Как да напиша пример за график на персонала. Изготвяне на щатното разписание на организацията

Графикът на LLC е документ, който позволява на организацията да разработи подробно текущата структура, да опише всички позиции и работата, свързана с тях. Това спомага за по-интелигентното разпределяне на разходите, свързани с възнаграждението за труд. Документът често се използва за оправдаване на законността на уволнението.

Кой прави щатното разписание?

В Кодекса на труда не се споменава, че персоналът е задължителен за всички. Но няма разпоредби, които напълно да премахнат практиката за използване на този вид хартия. Има силни аргументи защо персоналът трябва да бъде:

1. По-лесно е да вземете решение необходимо количествослужители, както и разходи за тяхната издръжка.
2. По-лесно е да видите цялостната структура на компанията.

Щатна масаизползва се, когато е необходимо да се припишат разходите към себестойността на продукцията или да се приложат определени данъчни облекчения.

Каква форма се използва за персонал?

Една организация може да избере един от налични опцииЗа :

• унифициран формуляр, ако ръководителят е взел съответното решение;
• самостоятелно разработен документ, отново с одобрението на директора.

№ Т-3 - така се обозначава унифицираният вид формуляр за документа.

Таблицата с персонала може да се нарече „безличен документ“. В крайна сметка не пише за конкретни служители. И за това колко са общо длъжностите, какви заплати за какво се използват. Конкретни хора се назначават на определена длъжност, когато мениджърът вече е попълнил щатното разписание и е потвърдил назначаването си.

Основното нещо е да избягвате различни заплати за едни и същи позиции. Тогава ще бъде по-лесно да избегнете спорни ситуации.

Формиране на персонала

Таблицата с персонала трябва да стане част от офисната работа в конкретно предприятие. Разработването и създаването на документа се извършва от служител, чиято съответна отговорност е посочена в инструкцията.

Директорът може да реши въпросът да се разглежда от служител по персонала или Главен счетоводител. Самият директор може да поеме тази работа.

Щатното разписание най-често се изготвя година напред. От момента, в който директорът одобри документа, последният става местен регулаторен акт. Това е основата, върху която се гради цялата офис работа в предприятието.

В съответствие с щатното разписание трябва да се извърши следното:

1. Вътрешни трансфери.
2. Регистрация на нови служители.

Това важи особено за общите наименования на длъжности и структурни подразделения.

При необходимост щатното разписание може да се коригира. Можете да решите да създадете нов документ, ако промените се считат за значителни. Иначе всичко си остава същото.

Основни полета

Основни полета на щатното разписание

Единният формуляр за график T-3 е одобрен от Roskomstat. Можете да разработите свой собствен формуляр, но това не може без следните полета:

• общ брой работници;
• допълнителни такси, ако има такива;
• общи официални заплати;
• броя на разкритите звена в държавата по всяка специалност;
• списък на длъжностите за всеки отдел;
• наименования на структурни подразделения.

Запознанствата се извършват два пъти. При изготвянето и след това при одобряването. Задължително се посочва времето, през което ще остане в сила щатното разписание. Но не е необходимо да посочвате точно срока на годност.

Процедурата за съставяне на таблицата с персонала

Процедурата за съставяне на графиците на персонала е следната:

1. Първо идва името на фирмата, което се попълва съгласно документите за регистрация.
2. След това преминете към името на самия документ, неговата дата и номер.

Колона № 1 е посветена на имената на отделите. Тук частните фирми могат да действат по свое усмотрение. Когато става въпрос за държавни предприятия и компании със специални условия, се използват специфични за индустрията и общоруски нормативни документи.

Тук ще помогнат класификатори и справочници по области на дейност. Това се дължи на факта, че се въвеждат допълнителни обезщетения за някои категории служители. Всички имена се поставят само в именителен падеж.

Във втората колона въведете номера на единицата, присвоен на всеки отдел. Това прави по-удобно изграждането на йерархия и използването на цифрови обозначения.

В колона № 3 се описват длъжности, професии и звания. Всичко трябва да върви в низходящ ред.

Колона 4 е мястото, където се записва предвиденият брой щатни бройки за всяка длъжност. Тук организацията може да разчита на своите нужди. Приемливо е да се използват частични ставки.

В колона № 5 те поставят заплати или тарифни ставкиустановени за всяка позиция. Валутата трябва да е рубли. Можете да използвате не конкретни стойности, а диапазон от числа за тези, които заемат определени позиции.

Колони 6-8 обикновено са посветени на бонуси към заплати в рубли.

