. Награды (поощрения) и почетные звания.
  8. Отпуск.
  9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Внебюджетные предприятия вправе самостоятельно разработать форму Т2 и включить в нее только некоторые из указанных разделов.

Бланк формы Т2 личная карточка работника состоит из четырех страниц. Образец представлен ниже.

Образец заполнения формы Т2 личная карточка

Для заполнения унифицированной формы Т2 вам потребуются информационные классификаторы: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР и ОКАТО. Кодировка вносимых сведений о предприятии и сотруднике осуществляется строго в соответствии с ними. Оформление личной карточки регламентируется Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В шапке документа указывается наименование предприятия, его код по ОКУД и ОКПО.

Заголовочная часть формы Т2 представляет собой таблицу, в колонках которой указывается:

  1. уникальный табельный номер сотрудника, который присваивается ему при трудоустройстве и не меняется на протяжении всей трудовой деятельности в организации;
  2. идентификационный номер налогоплательщика ИНН, при отсутствии которого ячейку следует оставить незаполненной;
  3. номер свидетельства фонда пенсионного страхования, которое работодатель, в случае отсутствия этого документа, должен оформить работнику самостоятельно;
  4. буква, с которой начинается фамилия нового сотрудника;
  5. на постоянной или временной основе принимается на работу сотрудник;
  6. будет ли рабочее место для него основным или трудится он будет по совместительству;
  7. пол работника.

Форма Т2 образец заполнения заголовочной части представлен ниже.

В Правилах четко и подробно разъясняется, как правильно заполнить форму Т2. Мы обратим ваше внимание на некоторые нюансы, которые следует предусмотреть при внесении данных в те разделы, заполнение которых вызывает больше всего вопросов.

Раздел «Общие сведения» формы Т2

Внося сведения о фамилии, имени и отчестве работника в пункт 1, постарайтесь оставить достаточно места, чтобы в случае, если работница сменит фамилию, можно было вписать новые анкетные данные. В пункте 2 месяц рождения указывается буквами, а число и год рождения пишутся цифрами. В ячейке для кода дата рождения пишется в формате ДД.ММ.ГГГГ.

При заполнении пунктов 4, 5 и 6 раздела «Общие сведения» формы Т2 используется кодировка по ОКИН. Поэтому в пункте 4 проставьте код:

  • 1, если работник - гражданин России;
  • 2, если он имеет двойное гражданство и одно из них - российское;
  • 3, если новый сотрудник - гражданин иностранного государства ;
  • 4, если никакого гражданства у него нет.

В пункте 5 нужно указать степень владения иностранными языками, используйте коды:

  • 1, если сотрудник читает и переводит с помощью словаря;
  • 2, если он может свободно читать и изъясняться;
  • 3, если иностранным языком он владеет свободно.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и в этом случае используются коды по ОКИН в зависимости от того, когда было получено образование - до или после 1 сентября 2013 года. Для заполнения сведений о профессии в разделе I унифицированной формы Т2 используйте кодификатор ОКПДТР.

При внесении сведений о стаже в пункт 8 следует учесть, что понятие «непрерывный трудовой стаж» уже не используется, поэтому в этой ячейке нужно будет указать общий страховой стаж сотрудника.

Когда будете заполнять пункт 10, в котором перечисляется состав семьи, учтите, что нужно указать ближайших родственников, к которым относятся:

  • жена или муж;
  • дети;
  • родители;
  • родные и сводные братья и сестры;
  • опекуны или лица, на воспитании которых находился или находится работник.

Раздел «Сведения о воинском учете» формы Т2

В этот раздел, если работник военнообязанный, данные вносятся на основании его военного билета или временного удостоверения, выданного вместо военного билета, а также удостоверения, которое выдается призывникам-гражданам РФ.

Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» формы Т2

Первая запись в этом разделе - о приеме на работу в данную организацию. Последующие записи вносятся на основании приказов как о постоянных, так и о временных переводах. В законодательстве нет однозначного ответа, нужно ли в форме Т2 отражать информацию о повышении оклада сотруднику. Эксперты считают, что вносить такие данные нужно.

Что делать, если в каком-то разделе унифицированной формы Т2 не осталось свободного места для внесения данных

Если какой-то из разделов формы Т2, например, «Отпуск» оказался полностью заполненным, в документ можно внести дополнение. Оно оформляется на отдельном листе. На нем следует написать заголовок: «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указать дату заполнения, анкетные данные работника, его должность и структурное подразделение , дату и номер трудового договора. Под этой информацией дублируется таблица соответствующего раздела формы Т2. Такие дополнения можно оформить к любому из ее разделов.

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем детально заполнение всех важных его частей.

  1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
  2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
  3. ИНН (можно не приводить).
  4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
  5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
  6. Характер работы записывают на основе приказа директора. Может быть временным или постоянным.
  7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, может быть исключительно основным. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Раздел I

Этот раздел личной карточки заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

  1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
  2. Запись о месте рождения должна быть до 100 знаков. Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
  3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
  4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, что именно он закончил.
  5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
  6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
  7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Можно продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

  • ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
  • ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
  • ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
  • ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

  1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
  2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
  3. Пункт 7 может измениться, поэтому данные туда вписывают при помощи карандаша.
  4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи, нужно привести ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник.

Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по сведениям отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Можно писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Раздел VIII

В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Раздел IX

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

  • сокращение рабочей недели;
  • предоставление дополнительного входного дня;
  • оплата проезда до места учебы и т.д.

Бланк личной карточки работника

Ниже представлен бланк формы Т2, личная карточка работника, который вы можете скачать.

Если штат предприятия содержит должности водителей, на каждого такого сотрудника понадобится личная карточка водителя. Бланк этого документа доступен для скачивания ниже.

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Единые формы первичного учета в сфере учета кадров утверждены Государственным комитетом РФ по статистике (Постановление Госкомстата РФ № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004). С 1 января 2013 года унифицированная форма Т-2 и прочие формы по учету кадров не являются обязательными.

Порядок применения

После подписания формы Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" сотрудник отдела кадров оформляет на нового работника личную карточку по унифицированной форме Т-2, которая содержит основные сведения о работнике. В вышеуказанном Постановлении Госкомстата содержатся инструкции по применению и заполнению данных форм.

Бланк унифицированной формы Т-2

Образец заполнения

Для заполнения личной карточки работника сотрудник отдела кадров должен запросить у работника следующие документы:

  • Паспорт
  • СНИЛС
  • Диплом об образовании
  • Трудовую книжку
  • Военный билет

В верхнем правом углу форма содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301002», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации. В шапке документа также указываются дата открытия карточки и табельный номер нового сотрудника.

В основной части карточки указываются ИНН, СНИЛС работника, первая буква его фамилии («Алфавит»), характер и вид работы и пол работника.

Общие сведения

В данном разделе в поле «Договор» необходимо указать дату подписания и номер трудового договора, заключенного с данным сотрудником.

В поле «Дата рождения» необходимо прописать дату в формате «1 февраля 1980 г.", а в поле кода — в формате "01.02.1980".

При указании места рождения следует вносить наименование административной единицы в определенном формате (гор., дер., кр., окр., обл. и т.д.), а код определяется в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

В графе «Гражданство» необходимо указать наименование страны полностью и выбрать код на основании Общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН) (РФ - 1, двойное гражданство - 2 (с указанием стран), гражданство другой страны - 3 (с указанием страны), без гражданства - 4).

На основании того же Классификатора кодируется уровень владения работником иностранных языков в графе «Знание иностранного языка», при этом код состоит из кода языка и степени владения (код страны по ОКИН, далее: читаю и перевожу со словарем - 1, читаю и могу объясняться - 2, владею свободно - 3).

В графе «Образование» необходимо указать образование и прокодировать его, используя ОКИН (начальное - 02, основное общее - 03, среднее общее - 07, начальное профессиональное - 10, среднее профессиональное - 11, неполное высшее — 15, высшее - 18, послевузовское образование (ординатура, аспирантура, адъюнктура, докторантура) - 19). Данный раздел заполняется на основании документа, подтверждающего образование (аттестата, диплома). В таблице графы 6 указываются наименование образовательного заведения, документ об образовании, его серия и номер, год окончания заведения, квалификация (бакалавр, магистр или специалист), наименование направления (для бакалавров и магистров) или специальности (для специалистов) и код по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Далее для послевузовского профессионального образования следует указать код по ОКИН и заполнить таблицу с информацией по наименованию учебного заведения, документу об образовании, году окончания заведения, направлению или специальности и код ОКСО.

В графе «Профессия» указывается основная и прочая профессии с кодами по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДСТ).

Графа «Стаж работы» заполняется на основании трудовой книжки.

В графе «Состояние в браке» указывается (никогда не состоял (не состояла) в браке - 1, состоит в зарегистрированном браке - 2, состоит в незарегистрированном браке - 3, вдовец (вдова) - 4, разведен (разведена) - 5, разошелся (разошлась) - 6).

В таблице с данными о составе семьи указываются отец, мать, дети, родные братья и сестры (общая мать или отец), супруги, их полные имена и год рождения.

Сведения о воинском учете

Данный раздел заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву.

Графа «Воинское звание» заполняется в соответствии с данными в военном билете.

Графа «Состав (профиль)» отражает профиль военной службы, например, «солдат», «матрос» и т.д.

Графа «Полное кодовое обозначение ВУС» заполняется шестизначным кодом или шестизначным кодом и буквой, указанными в военном билете или удостоверении.

Графа "Наименование военного комиссариата по месту жительства" заполняется на основании последней записи в вышеуказанных документах.

Графа "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом.

Графа «Отметка о снятии с воинского учета» заполняется в случае достижения работником предельного возраста для нахождения в запасе или в случае признания негодным к службе.

В последующих разделах унифицированной формы Т-2 заполняются таблицы на основании данных, полученных в ходе осуществления сотрудником трудовой деятельности.

Образец заполнения унифицированной формы Т-2