Среднесписочная численность кадров. Считаем списочный состав за месяц

Сведения о среднесписочной численности сотрудников подаются ИП и ООО в самом начале года – в срок до 20 января. Сам отчет представляет информацию о численности работников за прошедший год, например за 2018 год по состоянию на 01.01.2019 г. Организации сдают отчет в любом случае, у ООО как минимум есть директор. А вот ИП составляют отчет, если в предшествующем году привлекали какой-либо персонал к работе.

Оформить все отчеты по сотрудникам и рассчитать все взносы поможет автоматический онлайн-сервис .

Зачем вообще ее считать? Среднесписочная численность работников – один из критериев возможности применения специальных режимов уплаты налога, а также других льгот при расчетах с государственным бюджетом. От этой цифры зависит еще один момент: как будет сдаваться отчетность в налоговую и фонды – в бумажном виде или исключительно в электронном. Наконец, это, по своей сути, статистический показатель, характеризующий в масштабе страны уровень занятости населения. Скачать бланк вы можете .

Какими формулами пользоваться

Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.

Расчет производится по формуле:

СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12

• СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
• СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
• 12 – число месяцев в году.

Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.

Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.

СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).

Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:

СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день

СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц

• Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
• КД месяц – число календарных дней.

Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.

Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.

Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.

Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:

ЧАСЫ неполный день: Норматив

• ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
• Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).

Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.

Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:

СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне: РД месяц

• ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
• РД месяц – число рабочих дней месяца.

Рассмотрим пример

ООО зарегистрирована 20 октября, в компании действует 40-часовая неделя – 5 дней. Списочная числ-ть сотрудников с 20 октября по ноябрь составляла 12 человек, с 1 ноября на работу были приняты еще 10 новых сотрудников. Сотрудников на неполной рабочем дне не было. С декабря в ООО взяли на работу курьера на неполный день в 5 часов – за декабрь сотрудник отработал 20 дней. Нужно посчитать среднесписочную числ-ть работников за год.

Итак, начнем с работников на полном дне. Их месячная среднеспис. числ-ть по месяцам будет равна:

• 12 человек * 12 дней (КД работы в октябре) : 31 день (число дней в месяце) = 4,65 – в октябре;
• 22 человека * 30 дней (КД работы в ноябре) : 30 дней = 22 – в ноябре;
• 22 человека * 31 день (КД работы в декабре) : 31 день = 22 – в декабре.

Теперь вычислим среднеспис. числ-ть сотрудников на неполном дне. Так курьер работал только в декабре, то:

• 5 человеко-часов (продолжительность дня) * 20 дней: 8 часов (норматив) : 20 дней = 0,63 – в декабре.

• Октябрь 4,65 ;
• Ноябрь 22 ;
• Декабрь 22 + 0,63 = 22,63 .

Для заполнения отчета в налоговую осталось сделать последнее вычисление:

• СЧ (год) = (4,65 + 22 +22,63) : 12 = 4,1 человека.

Как отчитаться в налоговую

Напомним, что подать сведения нужно до 20 января по форме, указанной в Приказе ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 г. Актуальный бланк формы можно скачать . Документ представляет собой один лист, где сначала указываются реквизиты ООО или ИП, а также налоговая, в которую представляется информация. Показатель среднесписочной численности предварительно округляют до целого значения согласно общим правилам математики, в нашем примере – до 4 человек .

Несвоевременная подача сведений карается штрафом в 200 рублей для самой организации или ИП, в случае ООО штраф может получить еще и ее руководитель, он составляет 300-500 рублей.

Ежегодно, не позднее 20 января, ООО и индивидуальные предприниматели должны сдавать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год. Причем, ИП сдают этот отчёт только при наличии работающих в штате, а юридические лица - независимо от наличия персонала. Кроме того, не позже 20 числа месяца, следующего за тем, когда организация была создана, должны быть сданы .

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

• с 1 по 10 января - 10 чел.
• с 11 по 29 января - 25 чел.
• с 30 по 31 января - 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем - 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2018 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Определяем сумму численности персонала с 10 по 31 марта: 22 дня * 25 чел.= 550. Несмотря на то, что отработано только 22 дня, сумму делим на общее число календарных дней марта, т.е. 31. Получаем 550/31 = 17,74, округляем до 18 человек.

Расчёт СЧР за отчётный период

Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды - это квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:

Списочный состав предприятия за 2018 год менялся незначительно:

• январь - март: 35 чел.;
• апрель - май: 33 чел.;
• июнь - декабрь: 40 чел.

Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого - 37,58, округляем до 38 человек.

Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».

Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:

• апрель - 320;
• май - 690;
• июнь - 780;
• июль - 820;
• август - 280.

Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.

Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.

Учёт неполного рабочего времени

В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».

Для этого надо:

1. Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
2. Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.

1. Теперь показатель человеко-дней надо разделить на количество рабочих дней по календарю отчётного месяца.

Например, в ООО «Альфа» один работник занят по 4 часа в день, а второй - по 3 часа. За июнь 2018 года (21 рабочий день) они отработали вдвоём 147 часов из расчета (4 часа × 21 день) + (3 часа × 21 день)). Количество человеко-дней при 40-часовой неделе по ним в июне равно 18,37 (147/ 8). Остается разделить 18,37 на 21 рабочий день в июне, получим 0,875, округляем до 1.

Если у вас есть работники, которые заняты полный и неполный рабочий день, то чтобы получить общую среднесписочную численность за год, надо сложить их СЧР за каждый месяц по отдельности, результат разделить на 12 месяцев и округлить.

Инструкция

Различают списочную работников, среднесписочную и среднюю. В списочную численность включаются все работники предприятия, заключившие и работающие на постоянной, временной (в том числе сезонной) основе. Как правило, считается в соответствии с документами первичной финансовой отчетности (табель учета рабочего времени). Учитываются все работники, даже если по какой-то причине (отпуск, дополнительный отпуск, болезнь, командировка, учеба и пр.) они отсутствовали. Численность работников в выходной или праздничный день соответствует численности предшествующего дня.

Среднесписочная численность напрямую зависит от списочной. Из нее полностью исключаются работники, находящиеся в по беременности и родам, по уходу за ребенком. Работники, работающие неполный рабочий день, учитываются пропорционально отработанному времени. Причем нужно знать, что этот пункт распространяется только на тех работников, которые работают в таком режиме по личным заявлениям. Если заявления нет, считается полный рабочий день. Не относятся к данной категории работники, которым рабочий день в соответствии с законом (кормящие мамы, если возраст работника менее 18 лет, работающие во вредных условиях труда и пр.).

В средней численности (она важна при расчете экономических показателей работы предприятия, таких как производительность труда, средняя заработная плата работников) дополнительно учитываются внешние совместители и лица, заключившие с предприятием гражданско-правовые договора. Они также считаются пропорционально отработанному времени.

Среднесписочная численность рассчитывается на определенный период: за месяц, за квартал, за , за год. Даже если в периоде отработаны не все дни, делить нужно на весь период. Так если предприятие начало работать не с первого дня отчетного периода, расчет идет на весь период: первый день работы ОАО «Эрудит» - 19 августа, численность 16 чел, среднесписочная за август будет (16чел х 13дн)/31дн = 6,7чел, т.е.7 человек.

Рассчитаем на простых примерах.

Пример 1: Считаем среднесписочную численность ОАО «Эрудит» на сентябрь. Режим работы 5-и дневная , полный рабочий день – 8 часов. В сентябре: 12 числа принято 5 человек (из них 2 человека на неполный рабочий день – один работает 4 часа, другой 6 часов); 15 числа - 1 человек уволен; 27 числа – работница ушла в отпуск по беременности и родам. Среднесписочная численность, согласно таблицы 1, составит:

560 чел-дней/31к.дн=18.06чел, т.е. 18 человек..

Пояснение к расчету работников занятости: один человек работает 4 часа, т.е. 4час/8час=0,5; второй – 6 часов, т.е. 6час/8час=0,75. Итого с 12 числа на неполном дне – 1,25 чел.