Колона 9 описва общото месечно възнаграждение за определена позиция.

Колона 10 обикновено се свързва с бележки относно свободни позиции, ако има такива, в организацията.

Ако фирмата не използва работна заплата, а друга схема на възнаграждение, тогава е необходимо да се посочи коя точно единица се използва при изчисленията. Задължителните колони не могат да бъдат съкращавани, но могат да се правят допълнения, когато е необходимо. Ако колоната не е необходима, тя просто остава празна.

Графиците на персонала могат да се състоят от няколко листа наведнъж. След това документът трябва да бъде зашит с телбод и страниците да бъдат номерирани. На обратната страна на шева директорът подписва и подпечатва заверката.

Самият формуляр не е необходимо да се допълва с печат на организацията. На последния лист трябва да се подпишат само управителят, главният счетоводител и ръководителите на отдели.

Относно извършването на промени

Извършване на промени в щатното разписание

Структурата на една компания може да се промени, докато бизнесът продължава да работи. Например, откриват се и се закриват отдели, въвеждат се нови длъжности, извършват се промени голяма страназаплати.

За да се направят корекции, се изготвя или нов график, или се издава известие за добавяне на нова информация към съществуващ документ. Трябва да се направят нови записи в документацията за персонала.

Щатните разписания не са установени като задължителен документза всички, дори действащото законодателство не пише за това. Но документът помага да се разбере общата структура и разходите за труд. Просто е по-лесно за мениджъра да получи голямата картина, ако разполага с цялата необходима информация на една ръка разстояние.

За таблицата с персонала от „А“ до „Я“ вижте следния видеоклип:

Форма за получаване на въпрос, напишете своя

Въпрос

В щатното разписание в реда „за периода“ необходимо ли е да се посочи датата, от която влиза в сила щатното разписание или е достатъчно да се посочи само месецът?

(Детайлите на унифицирания формуляр ShR отразяват, че таблицата с персонала е одобрена на определена дата от месеца и е посочен номерът на заповедта. В заповедта за одобрение на ShR се посочва датата, от която ShR влиза в сила).

Отговор

За удобство при изготвяне на щатни разписания юридическо лицеили индивидуален, който е индивидуален предприемач, се предоставя унифициран формуляр N T-3 (одобрен с Решение на Държавния статистически комитет на Руската федерация „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ от 01/ 05/2004 N 1). Този формуляр не е задължителен за използване, а е само препоръчителен. Според Rostrud неправителствените организации имат право да използват формуляри на първични счетоводни документи, разработени от тях независимо (писма от 09.01.2013 г. N 2-TZ, от 23.01.2013 г. N PG/409-6-1, от 14.02.2013 г. N PG/1487-6-1). Въпреки това се препоръчва да се използва унифицирана форма N T-3 е в процес на изпълнение, тъй като съдържа всички необходими детайли.

Информацията се въвежда в унифицирания формуляр N T-3 съгласно следните правила:

на ред “За период” се посочва срокът на валидност на щатното разписание, както и датата на влизането му в сила.

Ако нямате намерение да изготвяте щатно разписание за определен период, трябва само да посочите датата на влизане в сила.

Често възникват въпроси относно това кои дати трябва да бъдат посочени в реда „за периода __________ от „__“ __________ 200_ г.“ и в колоната „Дата на съставяне“. В първия случай трябва да отразите периода, за който е одобрена таблицата с персонала (обикновено една година) и датата, от която започва да действа, а във втория - датата, на която действително е съставена таблицата с персонала.

Таблицата с персонала се одобрява със заповед (инструкция) на директора на организацията или упълномощено от него лице. Подробностите за този документ трябва да бъдат посочени в реда „Одобрено със заповед на организацията от „__“ __________ 200_ N __“.

Свързани въпроси:

1. 
   Какъв минимален пакет от документи (инструкции, наредби, наредби и др.) Трябва да присъства в компанията по отношение на документацията на персонала и защитата на труда? (Персонал 14 души)
   ✒ Организацията трябва да се регистрира......
2. 
   Моля, изяснете въпроса относно позициите. Служител (адвокат) излиза в отпуск за отглеждане на дете до 3г. Ръководството планира да замени длъжността й с друга (специалист по......
3. 
   Процедурата за отдел „Човешки ресурси“ при преименуване на позиция без промяна на длъжността.
   ✒ Задължителните условия на трудовия договор включват името на длъжността на служителя (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). В този случай позицията трябва......
4. 
   Как да отразите в отчета 6NDFL плащане за наемане на автомобил от физическо лице. лице, което не е служител на организацията.
   ✒ Изчисляването на 6-NDFL е представено за всички лица, на които вашата организация е платила доход......

Таблицата с персонала е вътрешен регулаторен акт на организация, който значително опростява управлението на кадрови досиета. Въпреки че действащото законодателство не задължава работодателите да попълват този документ, той обикновено се одобрява на етапа на създаване на фирма. В края на краищата в него се записва цялата структура на персонала на организацията, съставът и броят на служителите, както и месечната заплата. Как да създадете тази форма и как изглежда унифициран примертаблица с персонал, ще научите от тази статия. По-долу ще намерите попълнен примерен формуляр, а също така можете да изтеглите празен формуляр и да го попълните сами.

Щатно разписание (ЩТ) съгл Кодекс на трудаизобщо не е необходимо. Ако желаете, работодателят може да работи без този примерен формуляр, включително имената на длъжностите и размерите на заплатите в трудовите договори и заповедите за наемане на служители. Такива документи ще бъдат пълноправни вътрешни правила и нито един инспектор няма да има въпроси за това. Не всичко обаче е толкова просто с този документ. В крайна сметка от съдържанието Член 15 от Кодекса на труда на Руската федерацияи части две Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерацияследва, че ако условията на трудовия договор определят, че трудовата функция на служителя е да изпълнява работа на определена длъжност, тази длъжност трябва да съответства на щатното разписание. Следователно в организацията трябва да има график и е необходимо да се проучи неговата извадка. Според юристи заемането на длъжност от служител при липса на щатно разписание може да се счита за нарушение на трудовото законодателство, за което се налага административна отговорност по Изкуство. 5.27 Кодекс за административните нарушения на Руската федерация RF. Така че нека отделим малко време на този материали разгледайте примерна таблица с персонал за 2019 г. по-подробно.

Защо имате нужда от персонал?

Предимно за планиране. В основата си HR структурира цялата компания и йерархията в нея. Разглеждайки го, можете веднага да разберете колко отдела има в организацията, какви ръководни органи са предвидени и каква посока е приоритетна. Имайки под ръка формуляра за график, всеки може лесно да си състави мнение за средносписъчния брой на служителите, месечната работна заплата и вида на дейността на фирмата.

Въз основа на този местен акт е много удобно да се формира фонд за заплати, да се потвърди валидността на разходите за Федералната данъчна служба, както и да се съставят статистически отчети и приложения до службата по заетостта и агенциите за набиране на персонал. Между другото, важно е да запомните, че ако в таблицата с персонала е посочена позиция, тя трябва да бъде запълнена. Ако има свободно място, но няма служител, службата по заетостта трябва да знае за това. В противен случай те могат да бъдат наказани. Това следва от нормите Закон на Руската федерация от 19 април 1991 г. N 1032-1 за заетостта.

На практика HR е необходим в работата не само на служителите по персонала, но и на счетоводителите. Това е един от най-често изискваните формуляри по време на данъчни проверки. ШР е първичен счетоводен документ.

Кога се разработва СР и каква информация съдържа?

Препоръчително е формулярът SR да се разработи и одобри в самото начало на дейността на компанията. Но ако сте забравили да одобрите графика, това може да стане по всяко време на съществуването на бизнеса. Освен това може да се одобрява отново поне всеки месец. Или направете необходимите промени във вече съществуваща мостра на базата на специална поръчка.

Одобрен унифициран формуляр Т-3 Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. N 1. Въпреки че от 2013 г. тази резолюция е загубила сила и всички проби от нея са станали препоръчителни, а не задължителни, SR обикновено се изготвя въз основа на този формуляр. Компанията обаче може да промени тази форма според нуждите си. Във всеки случай списъкът със задължителна информация, която трябва да съдържа този местен акт, е малък:

• структурни звена;
• позиции;
• информация за числеността на щатните единици;
• официални заплати;
• месечна ведомост.

Ако компанията реши да разработи своя собствена форма на график, тогава тя не трябва да противоречи на изискванията на част втора на член 9 Федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ„За счетоводството“. В крайна сметка, както вече беше споменато, това е първичен документ. Формуляр, разработен независимо, може изобщо да не съответства на примера, даден по-долу.

Този вътрешен акт на организацията винаги е безличен. Не се посочват имена и фамилии на лица, заемащи определени длъжности. Следователно при наемане и освобождаване на служители пробата SR не се променя по никакъв начин. На него обаче има подчинен документ - щатното разпореждане. Утвърждава се на ниво структурни звена и може да включва конкретни лица. Няма стандартизирани формуляри или образци за попълване на споразумението, така че всеки мениджър може да го състави (или да не го състави) по свое усмотрение. Как правилно да съставите таблица за персонала (проба 2019) за LLC и други организационни формиюридически лица, ще разгледаме по-долу.