Работников предприятия в среднем за определенный период За месяц определяется путем суммирования списочного состава работников за каждый календарный день и деления полученного итога на число календарных дней месяца (численность в выходные и праздничные дни принимается по предшествующему рабочему дню). В отчетности по труду численность работников списочного состава приводится не только на определенную дату, но и в среднем за отчетный период (за месяц, квартал, с начала года, год). Численность на дату - оказатель численности работников списочного состава предприятия на определенное число отчетного периода, например, на первое или последнее число месяца, включая принятых и исключая выбывших в этот день работников. Для определения численности работников предприятия, учреждения, организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) недостаточно принимать численность работников на дату, например, только на начало или на конец отчетного периода, так как в этих показателях не учитываются изменения, происшедшие в течение рассматриваемого периода. Для определения численности работников за отчетный период исчисляется С.ч.р., которая используется для исчисления производительности труда, средней заработной платы, коэффициентов оборота, текучести, постоянства работников и других показателей. С.ч.р. за отчетный месяц исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день отчетного месяца, т. е. с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и , и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца. Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности 2 работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням. Для правильного определения среднесписочной численности работников необходимо вести ежедневный численности работников списочного состава, которая должна уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора. Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета использования рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность рабочих и служащих, явившихся и не явившихся на работу, по предприятию. При определении С.ч.р. следует иметь в виду, что некоторые работники списочного состава не включаются в среднесписочную численность.

К таким работникам относятся: женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а т.ж. находящиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома; женщины, находящиеся в дополнительном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет; работники, командированные на вывозку зерна и других сельскохозяйственных продуктов, на уборку урожая, за которыми в соответствии с постановлением Правительства по месту их основной сохраняется 75 % среднего заработка взамен суточных и квартирных (водители автомобилей, по ремонту, механики, начальники автоколонн, диспетчеры автомобильных хозяйств, трактористы-машинисты и другие механизаторы); работники, командированные для выполнения строительных, монтажных и наладочных работ, которым выплачивается к заработной плате взамен суточных и квартирных в размере 50 - 75 % тарифной ставки (должностного оклада) по месту их основной работы в соответствии с постановлением Правительства; работники, обучающиеся на последних курсах вечерних и заочных высших и (на предоставление рабочей силы); больные хроническим алкоголизмом, помещенные на лечение в наркологические отделения психиатрических (психоневрологических) учреждений и привлекаемые с лечебной целью к труду на предприятия, - то в среднесписочной численности учитывается условная численность этих работников, исчисленная путем деления фактически начисленного за месяц фонда заработной платы этих лиц, включая премии из фонда материального поощрения, на среднемесячную заработную плату одного рабочего основной или неосновной деятельности. С.ч.р. на предприятиях, работавших неполный месяц (например, на предприятиях, вновь введенных в эксплуатацию, ликвидированных, имеющих сезонный характер производства и т. п.), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы предприятия в отчетном месяце, включая, выходные и праздничные [нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце. С.ч.р. за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы предприятия в квартале и деления полученной суммы натри. С.ч.р. за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования С.ч.р. за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы предприятия за период с начала года, т. е. соответственно на 2,3,4 и т.д. С.ч.р. за год определяется путем суммирования С.ч.р. за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12. Если работало неполный год (сезонный характер работы или введено в эксплуатацию после января и т.п.), то С.ч.р. за год определяется т.ж. путем суммирования С.ч.р. за все месяцы работы предприятия и деления полученной суммы на 12.

Экономика и право: словарь-справочник. - М.: Вуз и школа . Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков . 2004 .

Смотреть что такое "" в других словарях:

Среднесписочная численность работников - за год исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день года, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней года. Численность работников списочного… … Официальная терминология

Среднесписочная численность работников - – численность работников в среднем за определенный период (месяц, квартал, с начала года, за год). Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный… …

Среднесписочная численность работников - работники, состоящие в штате, в том числе работающие по совместительству, а также лица, не состоящие в штате (выполняющие работы по договорам гражданско правового характера за соответствующий отчетный (налоговый) период) … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

численность работников среднесписочная - Численность работников в среднем за отчетный период (месяц, квартал, с начала года, год). Для определения С.ч.р. из списочной численности работников исключаются: женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам и в доп. отпуске по уходу за … Справочник технического переводчика - численность работников в среднем за отчетный период (месяц, квартал, с начала года, год). Для определения С.ч.р. из списочной численности работников исключаются: женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам и в дополнительном отпуске… … Большой экономический словарь

ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ СРЕДНЕСПИСОЧНАЯ - численность работников в среднем за отчетный период. Ч.р.с. определяется из списочной численности работников, при этом, исключаются: женщины, находящиеся в отпусках по беременности и родам и в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;… … Энциклопедия трудового права

- (см. СРЕДНЕСПИСОЧНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ) … Энциклопедический словарь экономики и права

Норма численности работников - – установленная численность работников определенного профессионально квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ. Различают списочную, явочную и среднесписочную… … Коммерческая электроэнергетика. Словарь-справочник