Процедура за приемане на ShR

Таблицата с персонала се съставя от всяко длъжностно лице на организацията, на което са делегирани такива правомощия (мениджър, счетоводител, специалист по човешки ресурси). При изготвянето му е необходимо да се разчита на трудовото законодателство и вътрешните разпоредби на компанията. По-специално, това могат да бъдат:

• Харта;
• структура на предприятието (ако има такова);
• счетоводна политика;
• професионални стандарти;
• изчисления на месечните официални заплати;
• други правни и нормативни технически документи.

Понякога преди съставянето на HR се изготвя друг нормативен акт за персонала - структурата на организацията: схема на всички подразделения, тяхната връзка и подчинение. Този формуляр също не е задължителен, но е по-лесно да се състави образец на SR въз основа на него.

Щатът може да бъде одобрен само със заповед, подписана от ръководителя на организацията или друго упълномощено лице. Освен това правото за издаване на такива заповеди трябва да бъде първоначално осигурено в учредителните документи. Кръгъл печатне се поставя в този документ, дори ако организацията го използва. Формулярът ShR трябва да бъде подписан от този, който го е съставил, а в горната колона е необходимо да се впишат данните за съответната поръчка и да се заверят с подписа на ръководителя.

Важни нюанси

Когато определяте професии и длъжности, не можете да вземете имената им, както се казва, „от нищото“. Трябва да се придържате към имената, съдържащи се в квалификационни справочнициили одобрени професионални стандарти. Освен това в някои случаи това е задължително: в Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерацияопределя се, че ако някакви длъжности, специалности или професии са свързани с предоставянето на обезщетения и обезщетения или наличието на противопоказания, тогава техните имена трябва стриктно да съвпадат с имената и изискванията от нормативни документи, т.е. професионални стандарти и справочници. Подобни изисквания важат и за специалистите, които имат право на ранно пенсиониране. В този случай трябва да се ръководите и от списъци 1 и 2 на отрасли, работи, професии и показатели, които дават право на преференциално пенсионно осигуряване ( Постановление на Кабинета на министрите на СССР от 26 януари 1991 г. N 10И Постановление на Министерския съвет на СССР от 22 август 1956 г. N 1173). Ако тези изисквания са пренебрегнати, тогава служителят, който има трудова книжкаАко се посочи действителна фиктивна професия, могат да възникнат проблеми при кандидатстване за пенсия. А записи в трудовата книжка могат да се правят само в съответствие с щатното разписание и заповедта за работа. Освен това, за неспазване на изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация, на работодателя може да бъде наложена административна глоба.

Друга трудност може да възникне, когато във формуляра SR трябва да посочите не професия или длъжност, а конкретен вид работа. Този въпрос не е регламентиран в закона, но на практика работодателите често са принудени да посочват точно вида работа, за да избегнат проблеми при потвърждаване на намаляване на персонала или броя на служителите. Това е необходимо, когато в организацията има и позиции. В този случай можете да използвате Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация, одобрена с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. N 20. Този документ гласи, че ръководството на организацията може да издаде заповед ( инструкция) и посочете всички допълнителни данни, които трябва да бъдат въведени във формуляра T-3. Ако организацията използва само видове работа и броят на служителите е малък, ShR може да не бъде съставен.

Служители на свободна практика

Друга трудност, която служителите по персонала срещат при изготвянето на таблица с персонал въз основа на формуляр T-3, е свързана със служителите на свободна практика. Такива служители могат да се считат за лица, които си сътрудничат с организацията въз основа на граждански договори. На тях в сила Член 11 от Кодекса на труда на Руската федерацияне се прилага нито трудовото законодателство, нито други актове, съдържащи норми трудовото законодателство. Следователно те нямат нищо общо със ShR, защото изпълняват еднократни работи. Въпреки това, на практика, свободните професии понякога включват работници, наети по трудов договор и извършващи определен вид работа. Ако работодателят не е издал заповед и не е включил такава работа в СР, възниква странна ситуация: няма длъжност, но има служител. Препоръчително е да избягвате подобни ситуации.

Процедура за извършване на промени

Промените в SR винаги стават на базата на поръчка. Такива изменения могат да бъдат свързани с:

• с изключение на свободните места поради организационни променив работата на фирмата;
• въвеждане на нови щатни бройки при необходимост от разширяване на бизнеса;
• намаляване на щатните единици, свързано с намаляване на броя или персонала;
• промени в заплатите;
• преименуване на отдели, имена на структурни звена и др.

Могат да се направят промени в текущия формуляр на ShR или просто да се одобри нов документ въз основа на старата проба. И в двата случая ще ви трябва документиране, както и свързани документи. Освен това законовите изисквания трябва да се спазват стриктно. Например при съкращаване на числеността на служителите е необходимо да се издаде заповед за изключване на определени длъжности от щатното разписание, както и да се въведе ново разписание, като се спазват изискванията Член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този член определя задължението на работодателя да уведомява за съкращения най-малко два месеца предварително. Следователно датата на влизане в сила на актуализирания СР със заети длъжности не може да настъпи по-рано от два месеца след издаване на заповедта за извършване на промени (например датата на издаване на заповедта за извършване на промени е 15.02.2019 г. , а промените трябва да влязат в сила не по-рано от 16.04.2019 г.). Ако промените касаят свободни позиции, този срок може да не бъде спазен.

По същия начин, когато променяте заплатите, трябва да спазвате изискванията Член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който промяна в условията на трудовия договор по инициатива на работодателя се допуска само ако е следствие от промяна в организационната или технологични условиятруд. Също така е необходимо да уведомите всички служители, чиито заплати ще се променят за това не по-късно от два месеца предварително.

Пример за попълване на таблицата с персонала (формуляр T-3)

Нека разгледаме примерна таблица с персонала организация на строителството, в която има 10 щатни бройки. Пробата се съставя съгласно унифицирания формуляр Т-3.

Примерната таблица на персонала е приблизителна; отделни звена, клонове и други структурни звена на дружеството.

Нека да помислим дали е необходима таблица на персонала в една организация и как да я разработим; Каква е процедурата за одобряване на собствен формуляр на документ? Нека учим трудни въпроси, например процедурата за одобряване на таблицата с персонала, ако компанията има отделни подразделения или има само един служител.

Персонал: да бъде или да не бъде

Първо, нека да разберем дали таблицата с персонал (SH) е основен счетоводен документ и дали присъствието му е задължително в организацията.

В сила от 1 януари 2013 г федералният законот 06.12.2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“ (наричан по-долу Закон N 402-FZ), съгласно който всеки факт от икономическия живот на организацията подлежи на регистрация като първичен счетоводен документ, съдържащ само задължителни данни. В същото време, правото на избор на форми първични документи(унифициран или самостоятелно разработен) вече принадлежи на работодателя<1>.

За ваша информация. Фактите от икономическия живот включват сделка, събитие, операция, която има или е в състояние да повлияе на финансовото състояние на икономическия субект, финансовия резултат от неговите дейности и (или) движение Пари.

Експертните мнения относно задължителния характер на персонала са различни. Според нас той трябва да бъде одобрен от организацията. Този извод следва от тълкуването на чл. Изкуство. 15, 57, 66, 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. И така, в чл. Изкуство. 15 и 57 посочват необходимостта служителят и работодателят да определят и фиксират в трудовия договор „трудовата функция (работа според длъжността в съответствие с щатното разписание ...)“. В същото време в много членове от Кодекса на труда на Руската федерация няма клауза „ако има такава“.<2>и даване на право на избор, ако това наличие (на орган, документ, обстоятелство) не е потвърдено.

Освен това в чл. 57 установява, че служителят и работодателят могат да предоставят допълнително условие за изясняване на мястото на работа (с посочване на структурната единица и нейното местоположение) и (или) работното място. Информацията за структурното звено се съдържа в таблицата с персонала и впоследствие ще бъде отразена в трудовата книжка на служителя (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 3.1 от Инструкциите за попълване на трудови книжки<3>).

В същото време не трябва да забравяме за такива основания за уволнение като „намаляване на броя или персонала на служителите“ (клауза 2, част 1, член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация). При липса на щатно разписание е почти невъзможно да се докаже законосъобразността на уволнението на служители на това основание, както и валидността на паричните суми, изплатени на такива служители, било пред инспекцията по труда, било пред фиска. власти или до съда.

Изводът за необходимостта от щатно обезпечаване се подкрепя и от подзаконови нормативни актове<4>и установената съдебна практика.

Във всеки случай наличието му минимизира рисковете от искове от данъчни надзорни и съдебни органи. Следователно работодателят трябва да одобри щатното разписание.

Ние одобряваме графика

Таблицата с персонала е местен регулаторен акт на организацията, който записва в консолидирана форма съществуващото разделение на труда между служителите и условията за заплащане на техния труд (Писмо на Rostrud от 23 януари 2013 г. N PG / 409-6-1 ). Тоест таблицата с персонала отразява събитията работни отношениякоито могат да повлияят на финансовото състояние на организацията и (или) паричния поток. Всъщност организация (особено новосъздадена) или друг работодател няма право да наема работници при липса на таблица с персонал.

Преди това беше задължителна унифицирана форма на персонал, одобрена с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на труда и неговото заплащане“. От 2013 г. обаче използването му стана незадължително. И въпреки че много организации все още използват унифицирани формуляри, не трябва да пропускате възможността, предоставена от законодателя, и да я адаптирате към нуждите на конкретен работодател.

Избор на метод

Вземайки предвид разпоредбите на чл. 9 от Закон N 402-FZ, преди да се състави щатното разписание на организацията, е необходимо да се одобри неговата форма, както и формулярите на други документи за отчитане и заплащане на труда.

Можете да направите това по два начина:

— одобрява с отделна заповед на организацията с приложени съответните формуляри;

- отразени в счетоводната политика на организацията за целите счетоводство, какви форми на първични счетоводни документи (унифицирани или независимо разработени) се използват за документиране на фактите от икономическия живот (виж пример 2 по-долу). В този случай посочените формуляри на документи следва да се направят приложения към счетоводните политики (вижте пример 3 по-долу).

Трябва да се отбележи, че поради задължителната счетоводна политика за повечето работодатели съгласно чл. 8 от Закон N 402-FZ, вторият метод за фиксиране на използваните форми на първични документи е по-предпочитан.

Ред за одобрение

И така, работодателят реши да одобри таблицата с персонала, като използва независимо разработен формуляр. Като начало трябва да се издаде подходяща заповед.

Промени

Промените в одобреното и текущото щатно разписание също се правят със заповед - или отразяващи конкретни промени, или одобряване на ново издание на ShR.

Както Rostrud отбеляза в писмо № 428-6-1 от 22 март 2012 г., таблицата с персонала се променя, ако структурни звена или длъжности се преименуват, заплатите се променят или броят или персоналът на служителите се намаляват. Честотата и честотата на промените в таблицата с персонала се определя от работодателя.

Реквизити

Имайте предвид: независимо разработената таблица с персонал трябва да съдържа както информация за заповедта, която е одобрила нейния формуляр, така и подробности за документа, с който е въведена в сила (вижте пример 7).

Освен това в разработената от организацията таблица за персонала не е необходимо да се посочва периодът на нейната валидност (за разлика от унифицираната форма). Достатъчно е да посочите датата на влизане в сила на щатното разписание.

Новосъздадени организации

Таблицата с персонала се съставя, дори ако само ръководителят работи в новосъздадената организация. Има два възможни варианта за представяне на щатни единици:

— или е посочен само управителят;

— или необходимият персонал и броят на служителите се записват незабавно.

Клонове и представителства

Отделно трябва да се каже за щатното разписание на организация, която има клонове, представителства или други отделни подразделения.

В новата форма на персонал е възможно да се предвиди разпределението не само на структурни, но и на отделни звена.

Ако Таблицата с персонала се изготвя от отдела самостоятелно(и такова право трябва да бъде предвидено в устава на организацията, правилника за звеното и пълномощното на ръководителя на звеното), тогава е препоръчително да се предвиди процедура за одобрение и да се посочат подробностите за одобрението в самата таблица за персонала.

Попълване на отделни колони

Специално внимание трябва да се обърне на попълването на колони „Заплата“ и др.: сумата на заплатата трябва да бъде една, посочването на така наречената „вилица“ не се допуска, тъй като съгласно чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация заплащането трябва да бъде равно за еднакъв труд.

Забележка. Можете да прочетете за правилата за попълване на такива колони от таблицата с персонала като „Позиция“, „Брой щатни единици“, „Тарифна ставка (заплата) и др.“, „Бонус“ в статията „Таблица на персонала във въпроси и отговори” ​​на стр. 46 сп. N 7, 2009 г.

Ако е необходимо, размисъл За едни и същи позиции с различни заплати(а не заплати), препоръчваме или да се установят категории или рангове за длъжността, или това да се регулира чрез установяване на надбавки (допълнителни плащания) в зависимост от квалификацията на служителите. Rostrud също се придържа към тази позиция (Писмо от 27 април 2011 г. N 1111-6-1).

Следователно работодателят, когато разработва формуляр за персонал с цел установяване на лични надбавки и допълнителни плащания на служителите, може да представи информация в колоната „Надбавки, допълнителни плащания“, както е показано в примера:

Примерно форматиране на колоната „Надбавки, допълнителни плащания“ в таблицата с персонала.

Ако в организацията заплатаслужители се състои от заплати (или заплати и нередовно изплащани бонуси), тогава колоната „Надбавки, допълнителни плащания“ може да бъде изключена. И обратно: ако работодателят използва редовни бонуси, за да стимулира работата на служителите, тогава можете да добавите колоната „Бонуси“, също за удобство, като подчертаете подколоните „База“ и „Сума, триене“. (вижте пример 12).

Примерен дизайн на колоните „Бонус“ и „В ръце“ в таблицата с персонала.

За редица работодатели, поради необходимостта от спазване на чл. Изкуство. 133 и 133.1 от Кодекса на труда на Руската федерация би било полезно да добавите колоните „За плащане“ или „На ръка“ (пример 12).

Извлечение от таблицата с персонала

Трябва да се помни, че съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да предостави на служителя, по негово заявление, документи, свързани с неговата работа, включително извлечения от документи (член 88 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ето защо считаме за уместно да одобрим и формата Екстрактиот щатното разписание (няма унифициран формуляр).

Подреждане на персонала

Щатното разписание е планиран и безличен документ. Затова не трябва да го „натоварвате“ с информация. В края на краищата този документ може да бъде представен на фискални или съдебни органи, които не трябва да знаят „допълнителна“ информация. За да се фиксира действителната позиция на разположение на персонала (поименно) и възнаграждение (като се вземат предвид „плаващите“ бонуси), препоръчително е да се използва разпределението на персонала. Документът може да бъде на хартиен или електронен носител и да съдържа всякаква информация за служителите, изисквана от работодателя (виж пример 14).

Подреждане на персонала.

Общество с ограничена отговорност"Спортинвест"

(SportInvest LLC)

Личност към 03.11.2014г

Структурно подразделение	Длъжност	Брой щатни единици	Фамилия I.O.	Заплата, (търкайте)	Добавки, доплащания	Награди	Общо (гр. 6 + гр. 8 + гр. 10)	Допълнителна информация
База	Сума (търкайте)	База	Сума (търкайте)
Име	Код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
дирекция	01	изпълнителен директор	1	Авакумов А.В.	60 000					55 000
секретар	1	Белкина Н.А.	30 000	За владеене на чужди езици	2000			32 000	Отпуск по майчинство до 25 декември 2014 г
Системен администратор	0,75	Волгин И. Л.	21 330					15 997,50	Служител на основно място на работа
<…>
Счетоводство	02	касиер счетоводител	1	Громова К. Т.	25 000	Увеличаване на обема на работа (ДС до 04.06.2010 г.)	5550			30 550
касиер счетоводител	1	Древко О.К.	25 000					24 850	Родителски отпуск до 3 години (11 декември 2014 г. – връщане на работа)
касиер счетоводител	1	Еремина Е.М.	25 000	Разширяване на зоната на обслужване (DS до 08.12.2014)	7850			32 850
<…>
Отдел продажби	03	Управител	1	Acorn U.A.	30 000			За надхвърляне на плана за продажби	5000 — 30 000	35 000 — 60 000
<…>
началник отдел	1	Зорин И. А.	35 000			За надхвърляне на плана за продажби	5000 — 30 000	40 000 — 70 000
Отдел за доставка	04	Специалист	0,5	Илин Б.Б.	15 000					7500	Външен работник на непълен работен ден
началник отдел	1	Клаус В.В.	25 000					25 000
Маркетингов отдел	05	Специалист	1	Ломов Я.	24 400					24 400	Дете под 3 години (родено на 02.06.2012 г.)
Специалист	1	Мишин Т. А.	24 400					24 400
		началник отдел	1	СВОБОДНО РАБОТНО МЯСТО
<…>

Мнение. Мария Колганова, доцент, катедра „Стопанско и трудово право“. Държавен университетуправление

В правната теория една от основните характеристики на трудовите отношения винаги се е считала за включването на нов служител в персонала на организацията. Важността на това действие е свързана с правния статут на служителя в организацията. Включването на служител в персонала на организацията „запълва“ съществуваща преди това свободна позиция и определя мястото му в организацията и системата за управление трудови процесив рамките на компанията, предопределя основния компонент на стойността на неговите доходи (официална заплата, заплата, тарифна ставка), консолидира и прави легитимно диференцирането на корекциите на заплатите чрез надбавки, допълнителни плащания, KTU и други плащания, които позволяват, в съответствие с системи за заплащане, одобрени в организацията, персонализиране на заплатите на персонала.

Забележка. Вижте статията „Как да организираме работата с лични данни в отделите по човешки ресурси” на стр. 40 сп. N 3, 2012 г.

Тези компании, които предоставят персонал на трети страни, се сблъскват със сериозни проблеми по тези въпроси. Такива организации (частни агенции за заетост) могат формално да отговарят на изискването да имат щатно разписание, но с правна точкаСпоред нас той е създаден в реална организация и за реални работни места, а не под граждански договорс посредник.

Забележка. Вижте статията „10 грешки, които не бива да допускате при изготвяне на документи, свързани с лични данни” на стр. 52 сп. N 3, 2012 г.

Фирми, предаващи труднаети по договор за осигуряване на персонал, не създават реални работни места, не инвестират в производството и неговото модернизиране. В случай на фалит на посредническа организация, нейното имущество (често наето) не може да бъде гарант за обезщетение за загубени печалби от служителите. Следователно няма смисъл да се разглеждат създадените в тях щатни таблици като сериозни организационни и финансови документи.

Забележка. Прочетете за „назаем“ труд на стр. 70.

Не по-малко проблемиТакива фирми възникват и във връзка с изготвянето на кадрова документация. Ако посредникът организира наемането на служителя, тогава действителното изпълнение трудови функциипри вредни или опасни условияТрудът на реален производствен работник няма да се зачита към преференциалния му стаж, даващ право на пенсия, тъй като в офиса на фирмата посредник, която регистрира работника по щатното си разписание при реалния работодател, няма такива вредни условия на труд. Нито една структура на пенсионния фонд не признава работата по щатното разписание на посредническата фирма за работа при вредни или опасни условия, които дават право на пенсионни обезщетения. Това се обяснява с факта, че в трудовата книжка на служителя, която в съответствие с чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация е основният документ за него трудова дейностИ работен опит, съгласно щатното разписание на посредника, е съставена трудова книжка.

В заключение бих искал да отбележа, че изискванията за документите, посочени в Закон N 402-FZ, в някои случаи се различават от изискванията на трудовото законодателство (които всъщност са по-строги). Ето защо, за да избегнете искове от инспектори, препоръчваме да използвате унифицирания формуляр N T-3 като основа при разработването на формуляр за персонал. Препоръчително е да използвате GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията." И накрая, тъй като щатното разписание съдържа лични данни на служителите, тяхното съхранение, обработка и унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.

Ю. Титова

учител,

Журналист експерт

„Обслужване на персонала

И управление на персонала на предприятието"

Таблицата с персонала е задължителен документ за персонала, който всяка организация трябва да притежава. Обикновено се използва формуляр T-3, но можете също да разработите свой собствен формуляр, като вземете предвид спецификата на дейността на организацията.

Таблица на персонала за индивидуални предприемачи.Кодексът на труда на Руската федерация изяснява, че работодателят (без значение: индивидуален предприемач или LLC), който е сключил трудов договорсъс служителя, трябва да има таблица с персонал. Въпреки това, няма ясна индикация за индивидуален предприемач, за разлика от организация.

Ето защо някои счетоводители препоръчват във всеки случай да има таблица с персонал, а друга част препоръчват съставянето й, когато броят на служителите надвишава 3-4 души. Въпреки че на практика има много индивидуални предприемачиигнорирайте този документ.

Формуляр T-3 включва информация за подразделенията на организацията, името и броя на персонала в съответствие с класификатора на професиите и длъжностите (OKPDTR), тарифните ставки на възнагражденията (заплата, надбавки). Също така се изчисляват общите месечни разходи за заплати за всички позиции.

Таблицата с персонала се съставя от началото на годината или от началото на дейността на организацията и се одобрява със заповед на ръководителя. Срокът на валидност на документа може да бъде всеки - например една година или няколко години, в зависимост от решението на мениджъра.

Ако в хода на дейността на организацията възникнат сериозни промени в персонала (брой щатни единици, наименования на длъжности, тарифни ставки), тогава би било рационално ръководителят да разпореди промяна на текущото щатно разписание, а не да одобри ново.

Въпреки това, при масово съкращаване на работници, разбира се, е по-добре да се състави нов график. Формуляр T-3 се попълва от служители по персонала или счетоводни служители.